Классификация деловых писем

По тематическому признаку : деловая и коммерческая корреспонденция.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юр.лица и часто имеют правовую силу. С помощью ком. писем решаются вопросы сбыта и снабжения.

К чисто коммерческим относятся: письма-запросы, предложения(оферты), рекламации и ответы на эти виды писем.

Деловые письма решают орг.вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Форма и тематическая разновидность деловых писем зависит от рассматриваемых в них вопросов: от коротких расписок, сообщений, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции заключается в том, что это – всегда официальное сообщение. Письма всегда регистрируются и устная договоренность не исключает необходимости почтового отправления.

• По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные (в заключении часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа.) письма и письма-ответы:

• Требующие письма-ответа: письма-запросы, письма-предложения, письма-рекламации, а также просьбы, обращения. В письмах – ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма.

• Не требующие письма-ответа: письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления, благодарственные письма, рекламные письма, гарантийные письма ( констатируют совершившийся факт), а также сопроводительные письма, выполняющие роль ярлыка или квитанции, прикладываемой к отправляемым документам.

По признаку адресата: обычные и циркулярные ( из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных).

По форме отправления: традиционное почтовое оправление, электронная деловая корреспонденция и факсовые сообщения ( 2 последних используются для оперативного решения вопросов). Письма, имеющие юридическое значение : договоры, предложения (оферта), рекламации и т.п. высылаются обычным почтовым отправлением.

По структурным признакам: регламентированные (стандартные) – составляются по определенному образцу ( не торлько содержание, но набор реквизитов, формат бумаги и т.д.). Решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированные ( нестандартные) представляют собой авторский текст, в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

Деловые письма относятся к наименее регламентированным документам.

Важнейшее требование к языку документа в полной мере сохраняются и при выполнении писем: точность, не допускающая инотолкования ( предметная точность – достигается использованием слов в соответствии с их лексическим значением, это точность факта, точность реестра, и точность содержания или точность реализации замысла достигается точностью соотношения смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста.

Язык делового письма характеризуется логичностью. Принцип изложения – формально-логический. Предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, не межличностных, т.е. отсутствие эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций, фактов объективность содержания, нейтральность тона изложения, краткость, неличный характер изложения.

Деловым письмам характерна краткость ( объем – не более 3 страниц.), сочетаемая с с требованием полноты информации, точнее с принципом её достаточности : развернутость наименования, повторы, подробные описания.

Стандартизация и унификация – приведение языковых и текстовых средств к единому образцу, облегчают не только процесс составления текста письма, но и его обработки.

Главная информация содержится в первой ключевой фразе, причем в её конце чаще всего, т.е. найдя её можно сортировать корреспонденцию по тематическому признаку и по степени важности сообщения.

Совокупность реквизитов официального делового письма – формуляр.

Текст письма представляет собой изложение сути вопроса или предложения, включающее мотивацию ( ссылки на договоренности, постановления документы обстоятельства), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т.п.) и заключение.

В обязательном порядке включается так называемая этикетная рамка: приветствие адресата и слова прощания с самоименованием и подписью.

Желательно, чтобы в одном письме рассматривался один вопрос.

Если письмо оформлено на бланке, содержащем наименование организации, то оно не повторяется в наименовании должности.

Без подписи письмо не имеет юридической силы.

Факсимиле применяют в случае рассылки письма в несколько адресатов при копировании его

( в подлиннике – личная подпись, в копиях – факсимиле).

ЯЗЫКОВЫЙ СТАНДАРТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Итогом стандартизации языка делового письма являются тексты-аналоги или типовые тексты и трафаретные письма.

Образец трафаретного письма

ОАО « ЭКСПО- ВОЛГА»

443125, г. Самара, Московское шоссе, 264

тел: ( 8462) 53-45-53

тел/факс: (8462) 53-54-76 Рег. .№ _______

Заявка на участие в выстаке

Товары и предприятия г. Чапаевска

^{( название выставки)}

Полное название предприятия: __________________________________________________________

Сокращенное название предприятия ( для надписи на фризе):

Примечание: Вписать название фирмы печатными буквами, в одной клетке – один знак.

Адрес предприятия

Индекс____________ Республика _____________________Область________________________

Район____________________ Населенный пункт_______________________________________

Улица____________________ Дом__________________ Офис____________________________

Телефон: (указать код города)________________________ Телефакс______________________

Ф.И.О. руководителя______________________________________________________________

Должность руководителя__________________________________________________________

Количество участников__________ Ф.И.О. ответственного_____________________________

Количество арендуемой выставочной площади:

а) закрытая выставочная площадь __________кв.м.

б) открытая ( вне выставочного павильона)______________кв.м.

Стандартный выставочный стенд 4, 6, 8, 10, 12 кв.м. и т.д.

Забронировать места в гостинице с _____________ по ________________ на __________чел.

Форма участия ( очная, заочная)__________________________________________________

Информация для размещения в каталоге ( не более 50 слов, возможно приложение на отдельном листе):___________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

Электропитание ( 220В. 380В)_______________ Мощность______________________________

Расчетный счет__________________________________________________________________

БИК_______________________ кор/счет_____________________________ ИНН______________

Код по ОКОНХ_____________________________, код по ОКПО__________________________

Дополнительные услуги (вписать в таблицу):

№ №	Наименование услуги	Цена за единицу	Количество	Сумма

Общая стоимость услуг, предоставленных ОАО «ЭКСПО-ВОЛГА»:

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Подтверждаем наше участие в выставке « Реклама. Печатный двор. Дизайн» и выражаем свое согласие с правилами и положениями условий участия.

Участник_______________________________	Организатор_______________________________
Руководитедль__________________________	Руководитель______________________________
Гл.бухгалтер______________________________________	Гл.бухгалтер_______________________________

Трафаретные тексты применяются в случаях контрактов, писем-заявок, других видах писем, необходимых для предприятия.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЯЗЫКОВЫХ ФОРМУЛ

Выражения, указывающие на причину

По причине задержки оплаты…

В связи с неполучением счета-фактуры…

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…

Ввиду задержки груза…

Вследствие изменения цен на энергоносители…

Учитывая. Что производственные показатели снизились на…

Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках

Ссылаясь на Ваше письмо…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

В соответствии с нашей договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора…

Согласно протоколу о взаимных поставках….

Согласно спецификации…

Указание на цель

В целях скорейшего решения вопроса….

Для согласования спорных вопросов…

В целях безопасного прохождения груза …

Во избежание конфликтынх ситуаций…

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания; имена существительные, в основном, стоят в родительном и дательном падежах.