1.2. Формулировка автоматизируемых функций
В данном подразделе перечисляются основные функции, которые должны быть автоматизированы в ходе выполнения проекта. Каждая функция должна соответствовать приведенному ранее описанию предметной области и иметь основания для введения. В этой связи описание функций содержит определение входной и выходной информации (документы, сообщения и пр.), перечень действующих лиц, описание аналога (при наличии) неавтоматизированного процесса выполнения функции.
Для иллюстрации принципа автоматизации функции приводятся два фрагмента. В первом фрагменте представлена схема неавтоматизированного выполнения функции с указанием всей задействованной информации и действующих лиц. Во втором фрагменте та же функция должна быть представлена в автоматизированном виде (то, как изменится ее выполнение с использованием автоматизированной системы).
Функция 1 «Заключение договора»
Назначение. Функция нужна юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям для того, чтобы воспользоваться услугами рекламного агентства: услугами по планированию и проведению рекламы, заказами в средствах массовой информации и на изготовление и прокат рекламных фильмов, видео роликов, видео клипов и др.
Описание. Руководитель отдела исполнения заказов предоставляет заполнить клиенту документы для заключения договора: анкету клиента(данные клиента) и документ «заказ»(детали заказа). При заключении договора на оказание рекламных услуг стороны самостоятельно определяют предмет договора, под которым подразумевается описание объекта рекламы, вид (способ) рекламы, время проведения рекламного мероприятия, указываются обязанности рекламодателя и рекламиста (рекламистами могут быть рекламопроизводители и рекламораспространители, с которыми составляются отдельные договоры), порядок оплаты работы рекламиста, срок действия договора и ответственность сторон. Клиент заполняет необходимые документы. Руководитель отдела исполнения заказов на основе заполненных документов разрабатывает договор. Затем Руководитель отдела исполнения заказов согласует договор с директором рекламного агентства. Клиент и директор рекламного агентства подписывают договор. После чего пакет документов помещается в архив на хранение.
Обоснование. Когда клиент обращается в рекламное агентство, ему приходится заполнять много документов. Это создает некоторое неудобства. Так как документы хранятся в бумажном виде, это заставляет сотрудников рекламного агентства обращаться к бумажным материалам, что понижает производительность труда, усложняет поиск документов. При введении АСУ, отпадает надобность заполнения документов, все данные заносятся в АСУ и разрабатывается договор. Отпадает необходимость хранения большого количества документов, так как всё будет храниться в АСУ. Сокращается время поиска необходимых документов (рис. 1.2).
Участники. Директор рекламного агентства, клиент, руководитель отдела исполнения заказов.
Входная информация. Документы для заключения договора: анкету клиента(данные клиента) и документ «заказ»(детали заказа). Документ «Заказ» включает в себя предмет договора, под которым подразумевается описание объекта рекламы, вид (способ) рекламы, время проведения рекламного мероприятия, указываются обязанности рекламодателя и рекламиста (рекламистами могут быть рекламопроизводители и рекламораспространители, с которыми составляются отдельные договоры), порядок оплаты работы рекламиста, срок действия договора и ответственность сторон.
Выходная информация. Договор, в котором обе стороны пришли к соглашению.
а
б
Рисунок 1.№ – Функция 1 «Заключение договора» (а – до автоматизации, б – после автоматизации)
Функция 2 «Выполнение заказов»
Назначение. (Приводится краткое описание назначения функции: для чего и кому она нужна, каково ее место в системе управления)
Описание. Клиент с дизайнером разрабатывают макет будущей рекламы. Затем клиент должен оплатить оговоренную сумму. Рекламная продукция должна быть готова в определенный срок. После оплаты дизайнер передает макет будущей рекламы творческому отделу. Творческий отдел изготавливает рекламную продукцию, затем передает эскиз руководителю производственного отдела, который печатает рекламную продукцию. После чего руководитель исполнения заказов проверяет рекламную продукцию на наличие дефектов. Если нет дефектов, то сообщают клиенту о том, что рекламная продукция готова. Клиент подписывает документ о получении рекламной продукции.
Обоснование. (Формулируется причина автоматизации функции, анализируется эффект от изменения процесса ее выполнения) Необходима специальная база данных, которая будет отслеживать: укладываются ли в срок (рис. 1.№)
Участники. Клиент, дизайнер, творческий отдел, руководитель производственного отдела, руководитель исполнения заказов.
Входная информация. Сумма имеющихся средств, сумма требуемых средств для рекламной продукции, договор
Выходная информация. Готовая рекламная продукция; документ, подписанный клиентом о получении рекламной продукции.
а
б
Рисунок 1.№ – Функция 1 «Название функции» (а – до автоматизации, б – после автоматизации)