2. Общие принципы и механизмы реализации

Во многом поведение системы определяется принципами реализации конкретных ее подсистем. Вместе с тем, есть несколько общих моментов, знание которых будет полезным при работе с прикладным решением.

2.1. Предприятие: организации, их структура и ответственные лица

Рассмотрим модель хранения информации о Предприятии, от лица которого ведется учет. Предусмотрено, что в рамках информационной базы может вестись учет любого количества юридических и физических лиц, входящих в состав предпри­ятия. В дальнейшем будем называть их Организациями.

Следствием этого является то, что при отражении любой хозяйственной операции необходимо указывать организацию. Это обязательный реквизит любого документа, справочников и регистров сведений.

Исходя из этого, можно сказать, что в прикладном решении поддерживается ведение только регламентированных видов учета. То есть, конфигурация не ориентирована на ведение управленческого или иных видов учета.

Для хранения информации об организациях и постоянных сведений о них предназначен справочник «Организащии». Для каждой организации нужно указать:

• Название - понятное или общеупотребимое на предприятии;

• Тип организации - юридическое или физическое лицо.

• Префикс - один, два или три символа, которые будут добавляться перед номерами документов любого вида, выписанных от лица этой организации. Этот механизм позволяет корректно разделить нумерацию документов в разрезе организаций в рамках единого информационного поля предприятия.

• Полное наименование - то наименование, которое допустимо использовать в официальных документах, выписанных от лица этой организации;

• Головная организация - реквизит заполняется только для филиалов,

представительств и других подразделений, не являющихся самостоятельными юридическими лицами, и содержит ссылку на головную организацию. Используется при составлении отчетности;

• Основной банковский счет - ссылка на элемент справочника «Банковские счета». Этот банковский счет будет подставляться в первичные документы по умолчанию. При этом нужно понимать, что количество расчетных счетов для каждой организации специально ничем неограниченно, и всегда есть возможность внесения и использования любого их количества.

• на закладке «Коды организации» нужно указать все коды, которые имеет описываемое юридическое лицо. В дальнейшем информация с этой закладки будет использоваться при автоматическом заполнении регламентированной отчетности;

• на закладке «Номера регистрации» также указывается информация, описывающая организацию как субъект предпринимательской деятельности;

• на закладке «Контактная информация» описываются все контактные параметры организации.

• на закладке «Доступ к объектам» определяются права доступа различных групп пользователей к объек­там информационной системы.

Одна из организаций может быть назначена основной. Такая организация будет по умолчанию подставлять­ся во все новые объекты, создаваемые в процессе работы с информационной системой, если для текущего пользователя не указана организация по умолчанию. Изменение основной организации осуществляется при помощи кнопки «Установить основной» на командной панели списка справочника. Список организаций реко­мендуется заполнить в первую очередь при начале работы с системой, а основную организацию заполнить целиком.

Информация об организационной структуре предприятия хранится в справочнике «Подразделения организаций». Этот справочник подчинен справочнику «Организации», поэтому при его заполнении необходимо для каждой организации наполнить его индивидуально.

Справочник иерархический, при этом поддерживается иерархия элементов. То есть если в будущем какое-то подразделение трансформируется в более сложную структуру (например, в бухгалтерии выделятся сектора), отразить это в справочнике будет легко - путем заведения новых элементов, группой-родителем для которых будет реструктуризируемое подразделение.

В форме списка справочника предусмотрено фильтрационное поле «Организация», в котором для нормальной работы со справочником нужно указывать конкретную организацию. В первичных документах реквизит «Подразделение» будет автоматически связываться со значением реквизита «Организация».

Хранения организационной структуры предприятия в целом (без учета состава и структуры организаций) в прикладном решении не предусмотрено.

Информация об ответственных лицах организаций хранится в периодическом регистре сведений «Ответственные лица организаций». В регистре с точностью до секунды определяется физическое лицо (из справочника «Физические лица») и занимаемая им должность для каждой структурной единицы каждой организации. Информацию эту должен вносить ответственный пользователь. В дальнейшем эта информация используется при построении регламентированной отчетности и для хранения истории изменения этих параметров с течением времени.

Список должностей предприятия хранится в справочнике «Должности организаций». Это независимый справочник, поэтому нет необходимости определять одну и ту же должность для каждой организации - достаточно и одной записи (в отличии от справочника «Подразделения организаций»).

Набор ответственных лиц организаций в прикладном решении предопределен и коррекции пользователем не подлежит. Эта информация позволяет различать выполняемые ответственными лицами организаций роли и используется при формировании:

• р егламентированной отчетности;

• печатных форм в документах.

Доступ ко всем вышеописанным структурам прикладного решения осуществляется через меню «Предпри­ятие» (первые три пункта).