3.Сущность и особенности функции планирования

1. Сущность планирования. Именно планирование отличает социальную организацию от прочих открытых систем. Планирование - это система заранее принятых решений. Планирование сорганизует все другие функции, придавая им, а значит и всему управлению в целом, необходимую степень организованности. Планирование — это интегрирующая деятельность, направленная на достижение максимальной эффективности организации как системы в соответствии с ее целями.

Понятие планирования по отношению к управленческой деятельности имеет два основных значения:

1. «широкое». В своей широкой трактовке функция планирования включает в себя ряд иных управленческих функций - выработку целей, прогнозирование, а также организацию исполнения и др.;

2) «узкое». Планирование рассматривается как этап, фаза управленческого цикла, локализующаяся между этапами прогнозирования и организации исполнения.

Цели планирования: устранить отрицательный эффект неопределенности и изменений, сосредоточить внимание на главных задачах, добиться экономичного функционирования и облегчить контроль.

Основная функция планирования - пространственно-временное упорядочивание деятельности, выработка общих ориентиров деятельности и конкретных средств реализации ее целей и подцелей.

Функции планирования: обеспечить ясность ожиданий от конкретных людей; создать предпосылки для успешности совместных усилий людей; облегчить достижение целей и задач образовательного учреждения.

В понятие плана, как определенного заранее направления действий входят три основных момента: ориентация на будущее; необходимое действие; элемент, указывающий на определенное лицо или организацию, имеющие отношение к планированию и выполнению

Сущность планирования состоит в том, что оно позволяет оптимальным образом согласовать индивидуальные усилия членов организации и ее подразделений для достижения ее целей.

Согласование имеет два основных аспекта:

• планирование по содержанию - функциональное разделение обязанностей между отдельными членами педколлектива и направлениями деятельности образовательного коллектива, определение их основных задач и их сопряжение с общеорганизационными целями.

• планирование по времени, или процессуальное планирование - хронологическое распределение задач подразделений и отдельных исполнителей во времени, определение рациональной последовательности их выполнения.

Таким образом, функция планирования обеспечивает основную задачу управления - организационную и составляет, поэтому суть управления в целом.

2. Стратегическое и тактическое планирование. Стратегическое планирование - поиск новых возможностей и продуктов, тактическое планирование - предпосылки для известных возможностей и продуктов, оперативное планирование - реализация данной возможности.

Основными признаками стратегического планирования являются:

- цель планирования - долгосрочное обеспечение существования и выполнения основной цели организации,

- носитель идеи планирования - высший менеджмент,

- проблемы планирования - отсутствие надежности и структурирования,

- горизонт планирования - долгосрочное,

- охват - глобальный, широкий спектр альтернатив,

- принципы - изменение окружающей обстановки (контролируемые факторы.)

Это планирование включает:

• выработку стратегии,

• стратегическое планирование программы развития,

• планирование развития потенциала,

• планирование развития структуры потенциала.

Тактическое планирование осуществляется на основе стратегического и является ядром осуществления стратегических планов (горизонт 1-5 лет), касается в первую очередь финансирования, инвестиций, средних сроков сбыта, персонала.

Отличительными чертами оперативного планирования являются:

• - носитель идей планирования - средние и низшие уровни менеджмента,

• задача планирования - обеспечение относительной надежности и относительного структурирования,

• горизонт - короткие и средние сроки,

• глубина - детализация планов,

• диапазон - ограниченный спектр альтернатив,

• основа - созданный потенциал.

Оперативным планированием охватываются отдельные функциональные области организации.

Содержание процесса стратегического планирования - включает несколько основных этапов:

• определение миссии организации;

• формулировка основных целей организации, конкретизирующих избранную миссию;

• анализ внешней среды.

Основные задачи внешнего анализа:

• выявляются и характеризуются те особенности внешнего окружения, которыми обусловлена необходимость выработки новой стратегии функционирования или модификации уже использующейся в текущий момент стратегии;

• определяются и исследуются внешние факторы негативного плана, представляющие угрозу для реализации стратегии или являющиеся источником трудностей;

• определяются внешние факторы позитивного характера, которые могут способствовать реализации формулируемой стратегии.

Внешняя среда подразделяется на: среду непосредственного действия и среду косвенного действия.

Все основные факторы, входящие в их состав, обозначаются понятием ключевых переменных планирования. В ходе стратегического планирования приоритет отдается глобальным факторам среды «косвенного» воздействия.

Возможные угрозы и возможности, которые необходимо учитывать на данном этапе: экономические, политические, рыночные, технологические, международные факторы, а также факторы социального плана.

Социальный план - система постоянно изменяющихся и господствующих в данный момент в обществе социальных мнений, установок, взглядов, стереотипов.

Задачи управленческого обследования внутренних сильных и слабых сторон организации (внутриорганизационная диагностика): : определение внутренних резервов и особенностей организации, способствующих или препятствующих реализации тех, возможностей, которые предоставляет внешняя среда. Здесь определяются ресурсы организации по противодействию негативным характеристикам («угрозам») среды.

Изучение стратегических альтернатив включает и формулировку системы плановых предположений.

