«Унификация и стандартизация управленческой документации»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО “БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ”

Кафедра технологии важнейших

отраслей промышленности

В.В. Паневчик, С.В. Некраха

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

К практическому занятию на тему:

«Унификация и стандартизация управленческой документации»

(по курсу «Техническое нормирование процессов

и продукции»)

Минск 2008

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Документирование организационно-распорядительной документации

1.1. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации

1.2. Параметры оформления реквизитов документов

2. Оформление реквизитов

3. Практические задания

3.1.Проектирование бланков

3.2.Оформление делового письма по «легенде» (1-30 варианты)

Приложения

1. Бланк для письма

2. Общий бланк

3. Специальный бланк

4. Образец оформления делового письма

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Современное обществ, кроме того, что оно «потребительское» и «постиндустриальное», характеризуется еще и как «информационное», тем самым подчеркивается исключительная роль информации в дальнейшем развитии человечества. В ценности информации не сомневается ни один человек, многочисленные примеры доказывают решающую роль информации в падении и взлете известных корпораций. Не случайно бизнес направляет огромные средства на обеспечение информационной безопасности, а несанкционированное проникновение в информационные базы рассматривается как катастрофа.

Важнейшим носителем информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей всех звеньев.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами и направленная на документационное обеспечение управления (ДОУ), предполагающее широкое использование эффективных информационных технологий обработки информации (не только организационно-распорядительных документов).

С точки зрения коммуникативного подхода в управлении, делопроизводство можно рассматривать как письменные бизнес-коммуникации, направленные на взаимоотношения между людьми, группами и организациями. При этом документ выступает как предмет труда и как его результат. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность управленческого труда.

Умения и навыки, которыми должны овладевать будущие экономисты в ходе изучения «Техническое нормирование процессов и продукции», являются обязательными элементами их будущей профессии.

1. Документирование организационно-распорядительной

документации

1.1. Унифицированная система организационно-распорядительной

документации

Организационно-распорядительная документация (ОРД) – документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Организационно-распорядительный документ – документ, применяемый при оформлении организационно, распорядительной, исполнительной и контрольной функции управления.

В отличие от других систем управленческой документации (финансовой, бухгалтерской, первичной, учетной, отчетно-статистической и др.) с помощью ОРД документируют деятельность любой управленческой функции на различных уровнях управления и во всех отраслях.

В ОРД выделяют три группы документов:

организационные документы ((устав организации, положение об организации (структурном подразделении), структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностная инструкция);

распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание);

информационно-справочные ((письмо, акт, записки (объяснительная, служебная, докладная), справка (личная, служебная), протокол, телефонограмма, телеграмма и др.).

В целях единообразия в процессах составления и оформления документов, сокращение количества документов, типизации их форм, повышения качества их оформления, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости при автоматизированной обработке необходимо осуществлять унификацию и стандартизацию организационно-распорядительных документов.

Унификацию можно определить как выбор рациональных структур построения документов, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Последующее стабильное, законодательное закрепление унификации в масштабах организации, отрасли и государства проводится с помощью стандартизации.

В результате унификации и стандартизации ОРД была создана «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), которая утверждена Председателем государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1992 г.

Система представляет собой комплекс стандартов, взаимосвязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления.

В состав системы входят:

1. СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Альбом унифицированных форм документов.

Таблица 1.1

КЛАССИФИКАТОР УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В УСОРД

(Раздел 0200000000 Общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 010-95 "Унифицированные документы" - ОКУД)

