- •Методические указания
- •Практикум «Автоматизация работы с помощью шаблонов»
- •Оглавление
- •Сведения об этом практикуме
- •Возможности шаблонов
- •Использование готовой титульной страницы факсов
- •Поиск установленных шаблонов
- •Поиск шаблонов на веб-узле Office Online
- •Уникальное преимущество шаблона
- •Шаблоны и документы: два разных типа файлов
- •Практическое занятие 1. Создание собственного шаблона
- •Упражнение 1. Отображение расширений имен файлов
- •Упражнение 2. Преобразование документа в шаблон
- •Упражнение 3. Поиск и использование шаблона
- •Упражнение 4. Редактирование шаблона
- •Тест 1.
- •Создание собственного шаблона
- •Преимущества использования шаблона
- •Подготовка содержимого шаблона
- •Элементы word 2007, которые можно добавить в шаблон
- •Сохранение файла в формате шаблона
- •Создание документа, основанного на шаблоне
- •Редактирование шаблона
- •Практическое занятие 2 Создание собственного шаблона
- •Упражнение 1. Отображение расширений имен файлов
- •Упражнение 2. Преобразование документа в шаблон
- •Упражнение 3. Поиск и использование шаблона
- •Упражнение 4. Редактирование шаблона
- •Дополнительная процедура. Применение элементов управления Word 2007 для дат и текста
- •Тест 2.
- •В чем состоит главное отличие шаблона от документа?
- •Чтобы открыть сам шаблон и внести в него изменения, необходимо сначала нажать кнопку Microsoft Office. А затем?
- •Дополнительный вопрос: какая вкладка на ленте используется для добавления элемента управления «Выбор даты» или «Форматированный текст» в шаблон?
- •Приложение 1. Рабочий документ для практического занятия
Уникальное преимущество шаблона
Ранее уже отмечалось, что при открытии шаблона создается новый документ на его основе. То есть, открывается не сам шаблон, а его копия.
В этом и состоит уникальное преимущество шаблона: он открывает копию самого себя, наделяя новый документ всем своим содержимым. Далее пользователь работает с новым документом, включающим все элементы исходного шаблона, удаляя и добавляя информацию при необходимости. Поскольку новый документ не является шаблоном, то изменения сохраняются в документе, а шаблон остается без изменений. Таким образом, один шаблон может служить основой для неограниченного числа документов.
В основе любого документа лежит тот или иной шаблон, который, однако, всегда остается за кулисами.
Шаблоны и документы: два разных типа файлов
Шаблоны отличаются от документов не только своими функциями, но и типом файлов.
Если вам приходилось раньше сохранять документы в программе Word, то, вероятно, вам уже знаком выбор типа сохраняемого файла. По умолчанию используется формат документа. Для сохранения шаблонов используется другой тип файла.
Как показано в примере 1, шаблон сохраняется как файл типа Шаблон Word. Файлы этого типа имеют расширение DOTX в конце имени файла (в более ранних версиях Word использовалось расширение DOT).
Как показано в примере 2, документ сохраняется как файл типа Документ Word. Файлы этого типа имеют расширение .docx в конце имени файла (в более ранних версиях Word использовалось расширение .doc).
Более подробно мы ознакомимся с этим при изучении второго урока, где описывается процедура сохранения документа в виде шаблона. Пока достаточно запомнить, что шаблоны и документы представлены файлами разных типов и различаются с точки зрения функциональности.
Примечание. Для отображения имен файлов с расширениями необходимо изменить настройки Microsoft Windows. Соответствующая процедура описана в материалах практических занятий и в кратком справочнике.
На этом практическом занятии вам предстоит открывать готовые шаблоны Word и создавать на их основе новые документы.
Практическое занятие 1. Создание собственного шаблона
О практическом занятии
Если щелкнуть Упражнения в Word_1, откроется программа Word, а в отдельном окне отобразятся инструкции по выполнению упражнений. Примечание. На компьютере должна быть установлена программа Word 2007.
Упражнение 1. Отображение расширений имен файлов
Чтобы можно было различать типы файлов документа и шаблона, настройте в проводнике отображение расширений имен файлов. Расширение (например, .docx) отображается как часть имени файла. В зависимости от используемой версии Windows инструкции могут несколько различаться.
Нажмите кнопку Пуск и наведите указатель на пункт Все программы, затем на пункт Стандартные (или при необходимости щелкните его) и выберите команду Проводник. (Более быстрый способ: щелкните правой кнопкой мыши кнопку Пуск и выберите Проводник). Затем выполните следующие действия.
Windows XP Professional: в проводнике откройте меню Сервис и выберите команду Свойства папки.
Windows Vista: в проводнике нажмите кнопку Организовать и выберите Параметры папок и поиска.
Щелкните вкладку Вид.
В группе Дополнительные параметры найдите и снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов. Нажмите кнопку ОК.