4.7. Подготовка рабочей книги к печати
Прежде чем печатать, необходимо убедиться в том, что, во-первых, в созданных таблицах нет ошибок, во-вторых, что печатный вариант таблицы будет так же хорош, как и электронный.
Проверку можно проводить для отдельных рабочих листов, рабочей книги в целом, а при необходимости – и для произвольных областей ячеек. В первом случае достаточно находиться на том рабочем листе, который нуждается в проверке, во втором – должны быть выделены все ярлычки рабочих листов в рабочей книге, в третьем – нужный диапазон ячеек. Отметим, что выделить ярлычки можно, щелкая по ним мышкой при нажатой клавише [Ctrl], либо выполнив команду Выделить все листы контекстно-зависимого меню, которое вызывается на экран при нажатии правой клавиши на ярлычке любого рабочего листа. Далее необходимо выполнить команду СервисОрфография либо воспользоваться клавишей F7.
Затем рабочая таблица просматривается при выполнении команды ФайлПредварительный просмотр. Данный режим исключает всякую возможность редактирования, форматирования и других изменений созданного документа. Если результаты просмотра полностью удовлетворяют пользователя, можно приступить к печати. Процедура распечатки зависит от того, что печатать – всю рабочую книгу, текущий лист или избранный диапазон ячеек. Для распечатки текущего рабочего листа необходимо выполнить команду ФайлПечать и в диалоговом окне Печатать установить переключатели все в группе Печатать и выделенные листы в группе Вывести на печать (рис. 5). Попутно можно указать число копий и нужно ли распечатанные страницы разбирать по копиям (флажок Разобрать по копиям). Аналогично производится распечатка нескольких рабочих листов, только требуется предварительно выделить их ярлычки в рабочей книге. Для печати всей рабочей книги можно выделить все ее рабочие листы и действовать по предыдущему сценарию, либо выполнить команду ФайлПечать и установить переключатель всю книгу в группе Вывести на печать. В данном случае будут печататься только непустые листы.
Распечатать некоторый фрагмент можно двумя способами:
Выделить нужный фрагмент, выполнив команду ФайлПечать и установить переключатель выделенный диапазон в группе Вывести на печать.
Выделить нужный фрагмент ФайлОбласть печатиЗадать. При этом область печати устанавливается жестко и просматривается в режиме предварительного просмотра. При необходимости распечатки другой области эту необходимо отменить, выполнив команду ФайлОбласть печатиУбрать.
Рис. 5. Настройка печати
Если таблица велика и не помещается на одной печатной странице, воспользуйтесь командой ФайлПараметры и на вкладке Страницы выберите ориентацию Альбомная, в группе Масштаб установите переключатель разместить не более чем на 1 стр. в ширину и 2 стр. в высоту. Поля Размер бумаги и Качество печати служат для выбора характеристик печатного листа и качества изображения соответственно. Вкладка Колонтитулы используются для создания колонтитулов, вид которых можно просто выбрать из списков Верхний колонтитул и Нижний колонтитул.
И, наконец, на вкладке Лист задаются параметры печати, такие как черно-белая или черновая печать, распечатка заголовков строк и столбцов. Настройка осуществляется с помощью соответствующих флажков в группе Печать. Здесь же можно указать порядок вывода печатных страниц: вниз, затем вправо или вправо, затем вниз. В группе Печатать на каждой странице можно указать те строки/столбцы, которые будут использоваться в качестве заголовков на каждом листе при печати электронной таблицы, а в поле Выводить на печать диапазон: - ту область ячеек, которая предназначена для печати (рис. 6).
Рис. 6. Настройка параметров страницы