Практическая работа № 7.

Тема: Средства массовой рассылки в MS Word. Слияние документов.

Цель занятия. Изучение технологии создания писем средствами MS Word.. Литература. Практикум по информатике: учебное пособие-практикум / Я.Н.Глинский – Львов.: Деол, 2006.

Теоретические сведения.

Пользователям нередко приходится отправлять бумажные письма нескольким получателям. Как обычно решается эта проблема? Создаётся письмо с прочерками в обращении «Уважаемый(ая)___» и заполняется вручную. Более продвинутые пользователи набирают Имя Отчество получателя прямо в письме. Это несложно, если получателей меньше десяти. Даже если получателей порядка 20, можно смириться и заполнить 20 писем. Но как быть, если получателей писем больше 20, когда счёт идёт на сотни? А что, если кроме имени-отчества надо ещё и адрес заполнять? А если ещё и другие данные? А ведь ещё и конверты к этим письмам надо подписывать – указать ФИО, адрес, индекс и т.д. Выполнить эту задачу можно и вручную, но здесь на помощь приходит снова Word. Да, Word позволяет создать и отправить письма сразу нескольким получателям.

Ход работы.

1. Создайте бланк письма или конверта в Word’е

2. Вставьте поля в бланке в Word’е

3. Распечатайте все письма

Задание 1. Создание бланка письма

Создайте письмо или конверт как обычно. Можете использовать готовый файл.

Задание 2. Вставка полей в бланке

Откройте ваше созданное в Word’е письмо. Выберите меню Сервис | Письма и рассылки | Мастер слияния….

В поле «Выбор типа документа» поставьте галочку «Письма». Внизу ниже надписи «Этап 1 из 6» щёлкните по ссылке «Далее. Открытие документа».

В поле «Выбор документа» поставьте галочку «Текущий документ». Щёлкните по ссылке «Далее. Выбор получателей».

В поле «Выбор получателей» поставьте галочку «Создание списка». Щёлкните по кнопке «Создать», выберите необходимые поля (кнопка Настройка). Заполните данные для 5 адресатов. Щёлкните по ссылке «Далее. Создание письма».

В следующем окне «Получатели слияния» будет показан список получателей. Вы можете снять галочки с ненужных или поставить только на нужных. Нажмите OK.

Установите курсор в то место, куда будет вставляться ФИО. В поле «Создание письма» щёлкните по ссылке «Другие элементы». В окне «Добавление поля слияния» поставьте галочку «Поля базы данных». Пока у вас только одно поле – «ФИО». Выделите его, нажмите «Вставить», нажмите «Закрыть». В документ вставится надпись «ФИО» с серым фоном. Щёлкните по ссылке «Далее. Просмотр писем».

Теперь на месте поля «ФИО» показаны конкретные имя-отчество, например «Пётр Иванович». Не переживайте насчёт серого выделения – при печати его не видно. В поле «Просмотр писем» можно щёлкать по кнопкам [<<] и [>>], чтобы перебирать получателей. Щёлкните по ссылке «Далее. Завершение слияния».

Задание 3. Распечатка писем

Т еперь вы можете распечатать все письма, имя-отчество в каждое письмо вставится автоматически. В поле «Завершение слияния» щёлкните по ссылке «Печать…», в появившемся окне «Составные печатные документы» можете поставить галочки «Все записи» и распечатать всё или указать конкретные записи. Вы можете использовать кнопку «Печать» на панели «Слияние». Если печатать стандартным способом – через меню Файл | Печать…, то распечатается только одно текущее письмо.

В любой момент можно вернуться назад и внести нужные изменения.

Не надо исправлять ФИО, выделенные серым цветом, прямо в документе. Исправляйте данные в файле данных.

Для удобства включите панель инструментов «Слияние» – выберите меню Сервис | Настройка… На вкладке «Панель инструментов» поставьте галочку «Слияние». С помощью этой панели вы можете добавлять новые поля, перебирать записи стрелками , искать нужные значения, печатать и сохранять документы.

Вы можете не только печатать созданные документы, но и объединить их в один файл – щёлкните по кнопке «Слияние в новый документ».