4.3 Описание организационной структуры учреждения одним из методов функционального анализа

Рис 4.3.1 Контекстная диаграмма

Рис 4.3.2 Функциональный блок функции «обработка данных»

Рис 4.3.3 Диаграмма декомпозиции функции «обработка данных»

4.4 Описание технологий работы отдела, характеристик по и технических средств организации

1. WinRAR — это архиватор файлов в формат RAR и ZIP для 32-битных и 64-разрядных операционных систем Windows и Pocket PC с высокой степенью сжатия. Является одним из лучших архиваторов по соотношению степени сжатия к скорости работы. Распространяется по shareware-лицензии. Версия для платформы Pocket PC имеет лицензию Freeware.

Основные возможности

• Создание архивов форматов RAR и ZIP.

• Распаковка файлов формата CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZIP2, JAR, ISO, 7z, Z.

• Возможность шифрования архивов с использованием алгоритма AES (AdvancedEncryptionStandard) с длиной ключа 128 бит, при этом в качестве ключа шифрования используется хеш пароля с использованием алгоритма SHA-1.

• Возможность работы с файлами размером до 8,589 трлн (10¹²) гигабайт.

• Создание самораспаковывающихся, непрерывных и многотомных архивов.

• Добавление в архивы дополнительной информации для восстановления архива в случае его повреждения, в том числе создание специальных томов восстановления, позволяющих восстановить многотомный архив при повреждении частей с информацией.

• Полная поддержка файловой системы NTFS и имён файлов в Юникоде.

• Поддержка командной строки.

2. FineReader всемирно известная программа, для сканирования и распознавания текста, графики, изображений. В программе есть огромное количество различных настроек, таких как разрешение, яркость, контрастность, цветное, черно-белое, штриховой рисунок и много других.

Finereader очень простой и удобный программный комплекс, который выполняет 3 стадии работы длядостижении конечного результата. Стадии работы программы:

1. сканирование изображения, текста и т.д, с выставлением различных функций;

2. распознавание материала, который был сканирован (определения типа области, выбор языка);

3. последний этап, это выбор документа в который сохранить обработанный текст либо изображения.

В полной версии программы можно выставить различный язык интерфейса, настроить работу программы под себя. Программа чаще всего нужна студентам для сканирования книги либо других документов для рефератов, статей, и т.д. Либо в ней нуждаются люди, которым нужно переводить большие объемы напечатанного текста в электронный вид, для дальнейшей работы с ним.

3. Microsoft Office

В состав пакета Office входят:

Большие прикладные программы

1. WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.

2. Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft является сегодня

3. самой популярной в мире программой. Wordначинен “ быстрыми “ командами

4. и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших усилий.

5. EXCEL - производит с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Программой Excel можно пользоваться для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа «А что будет, если ?» практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды .

6. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует.

7. PowerPoint - позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными тезисами . Но что самое замечательное, пользователь сможет превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.

8. ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для программистов. Access поставляется только в составе профессионального издания пакета Office.

Программы - помощники:

1. Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

2. Программа OrganizationChart поможет создать штатное расписание фирмы.

3. Программа EquationEditor предназначена для создания математических формул в редакторе Word.

4. Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

5. Программа ClipArtGallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для информационного бюллетеня или презентации.

Система оперативной помощи :

1. Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.

2. Талантливые Мастера ( Wizards ) проведут шаг за шагом к решению сложных задач.

3. Карточки - шпаргалки (CueCards) предложат подробные указания, которые постоянно будут перед глазами во время работы.

4. Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.

4. AutoCAD — двух- и трёхмерная система автоматизированного проектирования и черчения, разработанная компанией Autodesk. Первая версия системы была выпущена в 1982 году. AutoCAD и специализированные приложения на его основе нашли широкое применение в машиностроении, строительстве, архитектуре и других отраслях промышленности. Программа выпускается на 18 языках. Уровень локализации варьируется от полной адаптации до перевода только справочной документации.

5. AdobeReader – предназначается для просмотра и вывода на печать документов в формате PDF. AdobeReader позволяет работать с форматом PDF, который является одним из самых распространённых и удобных форматов для электронного представления различной документации. В этом формате AdobeReader позволяет просмотреть различные руководства, описание программных продуктов, рекламные буклеты и т.д. AdobeReader умеет работать как плагин к различным браузерам и может показывать слайд-шоу в формате AdobePhotoshopAlbum.

6. Босс-референт – разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году, на сегодняшний день СЭД БОСС-Референт является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (EnterpriseContentManagement). Из всех установленных в 2008 году рабочих мест СЭД, 25%, то есть каждое 4-е, реализовано на системе БОСС-Референт (согласно данным обзора рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting). Помогает решить: