Лабораторная работа №1. Слияние документов.

Вы научитесь:

• работать с Мастером слияния, необходимым для подготовки большого количества деловых писем одинакового содержания, но разным адресатам,

Содержание отчета

1. Название и цель выполнения работы.

2. Выполнить подготовительную часть.

3. Краткое описание действий по выполнению практической части.

4. Письменные ответы на заданные вопросы.

Подготовительная часть

1. Дать характеристику следующим понятиям и действиям

• Создание основного документа.

• Создание источника данных.

• Поиск ошибок при слиянии.

• Выборочная вставка записей.

2. Выполнить практическую работу № 14 из книги «Практикум з інформатики» Я.М. Глинський. Результаты работы предоставить преподавателю. 

Практическая часть Задание 1. Автоматизация почтовой рассылки.

Упражнение 1. Создание главного документа

Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Для создания слияния прежде всего нужно разработать главный документ, играющий роль образца. Этот документ может иметь любое содержание. Основная идея заключается в том, что некоторые части текста заменяются полями, которые заполняются в результате слияния главного документа с таблицей данных.

• Откройте Word и наберите текст письма, согласно Приложения №1.

• Введите основной текст письма, но не указывайте адрес и фамилию получателя. Затем сохраните документ под именем Письмо.doc.

• Для нужно выбрать вкладку Рассылки/Начать слияние и нажать кнопку Пошаговый мастер слияния

• В разделе Выбор типа документа выберите пункт Письма и перейдите к следующему шагу мастера, щелкнув на команде Далее. Открытие документа.

• На этом этапе необходимо выбрать в качестве главного документа один из предлагаемых вариантов: использовать уже открытый документ, создать новый документ на основе шаблона или открыть существующий документ. Чтобы выбрать в качестве главного документа слияния только что созданный текст, щелкните на пункте Текущий документ.

• Перейдите к следующему этапу, щелкнув на команде Далее. Выбор получателей.

Упражнение 2. Построение источника данных

Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).

1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка

2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка.

Примечание. Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.

3. Щелкните на кнопке Настройка столбцов.

4. Выделите пункт Обращение.

5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.

6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес1 и Индекс.

7. Щелкните на кнопке ОК.

8. Щелкните на кнопке ОК окна диалога Создание источника данных.

9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.

10. Заполните поля формы, для этого выделите Гости в окне Источник данных и щелкните на кнопке Изменить....

11. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись.

12. Введите еще несколько записей, предварительно заполнив таблицу. Данные для заполнения определяет преподаватель.

 

Источник данных слияния

Номер записи	Имя	Фамилия	Организация	Адрес1	Индекс
1			Премьер		113114
2			Фантом		114113
3			Фантом		113278
4			Фантом		115333
5			Фантом		114232
6			Фантом		211434

14. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить базу данных, подтвердите необходимость изменения, а затем — на кнопке ОК.

Упражнение 5. Размещение полей данных

Пришло время разместить поля источника данных в тексте главного документа.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее. Создание письма в области задач. Поместите курсор в ту позицию в документе, где необходимо вставить имя и фамилию и щелкните на команде Другие элементы. Откроется окно диалога Добавление поля слияния, в котором содержится список полей источника данных, созданного в предыдущем упражнении.

2.  Выделите пункт Имя и щелкните на кнопке Вставить. Поле слияния появится в строке главного документа. Оно содержит специальный код, сообщающий программе Word, где следует размещать информацию из соответствующего поля источника данных. Затем выберите пункт Фамилия и снова щелкните на кнопке Вставить. Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть окно диалога Добавить поле слияния.

3.  Введите пробел, чтобы отделить имя от фамилии.

4.  Затем аналогично вставьте поля Организация, Адрес1, Индекс.

5.  Переместите курсор в конец слова Уважаемый и нажмите клавишу Пробел.

6. Выберите в списке Добавление поля слияния поле Имя, нажмите клавишу Пробел и там же выберите поле Фамилия.

Упражнение 6. Просмотр писем.

1. Перейдите к следующему этапу создания рассылки, щелкнув на команде Далее. Просмотр писем в области задач. Здесь можно просмотреть, как будут выглядеть письма, осуществить отбор получателей и изменить источник данных.

Упражнение 7. Печать результата слияния

1.  Выполнить слияние. Щелкните на команде Далее: Завершение слияния чтобы перейти к последнему окну мастера.

2.  Вы можете выбрать один из двух режимов слияния, воспользовавшись соответствующими кнопками панели инструментов Слияние:

• Изменить часть писем… — создает документ Word, в котором последовательно на отдельных страницах размещаются все экземпляры, построенные на основе слияния;

• Печать —печатает результат слияния на принтер;

3. Выберите пункт Изменить часть писем… и укажите диапазон писем для просмотра или редактирования(выберите Все). Щелкните на кнопке ОК. Созданный документ появится на экране и его можно будет сохранить в отдельном файле на жестком диске

Задание 2. Вставка условий в текст письма

Создать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение №2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных, используя поля слияния: {Пол}, {Инициалы Фамилия}, {Имя}, {Отчество}, {Должность}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок}.

Вставить условия:

• Использовать Поле Word IF...Then...Else для вставки в письмо обращения: Уважаемая или Уважаемый в зависимости от пола адресата;

• Использовать это же поле для анализа объема закупок в прошлом году. Если объем закупок в прошлом году превысил 600 000 рублей, вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки.