BUSINESS CORRESPONDENCE.
Любая форма делового сотрудничества предполагает постоянный обмен информацией. Несмотря на внедрение и развитие таких средств коммуникации, как телефакс, электронная почта, самым надежным средством общения продолжает оставаться письмо. Переписка с деловым партнером является важной частью любого бизнеса. Необходимость написать письмо возникает постоянно - будь то при заключении выгодной сделки и устройстве на работу или поздравлении с юбилеем компании. Поскольку английский язык является общепринятым языком делового общения, поэтому особый интерес представляет письмо на английском языке.
В Великобритании и США существуют определенные традиции оформления и написания письма, в том числе делового. Очень важно правильно составить и оформить деловое письмо, так как именно по нему у адресата складывается впечатление о Вас, как о деловом партнере. Грамотно составленное письмо является залогом успеха в бизнесе.
Структура делового письма.
Любое деловое письмо состоит из следующих обязательных компонентов:
Заголовок, шапка бланка (the Notepaper).
Ссылка (the Reference).
Дата (the Date).
Адресат (наименование и адрес получателя письма – внутренний
адрес) (the Addressee).
Обращение (the Salutation).
Текст письма (the Body Text).
7. Комплиментарная концовка (the Complimentary Close).
8. Фамилия и подпись (the Surname and the Signature).
Остальные компоненты включаются в письмо по мере необходимости. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см для удобства подшивки письма к соответствующему делу. В деловых письмах стремятся избегать переноса слов.
Заголовок, шапка бланка.
The notepaper.
Заголовок содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, и ряд подробностей, а именно: адрес для телеграмм, номер факса, номера телефонов.
Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.
Названия российских фирм и компаний не переводятся на иностранные языки. Они пишутся латинским шрифтом в транскрипции, принятой для всех иностранных языков.
В конце названий многих английских торговых и промышленных предприятий, банков и т.д. стоит слово Limited (сокращенно Ltd.).
E.g. Smith & Co., Limited
The Sheffield Engineering Co., Ltd.
Слово Limited представляет собой сокращение выражения limited liability — компания с ограниченной ответственностью. Это выражение означает, что ответственность членов компании (акционеров) ограничивается номинальной стоимостью приобретенных ими акций.
В США вместо слова Limited после названий многих торгово-промышленных предприятий стоит слово Corporation или Incorporated (сокращенно Inc.). Corporation означает «соединение лиц, корпорация». Incorporated (Inc.) означает «зарегистрированный как корпорация».
E.g. The American Mining Corporation.
James Smith and Company, Incorporated.
Отсутствие слова Limited ( Ltd.) в названиях английских предприятий и слов Incorporated (Inc.) в названиях американских предприятий указывает на то, что данное предприятие является товариществом (partnership), члены которого отвечают по обязательствам предприятия всем своим имуществом.
E.g. James Brown & Co.
Robinson & Sons Bennet Bros.
Mills & Green.
2. Ссылка.The reference.
Часто в заголовке напечатано указание на ссылку, которую отправитель письма просит адресата упомянуть в своем ответе. В ссылках обычно приводятся инициалы составителя письма, инициалы того, кто письмо печатал, сокращенное обозначение отдела, номер дела.
E.g. Our reference ( Our ref.) AC/DK 156 In your reply please refer to FL/KD 151621
Kindly mention Ex. 16/176 in your reply.
Our file No 12/16/1865
Please quote No 16/17/AC when replying.
Наша ссылка AС/DК 156
В Вашем ответе просим сослаться на FL/KD 151621
Просим упомянуть Ех 16/176 в Вашем ответе.
Наше дело № 12/16/1865
В ответе просим сослаться на № 16/17/АС.
В заголовках некоторых фирм можно встретить следующую фразу:
All communications to be addressed to the company and not to individuals.
Дата. The date.
Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. В английском языке приняты два вида обозначения даты, различающиеся последовательностью компонентов: месяц - число - год или число - месяц - год.
E.g. 1)12th September, 2006 читается: the twelfth of September.
12 September, 2006 two thousand and six
2) September 12th, 2006 читается: September the twelfth,
September 12, 2006 two thousand and six.
Предлог ON и артикль перед датой не ставятся. В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты. Этот же способ употребляется в письмах, исходящих от российских организаций. В США чаще всего применяется четвертый способ.
В настоящее время более распространено обозначение числа без букв th, кроме того, возможно употребление названия месяца в сокращенной форме, кроме March, May, June, July. Число также обозначается цифрами. Обозначение цифрами всей даты может внести путаницу, так как последовательность компонентов различна в британском и американском вариантах английского языка.
E.g. 8.3.06 = 8 March 2006 (в британском варианте английского яз.)
8.3.06 - 3 August 2006 (в американском варианте англ. яз.)
Следует помнить, что в американском варианте английского языка принята следующая последовательность компонентов: месяц - число - год.