ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД

«ЧЕРНІВЕЦЬКИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ КОЛЕДЖ»

дисципліна “БАЗИ ДАНИХ”

Лабораторна робота № 1 Створення бд. Створення таблиць. Зв’язки між таблицями.

Мета: навчитись створювати базу даних засобами Ms Access 2007.

Обладнання: ПК, програмне забезпечення Ms Access 2007, методичні вказівки та завдання до лабораторної роботи.

Методичні вказівки

В Ms Access база даних – це файл, який містить такі об’єкти: таблиці, запити, форми, звіти, макроси, модулі.

Після завантаження Ms Access на екрані з’являється вікно, в якому пропонується створити нову БД або завантажити вже існуючу (на основі розроблених шаблонів). Для створення БД у цьому вікні потрібно активізувати опцію «Новая база данных», після чого відкривається вікно - файл нової БД. В цьому вікні треба ввести ім’я БД (розширення стандартне .accdb) і натиснути кнопку «Создать». В результаті відкривається вікно з такими вкладками: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных та інші (в залежності від обраного об’єкту).

Для роботи з об’єктами бази даних існують такі режими:

Конструктор – режим для створення та модифікації об’єкта;

Вид – режим для перегляду об’єкту;

Сводная таблица – для створення зведеної таблиці за даними та підсумків;

Сводная диаграмма – для створення діаграм за даними.

Для створення таблиці необхідно визначити її структуру (поля, їх типи та властивості). Для цього у вкладці «Создание» у розділі «Таблицы» обираємо «Таблица». За замовчуванням відкривається режим створення таблиці «Режим таблицы» (задаються назви полів та їх значення). Взагалі існують такі способи створення таблиць:

• Таблица – створення таблиці шляхом введення даних;

• Конструктор – створення структури таблиці вручну (задання полів, їх типів та властивостей);

• Шаблоны таблиц – створення структури таблиці за допомогою вбудованих типів таблиць;

• Импорт таблиц – перенесення таблиць, створених іншими програмними засобами в середовище Ms Access;

• Связь с таблицями – встановлення зв’язків між різними таблицями з метою об’єднання інформації.

Останні два способи використовуються при роботі з зовнішніми даними (вкладка «Внешние данные»).

Для виконання завдання обираємо режим створення «Конструктор» (у розділі «Представление» закладки «Главная»). Відкривається діалогове вікно “Таблица”, яке має таку структуру: верхня частина вікна розділена на 3 розділи (ім’я поля, тип даних, опис), нижня частина вікна містить дві закладки, яка визначає властивості полів. Імя поля довжиною не більше 64 символів. Типи даних для полів в Ms Access наведені в таблиці1. Опис заповнюється не обовязково і містить опис призначеннй полів.

Властивості полів визначаються у вкладці „Общие” по таких розділах:

• Размер поля – визначає довжину поля (кількість символів);

• Формат поля – визначає формат відображення даних для вказаного поля;

• Маска вводу – використовується для введення даних в наперед визначеному форматі;

• Подпись – назва для полів, яка заміняє імя поля у формах або звітах;

• Число десятичных знаков – задає кількість десяткових знаків для полів числового та грошового типів;

• Значение по умолчанию – значення, яке автоматично присвоюється перед новим введенням даних в поле;

• Условие на значение – використовується для побудови логічних виразів, які задають умови допустимих значень поля;

• Сообщение об ошибке – відображає введене повідомлення у випадку помилкового введення;

• Обязательное поле – визначає необхідність введення значень в поле;

• Индексированое поле – визначає необхідність індексування, якщо поля індексовані, то доступ до даних прискорюється. При індексуванні поле вимагає введення значень, що повторюються, чи введення значень, що не повторюються.

