Как оформить книгу покупок

Ваша фирма может принять к вычету входной НДС, предъявленный поставщиками материалов (товаров) на основании полученного счета-фактуры.

Счета-фактуры, полученные вашей фирмой от поставщиков, регистрируют в книге покупок. Ее форма утверждена постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 года N 914. Счета-фактуры не регистрируют, в частности, когда:

- товары (работы, услуги) получены безвозмездно;

- фирма не является собственником полученных товаров (например, товары получены по договору комиссии);

- счет-фактура на аванс оформлен (или получен) после составления (или оформления) счета-фактуры на реализацию.

При безденежных формах расчетов счета-фактуры на сумму аванса в счет будущих поставок также не регистрируют.

На основании данных книги покупок составляют декларацию по налогу на добавленную стоимость.

Фирма-покупатель регистрирует в книге покупок счет-фактуру:

- после перечисления аванса поставщику под предстоящую поставку материалов;

- после того, как оприходовала полученные ценности.

Компания-продавец после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав регистрирует авансовый счет-фактуру в книге покупок.

Если счет-фактура поступил позже, нежели были оприходованы те или иные ценности (работы, услуги), его регистрируют в том налоговом периоде, когда счет-фактура был фактически получен (письмо Минфина РФ от 16 июня 2005 г. N 03-04-11/133).

Пример

В марте ООО "Пассив" оприходовало партию материалов стоимостью 236 000 руб. (в том числе НДС - 36 000 руб.).

Счет-фактура от поставщика был получен только в мае. Следовательно, налог по материалам (36 000 руб.) фирма сможет принять к вычету лишь во II квартале.

Если вы провозите те или иные ценности через границу России, в книге покупок регистрируют не счета-фактуры, а таможенные декларации по ним. Причем регистрировать декларации нужно после уплаты НДС на таможне.

По командировочным расходам в книге покупок регистрируют первичные документы (бланки строгой отчетности), подтверждающие расходы подотчетного лица. Суммы налога в них должны быть выделены отдельной строкой. Ежеквартально все оригиналы счетов-фактур, полученных вашей фирмой от поставщиков, сшивают в специальный журнал. Он называется журналом учета полученных счетов-фактур.

Счета-фактуры нужно подшивать в той же последовательности, в которой они поступили от поставщиков. Листы книги покупок должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Количество листов книги заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью фирмы. Книгу покупок хранят в архиве организации пять лет с даты последней записи. Вот образец книги покупок:

Приложение N 2

к Правилам ведения журнала учета полученных

и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг

продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Книга покупок

Покупатель ЗАО "Актив"

──────────────────────────────────────────────────────────────

Идентификационный номер и код причины постановки

на учет налогоплательщика-покупателя 7715221040/771501001

────────────────────────────────────

Покупка за период с 1 апреля 2008 года по 30 июня 2008 года

───────────────────────── ────────────────────────

┌───┬──────────┬──────────┬──────────┬────────┬──────────┬─────────┬────────┬─────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ N │ Дата и │ Дата │ Дата │Наимено-│ ИНН │ КПП │Страна │ Всего │ В том числе │

│п/п│ номер │ оплаты │ принятия │ вание │ продавца │продавца │происхо-│ покупок,├──────────────────────────────────────────────────────────┬─────────┤

│ │ счета- │ счета- │ на учет │продавца│ │ │ждения │ включая │ покупки, облагаемые налогом по ставке │ покупки,│

│ │ фактуры │ фактуры │ товаров │ │ │ │товара. │ НДС ├─────────────────┬────────────────┬──────┬────────────────┤ освобож-│

│ │ продавца │ продавца │ (работ, │ │ │ │ Номер │ │ 18 процентов │ 10 процентов │0 про-│ 20 процентов* │даемые от│

│ │ │ │услуг), │ │ │ │таможен-│ │ (888) │ (9) │центов│ (11) │ налога │

│ │ │ │имуществе-│ │ │ │ной дек-│ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │нных прав │ │ │ │ларации │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┬───────┼────────┬───────┼──────┼─────────┬──────┼─────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │стоимость│ сумма │ стои- │сумма │ │стоимость│сумма │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ покупок │ НДС │ мость │ НДС │ │ покупок │ НДС │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ без НДС │ │покупок │ │ │ без НДС │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │без НДС │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│(1)│ (2) │ (3) │ (4) │ (5) │ (5а) │ (5б) │ (6) │ (7) │ (8а) │ (8б) │ (9а) │ (9б) │ (10) │ (11а) │(11б) │ (12) │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ 1 │07.04.2008│08.04.2008│07.04.2008│ЗАО "Де-│7705403257│770501001│ - │45 000-00│38 135-60│6864-40│ - │ - │ - │ - │ - │ - │

│ │N 12 │ │ │монтаж" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ 2 │14.04.2008│18.04.2008│14.04.2008│ ООО │7716367851│770601001│ Италия │27 500-00│ - │ - │25000-00│2500-00│ - │ - │ - │ - │

│ │N 42 │ │ │"Прог- │ │ │12697514│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ресс" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ 3 │24.04.2008│25.04.2008│24.04.2008│ ООО │7729083775│772901001│ Китай │15 000-00│12 711-87│2288-13│ - │ - │ - │ - │ - │ - │

│ │N 15 │ │ │"Пассив"│ │ │38745712│ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ 4 │28.04.2008│29.04.2008│28.04.2008│ ЗАО │7716367321│771601001│ - │36 000-00│ - │ - │30000-00│3000-00│ - │ - │ - │18 000-00│

│ │N 36 │ │ │ "Союз" │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼──────────┼──────────┼──────────┼────────┼──────────┼─────────┼────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ 5 │29.04.2008│30.04.2008│29.04.2008│ ООО │7729083775│772901001│ - │18 000-00│ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │ - │

│ │N 22 │ │ │"Пассив"│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┴──────────┴──────────┴──────────┴────────┴──────────┴─────────┴────────┼─────────┼─────────┼───────┼────────┼───────┼──────┼─────────┼──────┼─────────┤

│ Всего│141500-00│50 847-47│9152-53│55000-00│5500-00│ - │ - │ - │18 000-00│

└───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┴───────┴────────┴───────┴──────┴─────────┴──────┴─────────┘

Главный бухгалтер Борисова Борисова Ольга Николаевна

─────────── ────────────────────────────────

(подпись) (Ф.И.О.)

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

* До завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгруженным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г.