Преимущества от использования сэд

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с:

-освобождением физического места для хранения документов;

- уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде;

-снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

-Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

-Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

-Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

-Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

-Улучшение контроля за исполнением документов.

4.3. Вопросы семинарского занятия № 4. (Для доклада и выступлений)

1. Федеральные законы РФ (основные положения в части касающиеся электронных документов).

- «Об электронной цифровой подписи».

- «Об информации информационных технологиях и о защите информации».

- «Об электронном документе»

2.  Правила электронного документооборота (на примере корпоративной системы).

3. Системы электронного документооборота.

Самостоятельная работа по теме практического занятия № 4

Рекомендуемая литература по теме практического занятия № 4.

Юридические требования к электронному документообороту: законодательство и правоприменительная практика. http://www.rcb.ru/dep/2006-04/7613/Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи». http://www.rg.ru/oficial/doc/federal_zak/1-fz.shtm

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации. http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html

Контрольная работа. (По проблематике электронных документов, их обработки, передачи, хранения, вывода информации).

Объем контрольной работы 5-7 страниц

Контрольная работа 1.Тема «Электронные системы управления документооборотом»

1. Юридическая составляющая (положения из законодательных актов).

2. Понятие системы (ЭС) и его структура. Состав функций и деловых процессов, выполняемых в подразделениях ЭС.

3. Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Понятие документопотока, его структура, показатели оценки документопотоков. Понятие и виды документооборота, его структура и состав компонент.

4. Обоснование необходимости перехода к безбумажной технологии управления. Основные концепции и понятия.

5. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (по месту работы либо в любой другой). 1 схема + 1 страница пояснения.

Контрольная работа 2. Тема «Организация работ в Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ)»

1. Юридическая составляющая (положения из законодательных актов). Понятие Системы Документационного Обеспечения Управления (СДОУ). Состав функций и задач, выполняемых в СДОУ. Состав процедур, выполняемых в СДОУ.

2. Содержание процедур получения и передачи входящих и исходящих потоков документов

3. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов.

4. Содержание процедуры формирования дел и хранения дел в архиве. Способы организации хранения документов.

5. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (по месту работы либо в любой другой). 1 схема + 1 страница пояснения.

Контрольная работа 3. Тема «Организация Электронной системы управления документооборотом»

1. Юридическая составляющая (положения из законодательных актов). Понятие электронной информационной системы (ЭИС). Структура и классы ЭИС. Понятие Электронной системы управления документооборотом (ЭСУД) как части экономической информационной системы.

2. Требования и принципы создания ЭСУД, состав и содержание подсистем. Понятие АРМ, состав АРМ и используемых информационных технологий.

3. Методы и средства моделирования, оценки и анализа документооборота.

4. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (организацию произвольно принять или по месту работы). 1 схема + 1 страница пояснения.

Контрольная работа 4. Тема «Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов»

1. Состав и содержание операций автоматизированного ввода потоков входящих документов. Содержание операций подготовительной стадии. Понятие форматированного документа (ФД).

2. Содержание операций основной стадии обработки и ввода документов. Классы сканеров, характеристики сканеров и требования, предъявляемые к выбору сканеров. Характеристика OCR, ICR и OMR-методов распознавания документов. Методы контроля операций сканирования и распознавания текстов.

3. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (по месту работы либо в любой другой). 1 схема + 1 страница пояснения.

Контрольная работа 5. Тема «Автоматизация хранения электронных документов»

1. Этапы развития средств автоматизированного хранения и поиска текстовых документов. Понятие информационно-поисковой системы. Основные компоненты ИПС и технология работы с ИПС.

2. Понятие системы управления электронными документами (СУД), функции, выполняемые СУД в процессах управления экономической системой. Структура СУД и назначение ее компонент.

3. Методы организации хранения документов в СУД. Классификация методов поиска. Характеристика индексного, статистического и семантического методов поиска.

4. Характеристика СУД "ЕВФРАТ"), типов документов, методов классификации и поиска документов.

5. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (по месту работы либо в любой другой). 1 схема + 1 страница пояснения.

Контрольная работа 6. Тема «Организация системы электронного документооборота»

1. Основные задачи организации системы электронного

документооборота (СЭДО). Этапы развития СЭДО. Классы СЭДО.

2. Принципы и особенности построения Автоматизированных Систем Контроля Исполнения Документов (АСКИД).

3. Особенности организации СЭД коллективной обработки документов на принципах технологии "groupware" с использованием средств Lotus Notes и MS.

4. Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование "docflow''-технологии. Методы организации маршрутизации документопотоков. Характеристика систем «Дело 96», «ГранДок», 1С «Документооборот».

5. Предложить схему автоматизации документооборота в организации (по месту работы либо в любой другой). 1 схема + 1 страница пояснения.

Выбор контрольной работы осуществляется по последней цифре номера зачетки

1 - №1

2 - №2

3 - №3

4 - №4

5 - №5

6 - №1

7 - №2

8 - №3

9 - №4

0 - №5