3.2 Основные функции менеджмента

Есть несколько способов разбивать сады:

лучший из них – поручить это дело садовнику.

Карел Чапек.

Виды и направления управленческой деятельности реализуются и проявляются в ее функциях. Функциями менеджмента (от лат. functio – обязанность, работа, деятельность, внешнее проявление свойств объекта) являются планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Исходной функцией управления является планирование. В процессе планирования руководителем определяются цели и задачи предприятия, необходимые для их решения материальные, финансовые и трудовые ресурсы и резервы, устанавливает сроки реализации поставленных целей, ответственных за их исполнение и самих исполнителей. Планирование позволяет управленцу действовать осознанно, руководствуясь как долгосрочной перспективой, так и проблемами, возникающими в текущей работе.

Организационная функция предполагает воплощение на практике спланированных действий. Эта работа связана с созданием самой организации, ее структуры, управления, коммуникаций, а также с обеспечением работы всеми необходимыми средствами, документацией и информацией.

Функция координации работает при необходимости корректировать работу людей, координировать их усилия, обеспечивать необходимый ритм и последовательность выполнения трудовых операций.

Функция мотивации решает задачу обеспечения заинтересованности работников фирмы в выполнении своих обязанностей и в общих результатах работы коллектива. Руководитель должен не принуждать сотрудников к выполнению поручений и должностных обязанностей, а создавать внутренние побудительные мотивы к проявлению инициативы, старания, высокопроизводительному труду. Мотивировать сотрудников – значит затронуть их жизненно важные интересы и дать им возможность реализоваться в трудовой деятельности.

Контроль как функция управления позволяет вовремя обнаружить несоответствие фактических результатов деятельности с плановыми, исправить или поправить действия работников. Признаками эффективного контроля являются целеустремленность, своевременность, экономичность, полнота, справедливость, доброжелательность, компетентность, простота. В процессе контроля недостаточно только установить отклонения от установленного порядка. Механизм контроля должен наглядно указать причину, источник нарушения процесса. Различают три вида контроля:

- предварительный, осуществляемый до фактического начала работы;

- текущий, осуществляемый непосредственно на стадии процесса решения производственной задачи;

- заключительный, осуществляемый после окончания работы.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1. Охарактеризовать исходную функцию управления.

2. Какие управленческие задачи решают функции координации и контроля?

3. Рассмотрите содержание организационной функции в менеджменте.

4. В чем заключается функция мотивации в управленческой деятельности предприятием?

3.3 Цели в менеджменте

Алиса спрашивает Чеширского Кота:

«- Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

- А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.

- Мне все равно… - сказала Алиса.

- Тогда все равно, куда идти,- заметил Кот».

Л. Кэрролл, «Алиса в стране чудес».

Лишены прозорливости не те люди,

которые не достигают цели, а те,

которые проходят мимо нее.

Франсуа де Ларошфуко.

Цели организации формулируются теми, кто распоряжается ключевыми ресурсами. Их формулировка исходит из роли, которую организация играет в обществе, характера ее производственного и кадрового потенциала. На формулировку целей существенное влияние оказывают также интересы субъектов, связанных с деятельностью предприятия. К ним, помимо его владельцев и руководителей, относятся: сотрудники, которым организация дает средства к существованию; деловые партнеры, чье благополучие в немалой степени от него зависит; местные власти, которым организация помогает решать их проблемы; общество в целом.

В рамках управления организацией цели выполняют следующие функции:

- цели отражают ее философию, концепцию деятельности и развития, а следовательно, определяют структуру организации и управления ею, так как подразделения создаются в соответствии с основными направлениями деятельности;

- цели уменьшают неопределенность становясь ориентирами окружающем мире. Они помогают сконцентрироваться на достижении нужных результатов, противостоять импульсивным решениям и желаниям, регулировать собственное поведение, действовать быстрее, добиваясь намеченного с минимальными затратами;

- цели составляют основу критериев для выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки результатов, материального и морального поощрения сотрудников;

- цели сплачивают вокруг себя энтузиастов, побуждают их добровольно брать на себя нелегкие обязанности и прилагать все возможные усилия для их выполнения;

- официально провозглашенные цели служат оправдением в глазах общественности необходимости и законности существования данной организации, особенно, если ее деятельность вызывает неблагоприятные последствия, например загрязнение окружающей среды.

