Робота зі списками документів

Результатом будь-якого пошуку в системі є список документів. Для кожного нормативного документа в список виводиться інформація про його вид, видавця, дату прийняття, номер і назву. Таким чином, не заходячи в сам текст, можна приблизно оцінити, чи знайдено потрібні документи. Якщо в списку є документи, що втратили силу, вони зображуються синім кольором.

Статус нормативного документа в списку відображається в такий спосіб:

• чинний – колір шрифту чорний, статус у списку не вказується;

• втратив чинність – колір шрифту синій, статус у списку вказується;

• дія припинена – колір шрифту коричневий, статус указується;

• не набрав чинності – колір шрифту фіолетовий, статус указується.

Активним у списку є документ, обведений чорним прямокутником за контуром назви. Щоб активізувати будь-який документ у списку, досить клацнути на його назві мишкою.

При роботі зі списком документів доцільно користуватися можливостями контекстного меню.

Основні операції над документами списку

Щоб переглянути текст активного документа списку, досить двічі клацнути на ньому мишкою або натиснути клавішу Enter.

Для видалення документа з поточного списку на Робочому столі досить виконати відповідну команду контекстного меню. При цьому документ видаляється тільки зі списку, але не з інформаційних баз системи.

Користувач може сортувати, друкувати, зберігати списки у файл. Система також надає можливість робити пошук у списку і працювати з декількома списками.

Під час роботи зі списками документів на Додатковій панелі інструментів з’являється кнопка . Це виклик режиму зображення зв’язків між документами в списку у графічному вигляді, що дозволяє доповнити можливості пошуку засобами графічної візуалізації.

У графічному зображенні зв’язків списку овалами зеленого кольору зображуються документи, що вносять зміни в інші документи; синіми прямокутниками – документи, що мають посилання на інші документи; сірими – документи, що не мають посилань на інші. При наведенні курсора миші на документ з’являється спливаюча підказка, у якій зазначені всі основні реквізити документа. Для переходу в текст документа клацніть мишкою на потрібному прямокутнику або овалі.

Список можна зберегти у виді файла на диску комп’ютера. Щоб зберегти наявний список документів, необхідно вибрати відповідний пункт контекстного меню (сполучення “гарячих” клавіш Ctrl+S). З’явиться вікно, у якому слід задати параметри збереження файла (ім’я файла, місце розміщення на диску).

Робота з документами

На початку кожного документа міститься так звана “шапка”, у якій зазначено вид документа, його назва і т. п. Якщо в документ вносилися зміни, то під шапкою розміщено побудований у хронологічному порядку перелік документів, що його змінювали і доповнювали.

Для наочності перелік документів, який змінюють, і сам змінений текст зображуються зеленим кольором. Клацання лівої кнопки миші на таких ділянках відкриває текст документа, що обумовило ці зміни й доповнення.

Під переліком документів, що змінюють, можуть розташовуватися різні коментарі. У них може йти мова про заміну одних словосполучень іншими, про терміни запровадження в дію змін, якщо вони відрізняються від стандартних, які-небудь обмеження, що накладаються на дію документа змінами, і т. п.

Змінений текст документа зображується зеленим кольором. Курсор на таких ділянках набирає форми “вказівного пальця”. Клацання мишкою в будь-якому місці зміненого тексту викликає вікно з текстом того документа, що вніс цю зміну. Під кожним зміненим фрагментом тексту обов’язково вказується, який саме документ вносив цю конкретну зміну.

На Додатковій панелі інструментів у режимі перегляду документа розташовані такі кнопки:

	Виклик структури документа
	Пошук цілого слова або його частини в тексті документа
	Виклик переліку створених користувачем закладок до документа
	Печатка документа або його виділеного фрагмента
	Експорт усього тексту або його виділеного фрагмента тексту у Word
	Виклик інформації про документ
	Переклад тексту документа з української на російську або англійську мови
	Показ наступного нового фрагмента документа в новій редакції (тільки для документів, до яких внесено зміни)
	Показ попереднього нового фрагмента документа в новій редакції (тільки для документів, до яких внесено зміни)
	Показ зв’язків документа з іншими документами в графічному вигляді
	Виклик вікна створення завдання Референтові на контроль документа

Якщо в документ вносилися зміни, то під заголовком робочого вікна розташовуються так звані “корінці-закладки редакцій документа на дату кожного внесеної зміни”. Дата зробленої зміни зазначена на корінці.

Бази даних системи ЛІГА:ЗАКОН використовуються для формування Реєстру, що дає можливість користувачам працювати з еталонними текстами, автентичність яких підтверджена Міністерством юстиції України при внесенні цього документа до Реєстру.

Документи з бази “Еталон” відрізняються характерним тлом. На початку тексту у верхньому правому куті є зображення відбитка спеціального штампа, що підтверджує повну автентичність електронної копії тексту документа його паперовому оригіналові.

Змінений текст документа відображається зеленим або блакитнувато-зеленим кольором. Зеленим зображуються фрагменти, що були змінені в поточній редакції документа. Блакитнувато-зеленим зображуються фрагменти, змінені в попередніх редакціях.

