10. Засвідчення правильності копій (фотокопій) документів і витягів з них

Відповідно до законодавства, нотаріус засвідчує правильність копій (фотокопій) документів і витягів з них. Засвідчуючи правильність копій документів, що видані юридичними особами, нотаріуси перевіряють дотримання таких умов:

відповідність таких документів Закону;

чи мають документи юридичне значення;

чи не заборонено засвідчення правильності копій таких документів законом.

Невідповідними закону визнаються документи, що мають протизаконний зміст або порочать честь і гідність громадянина, ділову репутацію юридичної особи.

Юридичне значення мають усі документи, що зачіпають права й законні інтереси громадян або юридичних осіб, незалежно від того, чи свідчать вони про існування тих чи інших правовідносин у минулому або теперішньому, оскільки можуть підтвердити правомірність певних вимог, існування певних фактів тощо.

Правильність копії (фотокопії) документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою осо­бою відповідного органу місцевого самоврядування або за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування фізичної особи.

Забороняється засвідчувати правильність копій паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається.

Не допускається засвідчення правильності копії (фотокопії) з документа, на підставі якого відповідні установи видають оригінал документа (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а також засвідчення правильності копії (фотокопії) з додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості).

Правильність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, якщо правильність копії засвідчена в нотаріальному порядку або якщо ця копія вида­на юридичною особою, що видала оригінал документа. В останньому випадку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладенням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа зберігається у справах юридичної особи, яка видала документ.

Правильність копії з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення зберігається в суді із зазначенням номера справи.

Копії офіційних документів, що видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, здійснюються нотаріусами лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля

Правильність витягу може бути засвідчена лише тоді, коли його зроблено з документа, в якому міститься рішення кількох не зв'язаних між собою питань. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

При виготовленні витягу з багатосторінкового документа обов'язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, правильність витягу з якого засвідчується.

Нотаріус не має права засвідчувати правильність копії з документів, які містять підчистки та дописки, необумовлені виправлення, закреслені слова. Не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що написані олівцем, містять нечіткий, нерозбірливий текст, стертий або такий, що не читається відбиток печатки. Не можна засвідчити правильність копії з документа, який складається з кількох не пронумерованих і не прошитих аркушів. Крім того, нотаріус повинен встановити, чи повноважним органом виданий документ, копію якого треба засвідчити, чи є в наявності всі необхідні реквізити документа.

Якщо документ породжує сумнів у нотаріуса, останній вправі направити документ на експертизу. При цьому він виносить постанову про направлення документа на експертизу з чітким викладенням обставин, що спонукали його до такого рішення, та переліком питань, що потребують висновку експерта.

Якщо копія документа викладена неправильно чи неграмотно, нотаріус пропонує особі, яка звернулася з приводу вчинення нотаріальної дії, виправити її або скласти нову. На прохання заінтересованої особи нотаріус сам може виготовити копію.

Нотаріус зобов'язаний звірити з оригіналом копію чи витяг з документа, правильність яких він засвідчує.

Нотаріально засвідчена копія має містити точний текст оригінального документа, текст посвідчувального напису про засвідчення правильності копії, де зазначається відсутність або наявність обумовлених виправлень в оригіналі та інших особливостей (підпис особи, що підписала документ, та печатка не відтворюються, а заміняються словами відповідно «підпис» і «печатка»), підпис нотаріуса, повне найменування державної нотаріальної контори, печатка нотаріуса або державної нотаріальної контори. У документі, який складається з кількох прошитих аркушів, кількість їх засвідчується підписом нотаріуса і прикладенням печатки.

Незаповнені місця та неповні аркуші на копії прокреслюються, за виключенням документів, що призначені для дії за кордоном.