К целям предъявляются следующие требования:

- конкретность и измеримость, что облегчает оценку процесса их достижения, и восприятие людьми, согласование;

- реальность для данных условий, обеспеченность соответствующими ресурсами организации;

- гибкость, способность к трансформации в соответствии с меняющимися условиями;

- признанность персоналом в качестве личных целей. Поскольку цели обычно достигаются в результате совместной деятельности людей, они должны быть известными, понятными, близкими большинству членов организации;

- проверяемость, обусловлена необходимостью оценивать степень достижения целей и осуществлять соответствующее стимулирование людей;

- совместимость работников друг с другом во времени и пространстве, взаимная поддержка.

В менеджменте существует определенная классификация целей. Цели разделяются следующим образом:

- по источникам – внешние цели, учитывающие потребности социума в товарах и услугах; внутренние, которые ориентируются на удовлетворение потребностей коллектива фирмы;

- с точки зрения комплексности – простые; сложные, которые в свою очередь разбиваются на подцели;

- по степени важности – стратегические, ориентированные на решение перспективных, масштабных проблем, качественно меняющих облик организации; тактические, отражающие отдельные этапы достижения стратегических (например, проведение капитального ремонта и пр.);

- по сроку действия – среднесрочные (от года до 5 лет); краткосрочные (до1 года);

- по содержанию – технологические (например, компьютеризация); экономические (например, цели, направленные на рост прибыльности продукции или услуг); производственные (например, увеличение эффективности производства); административные, предполагающие надежное взаимодействие между сотрудниками и пр.; маркетинговые, связанные с завоеванием рынка сбыта, привлечением покупателей и т.п.; научно-технические, которые фиксируются на создании и внедрении в производство новых видов продукции и т.п.; социальные, ориентирующие на создание благоприятных условий труда;

- по приоритетности – необходимые, достижение которых решающим образом влияет на положение организации; желательные, реализация которых позволяет улучшить положение дел и создать гарантии стабильности; возможные, достижение которых в данный момент ничего не меняет;

- по направленности – на конечный результат (например, выпуск определенного объема продукции); на осуществление той или иной деятельности (например, повышение квалификации); на достижение определенного состояния объекта (например, реконструкция здания);

- по форме выражения – характеризуемые количественными показателями (например, продажа определенного объема продукции); цели, описываемые качественно (например, достижение хорошего морально-психологического климата в коллективе);

- по особенностям взаимодействия – цели, безразличные по отношению друг к другу; конкурирующие цели; дополняющие друг друга; исключающие друг друга; совпадающие цели;

- по уровню: миссия создает у окружающих представление об организации, ее предназначении, социальной ответственности перед обществом и своими работниками. На формулировку миссии влияют такие факторы, как исторические традиции, ценности, верования, культура, а также мнение партнеров, властей конкурентные преимущества и угрозы. Все это обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренней и внешней средой, помогает определить позиции и интересы в отношении разных социальных групп. Например, в известной японской компании «Мацусита» в состав миссии входят следующие моменты: рост благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей; получение прибыли благодаря служению обществу; честная конкуренция на рынке; взаимная выгода для фирмы, поставщиков и партнеров; участие в управлении всех работников; общеорганизационные цели отражают направление деятельности предприятия; специфические цели разрабатываются в каждом подразделении и определяют основные направления его деятельности в свете реализации их общих целей.

В как правило, в организации складывается определенная система целей, на основе которых руководство формулирует задачи, которые должны быть решены в процессе достижения целей. Систему целей можно представить как «дерево целей», иерархию целей, путем ранжирования.

Если деятельность полностью или частично приводит к достижению поставленных целей, с управленческой точки зрения она является эффективной. Степень эффективности определяется тем, на сколько удалось достичь указанных целей. Помимо эффективности действия, направленные на достижение целей, характеризуются выгодностью и экономичностью. Чем в большей степени результат превышает затраты, тем экономичнее деятельность.

Эффективная деятельность характеризуется такими признаками, как результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, материалов, работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации и т.п.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1. Какие функции выполняют функции цели в рамках управления организацией?

2. Кто участвует в формулировании целей предприятия?

3. Раскройте требования, предъявляемые к целям предприятия.

4. Классифицируйте цели по содержанию и приоритетности.

5. Представьте классификацию целей в менеджменте. Охарактеризуйте, как разделяются цели по источникам, степени важности и сроку действия.

6. При каких условиях деятельность предприятия считается эффективной?

7. В чем заключается миссия предприятия?

8. В чем заключается сущность целей, классифицируемых по форме вы-ражения.