Пошук документів

Пошук у системі ЛІГА:ЗАКОН організований за такими видами:

Пошук за реквізитами: видом, назвою, номером, датою або періодом прийняття, реквізитами реєстрації в Міністерстві юстиції України і т. д.

Пошук за контекстом – миттєвий контекстний пошук будь-якого слова або словосполучення з урахуванням значеннєвого оточення в тексті.

За Динамічними НАВІГАТОРАМИ, які дають можливість знайти документи за впорядкованим ієрархічним деревом, динамічно побудованим за обраними реквізитами: типом, видавцем, тематичними напрямками, датою прийняття документа і т. п.

За спеціалізованими класифікаторами (путівниками), складеними фахівцями Центру “ЛІГА” для окремих типів інформації.

За новими надходженнями, що дозволяє проаналізувати нові або змінені документи, що надійшли в бази даних за будь-який проміжок часу.

За ключовими словами – окремим реквізитом у вікні Запиту на пошук, Довідник Значень якого містить характерні поняття, що коротко описують зміст документів.

Режим Пошук за реквізитами допоможе відшукати потрібний документ у системі на основі первинної інформації про документ (дата прийняття, назва, видавець, слова з назви і т. д.). Незважаючи на простоту цей вид пошуку вимагає уважного введення інформації про документ (коректних назв окремих реквізитів і точних дат або інтервалів часу).

Для виклику вікна Запит на пошук необхідно клацнути мишкою на кнопці Головної панелі інструментів робочого вікна (або на назві режиму Запит на пошук на лівій панелі).

Зауваження. Для роботи в режимі пошуку за реквізитами зовсім не обов’язково використовувати всі перераховані у вікні Запит на пошук реквізити. Досить задіяти деякі з них.

Зазначимо, що в поле Слова з назви необхідно вводити слова без закінчень, тому що закінчення можуть змінюватися залежно від відмінка, числа і т. п.

Перед тим як натискати кнопку Пошук ( або ), можна задати спосіб сортування списку, що буде отриманий у результаті пошуку. Для цього натисніть кнопку (Сортувати список за реквізитами) на Додатковій панелі інструментів і з підменю виберіть вид сортування.

Кожен реквізит у вікні Запит на пошук має поле введення значень. Перехід між полями здійснюється за допомогою мишки (навести на поле і клацнути лівою кнопкою).

Після того, як пошук за введеним значенням виконаний, система запам’ятовує значення всіх реквізитів, що вводяться в історії полів уведення значень. Щоб переглянути ці значення і знову вибрати їх, досить натиснути мишкою на потрібній кнопці Історії поля , яка знаходиться поруч з полем уведення. З’явиться список усіх уведених раніше в даному полі значень. Очищення історій усіх полів відбувається за допомогою відповідної команди контекстного меню правою кнопкою мишки.

Деякі реквізити поруч з полями введення значень мають кнопку виклику Довідника Значень . При натисканні мишкою на цій кнопці з’являється нове вікно. На лівій панелі вікна (Перелік значень) наводиться список можливих значень. Для швидкого пошуку потрібного значення реквізиту (слова або словосполучення) можна набрати на клавіатурі перші його букви у відповідному полі. Для того щоб вибрати одне зі значень, необхідно клацнути на ньому мишкою двічі. Обране значення переміститься у вікно правої панелі Пошуковий вираз.

Логічні кнопки використовуються в такий спосіб:

• АБО: у список, отриманий у результаті пошуку, потрапляють документи, що містять реквізит, який розташовано ліворуч від логічного оператора АБО, а також документи, що містять реквізит, який розташовано праворуч від логічного оператора АБО;

• І: у список, отриманий у результаті пошуку, потрапляють документи, що одночасно містять реквізити, який розташовані ліворуч і праворуч від логічного оператора І;

• НІ: у список, отриманий у результаті пошуку, не потрапляють документи, що містять реквізит, який розташовано праворуч від логічного оператора НІ;

• ТОЧНО: завдання точного значення пошукового реквізиту.

Довідник значень реквізиту Видавець містить синоніми видавців. Деякі значення в довіднику виділені жирним шрифтом – це актуальна назва того видавця, що у минулому мав іншу назву. При спробі вибрати таку назву на екрані з’являється питання “Додати всі синоніми?”. У разі позитивної відповіді пошук буде вестися з урахуванням попередніх назв обраного видавця.

Перекреслені назви в довіднику видавців означають, що дана назва застаріла, і при спробі вибрати її також буде запропоновано додати синоніми, у тому числі й актуальна назва обраного видавця. Якщо відмовитись додавати синоніми, пошук буде вестися тільки за однією обраною назвою.

Довідник значень реквізиту Ключові слова має алфавітний перелік. Щоб знайти і вибрати ключове слово з цього переліку, необхідно двічі клацнути мишкою на початковій букві слова. Після цього в лівій панелі вікна з’явиться список значень ключових слів на обрану букву. Щоб повернутися до алфавітного списку, потрібно двічі клацнути мишкою на букві, що знаходиться на початку списку.

Для зручності заповнення полів дат передбачений Довідник значень для вказівки часового періоду і календар. При натисканні мишкою на кнопці Довідника значень поля дати відкривається вікно Вибір інтервалу дат, у якому містяться маркери вибору початку і кінця інтервалу.

Щоб точніше установити дату, потрібно клацнути мишкою на кнопці виклику Календаря . При цьому з’явиться нове вікно, у якому за допомогою мишки можна встановити точне значення дати або уточнити її. Верхня границя інтервалу дат прийняття або реєстрації документа встановлюється аналогічно нижній. Якщо встановили потрібний інтервал дат, то можна натиснути кнопку Вибрати. Якщо вирішили вийти з вікна вибору інтервалу дат без збереження пошукового виразу, натисніть кнопку Відмова.

Є ряд реквізитів, що не мають Довідника значень. Це реквізити Слова з назви, Номер документа, Номер реєстрації в Мінюсті. Уведення цих значень здійснюється тільки за допомогою клавіатури.

У пошуковому полі реквізиту Слова з назви можна вказати одне або кілька слів з назви документа.

Зауваження. Краще задавати не ціле слово, а його незмінний при відмінюванні початок.

Для кожного прийнятого в систему документа автоматично формується важлива характеристика – дата його надходження в інформаційну базу. Режим Нові надходження надає зручну деревоподібну структуру, гілками якої є роки, місяці, дні із зазначенням кількості документів, що надійшли. У розділі Нові надходження містяться всі нові документи і документи зі зміненою редакцією.

Щоб переглянути зміст одного з пунктів дерева нових надходжень, необхідно двічі клацнути на ньому лівою кнопкою мишки. З’явиться список документів.