Таблиця1. Типи даних

Тип даних	Зберігає	Розмір
Текстовий	Алфавітно-цифрові символи Використовується для тексту або для тексту й чисел, які не використовуються в обчисленнях (наприклад ідентифікатор товару).	Не більше 255 символів.
Поле МЕМО	Алфавітно-цифрові символи (довжиною більше 255 символів) або текст із форматуванням RTF. Використовується для текстових фрагментів, які містять більше 255 символів, або для форматованого тексту. Прикладами використання поля «Примітка» можуть бути примітки, об’ємні описи й абзаци, що містять таке форматування, як жирний шрифт або курсив.	Не більше 1 Гбайт символів або не більше 2 Гбайт дискового простору (по 2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.
Числовий	Числові значення (цілі або дробові). Використовується для збереження чисел, призначених для обчислень, за винятком грошових значень (для грошових значень використовується тип даних «Грошова одиниця»).	1, 2, 4 або 8 байтів, або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.
Дата й час	Значення дати й часу. Використовується для збереження значень дати й часу. Зверніть увагу на те, що кожне збережене значення включає компонент дати і компонент часу.	8 байтів.
Грошовий	Грошові значення. Використовується для збереження грошових (валютних) значень.	8 байтів.
Лічильник	Унікальне числове значення, яке у програмі Office Access 2007 автоматично вставляється в разі додавання запису. Використовується для створення унікальних значень, які можуть застосовуватись в якості первинного ключа. Зверніть увагу, що поля з типом даних «Лічильник» можуть послідовно збільшуватися на задане значення або значення вибираються довільно.	4 байти або 16 байтів у разі використання для ідентифікатора реплікації.
Логічний	Логічні значення. Використовуються для полів, які можуть містити одне з двох можливих значень, наприклад: «Так/Ні» або «True/False».	1 біт (8 бітів = 1 байт).
Об'єкт OLE	Об’єкти OLE або інші двійкові дані. Використовується для збереження об’єктів OLE з інших застосунків Microsoft Windows.	Не більше 1 Гбайт.
Вкладення	Рисунки, зображення, двійкові файли, файли застосунків Office. Це основний тип даних для збереження цифрових зображень і будь-яких типів двійкових файлів.	Для стиснених вкладень — 2 гігабайти; для нестиснених вкладень — приблизно 700 Кбайт, залежно від коефіцієнта можливого стиснення вкладення.
Гіперпосилання	Гіперпосилання. Використовується для збереження гіперпосилань, які надають безпосередній доступ до веб-сторінок за допомогою URL-адреси або до файлів із використанням імені у форматі UNC (універсальна угода про іменування). Також можна створювати зв’язки з об’єктами Access, які зберігаються в базі даних.	Не більше 1 Гбайт символів або не більше 2 Гбайт дискового простору (по 2 байти на символ), з яких в елементі керування можна відобразити 65 535 символів.
Майстер підстановок	Фактично не є типом даних, натомість викликає майстер підстановок. Використовується для запуску майстра підстановок із метою створення поля, значення якого видобувається за допомогою поля зі списком з іншої таблиці, запиту або списку значень.	На основі таблиці або запиту: розмір приєднаного стовпця. На основі значення: розмір текстового поля, яке використовується для зберігання значення.

Зауваження! Для телефонних номерів, номерів деталей та інших чисел, які не планується залучати до математичних обчислень, слід вибирати текстовий тип даних замість числового.

Процес встановлення зв’язків між таблицями складається з таких кроків:

1. В закладці «Работа с базами данных» в розділі «Показать или скрыть» вибрати «Схема данных».

2. Для добавлення таблиць, що будуть зв’язуватись, необхідно з контексного меню схеми даних вибрати «Добавление таблицы» та обрати потрібні таблиці.

3. Зафіксувати ключове поле однієї таблиці і перетягнути в напрямку ключового поля іншої таблиці. Поля, за якими зв’язуються таблиці, не обов’язково повинні мати однакові імена, але повинні мати однаковий тип даних і розмір поля.

4. Після перетягування імен полів з’являється діалогове вікно, в якому вказується властивості зв’язку (характер підтримки цілісності даних та тип об’єднання).

5. Для завершення встановлення зв’язків натиснути кнопку “Создать”.

Зауваження! Неіндексовані і неключові поля у зв’язку використовувати не можна.

Дані в таблицях можна сортувати як по одному ключу, так і по декількох. Сортування здійснюється через виділення поля і натиснення кнопок “По возрастанию” і “По убыванию” в розділі «Сортировка и фильтр» вкладки «Главная».

Для відшукання потрібних записів використовують фільтри і запити. Фільтри використовують для нескладних умов пошуку.

Для задання простого фільтра слід виконати вибрати на вкладці «Главная» у розділі «Сортировка и фильтр» Дополнительно / Изменить фильтр. В результаті на екрані з’являється вікно з рядка і полів таблиці. Обираємо необхідне поле і через кнопку розкриття списку встановлюємо значення поля, яке будемо шукати. Далі виконуємо команду контекстного меню «Применить фильтр».

Для задання розширеного фільтра обираємо «Расширенный фильтр». З’являється діалогове вікно, в верхній частині якого із списку полів таблиці в рядок «Поле» перетягуємо потрібну назву поля. В рядку «Условие отбора» задаємо умову, яку накладаємо на дані для пошуку. Після задання фільтру виконуємо команду «Применить фильтр».

Після використання фільтрів обов’язково виконати команду для відображення вхідної таблиці «Удалить фильтр».

Для створення діаграми на основі даних таблиці необхідно обрати режим «Сводная диаграмма», обрати значення для осей та тип діаграми. Для задання значень осей потрібно їх відобразити (контекстне меню «Список полей») та перетягнути на потрібну вісь. Для зміни типу діаграми потрібно з контекстного меню обрати «Сменить тип диаграммы».