Підведіть курсор до зміненого фрагмента тексту, натисніть праву кнопку миші і виберіть з контекстного меню, яке з’явилось, команду Показати попередню редакцію.

Для швидкого переходу від фрагмента до фрагмента, що були змінені в поточній редакції документа, можна скористатися командами Наступний новий фрагмент і Попередній новий фрагмент Додаткової панелі інструментів.

Щоб виділити фрагмент тексту для подальшого використання, необхідно підвести курсор до початку потрібного фрагмента, натиснути на ліву кнопку миші і переміщувати курсор у необхідному напрямку, не відпускаючи лівої кнопки. Фрагмент тексту буде виділятися білими буквами на чорному тлі. Відзначивши бажану ділянку тексту, відпустіть ліву кнопку. Для зняття виділення тексту досить один раз клацнути мишкою в будь-якому місці тексту.

Багато документів мають досить великі обсяги – кілька десятків, а то й сотень сторінок тексту. Переглядати їх шляхом простого перегортання за допомогою клавіш або лінії прокручування досить втомливе і непродуктивне заняття. У цьому випадку доцільно скористатися командою Структура документа на Додатковій панелі інструментів. Робочий стіл системи поділяється по вертикалі на дві частини, з лівої сторони з’являється структура документа – деревоподібний перелік розділів.

Клацнувши двічі на назві елемента структури, можна відразу перейти до тексту потрібного розділу, додатка тощо. Якщо пункти структури виділені ясно-зеленим кольором, то вони містять фрагменти, що були змінені в поточній редакції документа. Перед назвою деяких розділів є символ “+” , це означає, що в розділі є підрозділи, глави. Щоб “розкрити” зміст елемента структури, потрібно клацнути мишкою на значку “+” . Після цього можна побачити вкладені елементи структури, а значок набуває вигляду “–”. “Згорнути” елемент структури можна клацанням мишки на символі “–”.

Щоб переглянути докладну інформацію про документ, потрібно скористатися кнопкою на Додатковій панелі інструментів.

Для кожного документа в інформаційну картку виводяться: вид документа, видавець, назва, номер, дата прийняття.

Далі в інформаційній картці можна ознайомитися зі статусом документа, переліком ключових слів і тематичних напрямків, що стосуються до даного документа, відомостями про його публікації і про те, у яких базах даних системи цей документ міститься.

Інформаційна картка служить не тільки для відображення всіх існуючих реквізитів документа. У цьому режимі можна також переглянути:

• документи, що змінюють даний;

• посилання поточного документа на інші документи;

• документи, що посилаються на даний;

• документи, що змінюються даним.

Режим пошуку слова або його частин усередині документів викликається кнопкою на Додатковій панелі інструментів (або за допомогою “гарячих клавіш” Ctrl+F).

Якщо для створення документів треба використати редактор Microsoft Word, то можна легко переносити фрагменти текстів з бази даних системи ЛІГА:ЗАКОН у ці документи.

Щоб експортувати фрагмент тексту документа або весь документ у редактор Microsoft Word, потрібно виділити його фрагмент і натиснути на кнопку . Для того щоб експортувати весь текст, досить просто натиснути на цю кнопку.

Перед виконанням операції експорту система покаже вікно завдання параметрів, у якому можна зазначити опцію необхідності переносу малюнків і вибрати об’єкт експорту – фрагмент або весь текст. Якщо редактор не запущений, після натискання кнопки Копіювати система сама запустить редактор Microsoft Word і помістить у нього текст. У випадку, якщо редактор запущений, система видасть питання: “Відкрити новий Word-документ?” Якщо відповісти негативно, текст із системи буде перенесений у те місце документа, де розташований курсор уведення.

Зауваження. Перенесення тексту в редактори інших типів можливе через буфер обміну.

Текст документа або його виділений фрагмент можна зберегти у вигляді файла на диску комп’ютера. Для цього необхідно скористатися підпунктом Зберегти контекстного меню системи.

Система ЛІГА:ЗАКОН дозволяє здійснювати автоматичний переклад текстів документів з української мови (мова оригіналу) на російську, а також з української або російської мови на англійську мову у фоновому режимі.

Команда перекладу викликається клацанням по кнопці Додаткової панелі інструментів. Робочий стіл системи розділиться на два вікна. У верхньому вікні розташовується текст мовою оригіналу, а в нижньому – російською мовою. Залежно від обсягу тексту його переклад може зайняти якийсь час.

Перекладений текст можна зберігати, друкувати і переносити в редактор Microsoft Word. Для виконання цих операцій необхідно перевести курсор мишки у вікно з перекладеним текстом і натиснути її праву кнопку для виклику контекстного меню, у якому будуть доступні команди Занести в Word Ctrl+W, Друкувати Ctrl+S, Зберегти Ctrl+P, Виділити все Ctrl+A.

За допомогою правової системи користувач може створити власну папку для групування документів, якими він досить часто користується.