Управленческие документы

Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам,

вопросам материально-технического снабжения,

планирования,

бухгалтерского учета,

подготовки кадров,

внешнеторговой деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие)

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

Виды документопотоков

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. Посмотрите на схему распределения потока входящих документов.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах. Они называются Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Управленческую документацию в целом принято классифицировать следующим образом.

1. Организация системы управления.

1.1. Распорядительная деятельность.

1.2. Организационные основы управления.

1.3. Контроль.

1.4. Правовое обеспечение деятельности.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.

2. Планирование деятельности.

2.1. Прогнозирование.

2.2. Текущее планирование.

2.3. Ценообразование.

3. Финансирование деятельности.

3.1. Финансирование, кредитование.

4. Учет и отчетность.

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.

4.2. Статистический учет и отчетность.

5. Экономические, научные, культурные связи.

5.1. Организация связей.

5.2. Осуществление связей.

6. Информационное обслуживание.

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг.

6.2. Распространение информации (реклама).

7. Трудовые отношения.

7.1. Трудоустройство.

7.2. Организация труда.

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда.

7.4. Охрана труда.

8. Кадровое обеспечение.

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников.

8.2. Установление квалификации работников.

8.3. Профессиональная подготовка, повышение квалификации работников.

8.4. Награждение.

9. Материально-техническое обеспечение деятельности.

9.1. Снабжение деятельности.

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.

10. Административно-хозяйственные вопросы.

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности.

10.2. Эксплуатация зданий, помещений.

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь.

10.4. Охрана.

11. Социально-бытовые вопросы.

11.1. Социальное страхование.

11.2. Жилищно-бытовые вопросы.

11.3. Организация досуга.

12. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

12.1. Организация деятельности.

12.2. Деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).

Рассмотрим подробнее характеристики и особенности оформления отдельных групп документов, участвующих прямо или косвенно в бухгалтерском учете организации, и порядок их оборота.

действующее законодательство предъявляет жесткие требования к оформлению организационно-распорядительных документов. Это в первую очередь касается унифицированных форм организационно-распорядительной документации, к которым ОКУД относит:

1) документацию по созданию организации, предприятия:

- договор об аренде;

- заявление на государственную регистрацию;

- заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета;

- письмо об изготовлении печати, штампа;

- положение о структурном подразделении;

- приказ о создании предприятия;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия о создании;

- протокол общего собрания членов кооператива об утверждении устава;

- распоряжение главы администрации территории о предоставлении земельного участка;

- свидетельство о регистрации;

- устав;

- учредительный договор и т.д.;

2) документацию по реорганизации организации, предприятия:

- приказ о реорганизации;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о реорганизации;

- решение совета директоров (правления) о реорганизации;

3) документацию по ликвидации организации, предприятия:

- акт о ликвидации;

- письмо с сообщением о ликвидации;

- письмо участника о выходе из совместного предприятия;

- приказ о ликвидации и создании ликвидационной комиссии;

- решение совета директоров (правления) о ликвидации;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации;

4) документацию по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий:

- заявку на участие в конкурсе;

- протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива предприятия;

- свидетельство о регистрации;

5) документацию по распорядительной деятельности организации, предприятия:

- постановление коллегиального органа по вопросам основной деятельности;

- приказ по вопросам основной деятельности;

- приказ о распределении обязанностей между руководством;

- протокол коллегиального органа по вопросам деятельности;

- указание по вопросам основной деятельности;

6) документацию по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия:

- договор на производство работ (оказание услуг);

- должностную инструкцию;

- положение о структурном подразделении;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- структуру и штатную численность;

- штатное расписание;

7) документацию по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия:

- акт по вопросам основной деятельности;

- письмо по вопросам основной деятельности;

- справку по вопросам основной и кадровой деятельности;

8) документацию по приему на работу:

- заявление о приеме на работу;

- контракт о назначении на должность;

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу;

9) документацию по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу;

10) документацию по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

11) документацию по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска;

12) документацию по оформлению поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

- протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении;

13) документацию по оформлению дисциплинарных взысканий:

- докладную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительную записку о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.