Основные типы стратегических альтернатив:

А) стратегии ограниченного роста. Характеризуется установлением «целей от достигнутого», скорректированных с учетом прогнозируемого изменения обстоятельств. Характерна для зрелых организаций с развитой технологией и представляет собой наиболее легкий и удобный (и наименее рискованный) путь развития;

Б) стратегия роста предполагает выбор установки на значительное превышение уровня развития образовательного учреждения над достигнутым в предшествующий период. Характеризуется большей рискованностью, чем первая, но одновременно - и большими потенциальными возможностями;

В) стратегия сокращения наименее часто выбирается руководителями; к ней прибегают, как правило, как к вынужденному средству при неблагоприятных внешних и внутренних условиях (ее поэтому еще называют стратегией «последнего средства»). Характеризуется более низким уровнем планируемых целей, чем, нежели уровень достигнутого в прошлом;

г) комбинированная стратегия развития. Реализуется в крупных организациях. Отдельные подразделения развиваются при этом по разным сценариям.

3.. Типология и принципы планирования.

Критерии классификация:

• процессуальный, означающий связь того или иного типа плана с определенной фазой планирования;

• иерархический, вскрывающий соотношение выделяемых типов планов по их значимости.

Эта классификация содержит типы, обозначаемые понятиями политика, тактика, методы, процедуры, курс действий, правила и программы.

1. Стратегия - общие положения и понятия, которыми руководствуются, когда принимают решения, или которые ограничивают альтернативы при принятии решений.

2. Политика - общее руководство действий и ключевых ориентиров для принятия решений в организации. Это - своеобразный «метаплан», задающий собой характер, способы и определяющий общий стиль реализации всех иных планов в данной организации. Политика как стиль воплощает в себе «дух компании», ее имидж, общий подход к способам достижения ее целей и задач.

3. Тактика – «краткосрочная стратегия», но одновременно и способ, которым реализуется общая стратегия. В своей совокупности согласованные в рамках общей стратегии тактики образуют целостный курс действий, представляющий собой, согласованные и синхронизированные индивидуальные деятельности (отдельных исполнителей и подразделений организации) в направлении достижения ее целей.

4. Курс действий - использование ряда основных методов организации, учитывающих не только ее цели и задачи, но и специфику сферы и содержания ее деятельности.

5. Процедура - последовательность правил, ориентиры для действий, которые указывают, как надо выполнять определенную деятельность (процедура аттестации, процедура начисления КТУ).

6. Правила - закрепленные в документах положения, которые требуют, чтобы были или не были приняты некоторые действия в конкретных ситуациях. Программа - выстроенная вдоль оси времени конкретная цепь действий, их алгоритм. Программа, таким образом, отличается от плана тем, что она имеет одномерную, а не иерархическую структуру.

На основе программы оказывается возможным переход от плана к собственно исполнительским действиям.

Программы могут быть различными по масштабам (программа повышения квалификации персонала, программа внедрения нововведения).

Наиболее широкой в этом смысле является генеральная программа действий, которая представляет собой распределение приоритетов и ресурсов для достижения целей. Такая генеральная программа называется стратегией.

И, наконец, наивысший уровень в этом списке занимают цели и задачи организации. Это те рубежи, к достижению которых направлена деятельность организации.

Другие классификации типов планов:

1) долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные;

2) планы взаимодействий с внешней средой и внутриорганизационные планы;

3) планы качественных изменений и количественных показателей;

4) глобальное (общеорганизационное) и локальное (относящееся к какому-либо подразделению) планирование;

5) «жесткое» (конкретно указываются все цели и мероприятия) и «гибкое» (учитывается возможность возникновения неоднозначных условий и пересмотра плана с их учетом);

6) «первичное» и «вторичное» планирование (во втором случае планы составляются не на основе оценки наличной ситуации, а на основе плановых предположений относительно ее изменения в ближайшей перспективе);

7) детерминистское (рационалистическое) и стохастическое (вероятностное) планирование;

8) последовательное планирование (план составляется по истечении срока действия предыдущего);

9) скользящее планирование (по истечении части срока действия предыдущего плана производится его ревизия на оставшийся период и составляется новый на период после окончания всего срока предыдущего).

Типы планирования в зависимости от того, на деятельность каких подразделений и (или) сфер деятельности организации оно направлено: финансовое, маркетинговое, технологическое, кадровое планирование и др.

Общеорганизационные принципы рационального (оптимального) планирования:

- принцип ограничивающего фактора. Чем в большей степени при планировании выделяются и учитываются факторы, которые являются ограничивающими или критическими для достижения поставленных целей, тем более обоснованным, четким и конструктивным будет выбор стратегических альтернатив, планов;

- принцип взятых обязательств. Рациональное планирование должно быть ограничено (определено) таким периодом времени в будущем, который необходим и достаточен для выполнения обязательств, предусмотренных тем или иным плановым решением;

- принцип гибкости. Чем большую гибкость можно придать планам, тем меньше вероятность убытков, связанных с наступлением непредвиденных событий;

- принцип содействия достижению целей;

- принцип эффективности планов. Эффективность плана измеряется тем, насколько он способствует достижению целей, если учитывать расходы и нежелательные последствия, связанные с самим процессом планирования;

- принцип первичности планирования. В широком смысле стратегическое планирование логически предшествует выполнению всех иных управленческих функций;

- принцип структуры, стратегии и политики. Чем лучше будут поняты стратегия и политика, тем более эффективной и взаимоувязанной будет структура планов организации;

- принцип иерархичности планов;

- принцип согласования во времени. Чем в большей степени планы будут направлены на разработку согласованной по времени сети производственных и вспомогательных программ, тем более эффективны и результативны они будут по отношению к достижению поставленных целей.