Код	Наименование формы
1	2
020000000	УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
0201000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО СОЗДАНИЮ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0201240001	Письмо об изготовлении печатей и штампов
0201597002	Положение об организации
0201620003	Приказ о создании организации (предприятия)
0201630004	Протокол общего собрания (конференции) учредителей о создании организации (предприятия)
0201930005	Устав организации (предприятия)
0202000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0202620001	Приказ о реорганизации организации (предприятия)
0202630002	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива (участников) о реорганизации организации (предприятия)
0202725003	Решение совета директоров (правления) о реорганизации организации (предприятия)
0203000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0203030001	Акт о ликвидации организации (предприятия)
0203620002	Приказ о ликвидации организации (предприятия) и создании ликвидационной комиссии
0203630003	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива (участников) о ликвидации предприятия и создании ликвидационной комиссии
1	2
0203725004	Решение советов директоров (правления) о ликвидации организации (предприятия) и создании ликвидационной комиссии
0202000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИВАТИЗАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И КОММУНАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ПРЕДПРИЯТИЙ)
0204630001	Протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива организации (предприятия) о разгосударствлении и приватизации
0211000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0211620001	Приказ по вопросам основной деятельности
0211620002	Приказ о распределении обязанностей между руководством
0211620003	Приказ о внесении изменений в распределение обязанностей между руководством
0211620004	Приказ о внесении изменений в должностную(ые) инструкцию(и)
0211620005	Приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность
0211620006	Приказ о внесении изменений в штатное расписание
0211680007	Распоряжение по вопросам основной деятельности
0212000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИОННО-НОРМАТИВНОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0212300001	Должностная инструкция
0212597002	Положение о структурном подразделении
0212607003	Правила внутреннего трудового распорядка
0212840004	Структура и штатная численность
0212670005	Штатное расписание
0213000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОПЕРАТИВНО-ИНФАРМАЦИОННОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)
0221000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПРИЕМУ НА РАБОТУ
0221260002	Заявление о приеме на работу
022162002	Приказ о приеме на работу
0221680003	Распоряжение о приеме на работу
0221050004	Личный листок по учету кадров
0221050005	Дополнение к личному листку по учету кадров
0222000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ПЕРЕВОДУ (ПЕРЕМЕЩЕНИЮ) НА ДРУГУЮ РАБОТУ
0222260001	Заявление о переводе на другую работу
0222612002	Предоставление о переводе (перемещении) на другую работу
0222620003	Приказ о переводе (перемещении) на другую работу
0222680004	Распоряжение о переводе (перемещении) на другую работу
0223000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УВОЛЬННЕНИЮ С РАБОТЫ
0223260001	Заявление об увольнении с работы
0224000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОТПУСКОВ
0224130001	График отпусков
1	2
0224260002	Заявление о предоставлении отпуска
0224620003	Приказ о предоставлении отпуска
0224680004	Распоряжение о предоставлении отпуска
0225000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ПООЩРЕНИЙ
0225612001	Предоставление о поощрении
0225620002	Приказ о поощрении (для одного мотива поощрения)
0225620003	Приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения)
0225680004	Распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения)
0225680005	Распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрений)
0226000000	ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЙ
0226230001	Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
0226230002	Обязательная записка о нарушении трудовой дисциплины
0226620003	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения)
0226620004	Приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения)
0226680005	Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения)
0226680006	Распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения)

Как видим, УСОРД включает не все существующие виды организационно-распорядительных документов. Эта система открыта для дополнения и изменения, позволяющая совершенствовать формы и содержание ОРД.

Один из основных принципов унификации организационно-распорядительных документов – унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации, а на его основе – установление состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

Формуляр-образец документа – модель построения формы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Согласно стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» для оформления документов используются реквизиты, приведенные в таблице 1.2.

Для сравнения в таблице 1 показан состав реквизитов, устанавливаемых стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Наглядное месторасположение реквизитов согласно стандарту Республики Беларусь представлено на рис. 1.1.

Таблица 1.2

Перечень реквизитов формуляра-образца организационно-распорядительных документов, установленных стандартами Республика Беларусь (СТБ 6.38-2004)

и (ГОСТ Р 6.30-2003) Российской Федерации

Номер реквизита	Наименование реквизитов по
	СТБ 6.38-2004	ГОСТ Р 6.30-2003
1	Государственный герб Республики Беларусь	Государственный герб Российской Федерации
2	Эмблема предприятия или торговый знак (знак обслуживания)	Герб субъекта Российской Федерации
3	Код организации: код ОКОГУ или ОКЮЛП по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь, соответственно, «Органы государственной власти и управления» и «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
4	Код документа по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД)	Код организации
5	Наименование вышестоящей организации	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6	Наименование организации	Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
7	Наименование структурного подразделения	Код формы документа
8	Почтовый адрес отправителя	Наименование организации
9	Коммуникационные и коммерческие данные	Справочные данные об организации
10	Название вида документа	Наименование вида документа
11	Дата	Дата документа
12	Регистрационный индекс	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа	Ссылка на регистрационный индекс и дату документа
14	Место составления или издания	Место составления или издания документа
15	Гриф ограничения доступа	Адресат
16	Адресат	Гриф утверждения документа
17	Гриф утверждения	Резолюция
18	Резолюция	Заголовок к тексту
19	Заголовок к тексту	Отметка о контроле
20	Отметка о контроле	Текст документа
21	Текст	Отметка о наличии приложения
22	Отметка о наличии приложения	Подпись
23	Подпись	Гриф согласования документа
24	Гриф приложения	Визы согласования документа
25	Гриф согласования	Оттиск печати
26	Визы	Отметка о заверении копии
27	Печать	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнителе	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29	Отметка о заверении копии	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело	Идентификатор электронной копии документа
31	Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)
32	Отметка о переносе данных на машинный носитель

0 1 (5) 2 (16) 3 (24) 4 (32) 5 (40) 6 (48) 7 (56) 8 (64)

3 20 2 38 4 17 30 17 17 20
					1 2	15, 16, 17, 24 18			3 4
	5, 6, 7
	8, 10
	9								не менее 8 .
	11, 12
	13
	14
	19
	22, 23, 27 21
	25, 26, 28, 29							42
	30		32					31

Рис. 1.1. Формуляр-образец формата А4 с угловым расположе­нием реквизитов согласно СТБ 6.38-2004. В записи типа 1(5) первая цифра показывает положение табулятора пишущей машины, а вторая цифра — количество печатных знаков, от границы левого поля, для перевода в миллиметры необходимо шаг письма 2,54 мм умножить на количество печатных знаков (2,54 ммх5 = 12,7 мм)