- •Тема 1. Понятие документационного обеспечения управленческой деятельности
- •1. История развития делопроизводства
- •Простые орудия (ручки, карандаши и др.);
- •Механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);
- •Компьютерная техника.
- •Классификация документов Управленческие документы
- •4. Документ и его функции
- •5. Системы документации
- •Управленческие документы
- •Виды документопотоков
5. Системы документации
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в Документоведении не существует стройной, классификации систем документации, а используется ее эмпирически сложившийся вариант.
Все документы делят на официальные и документы личного происхождения. К личным относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности общественных обязанностей: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определённым правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).
Все официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
Управленческие документы представлены следующими основными видами документации:
Система документации |
Назначение |
Вид документа |
1 |
2 |
3 |
Система организационно-правовой документации |
Регламентация деятельности организаций во всех ее аспектах |
Устав организации, штатное расписание, правила, положения, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции и т.д. |
Система плановой документации |
Установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам |
Программы, планы, графики |
Система распорядительной документации |
Обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации |
Постановления, решения, приказы, распоряжения, указания |
Система информационно-справочной документации |
Информирование органа управления о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения |
Докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. |
Система отчётной документации |
Осуществление управленческой функция контроля за деятельностью организации |
Отчет, справка (отчетного характера) |
Система договорной документации |
Реализация договорных отношений по любому направлению деятельности организации |
Договора, контракты, соглашения |
Система документации обеспечивающего типа |
Отражение основной (производственной) деятельности организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). |
Ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др. |