Лабораторна робота № 1
ПОЧАТКОВІ ВІДОМОСТІ ПРО MICROSOFT ACCESS.
РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ
Мета роботи: отримання навиків роботи із створення структури таблиць, заповнення таблиць, створення і модифікації зв'язків між таблицями.
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
Access – це система управління базами даних, під якою розуміється комплекс програм, які дозволяють зберігати великі масиви даних в певному форматі, обробляти їх і представляти в зручному для користувача вигляді. Access дає також можливість автоматизувати часто виконувані операції (наприклад, розрахунок заробітної плати, облік матеріальних цінностей і таке інше). За допомогою Access можна розробляти зручні форми введення і перегляду даних, а також складати складні звіти.
Всі складові бази даних зберігаються в єдиному дисковому файлі. Основним структурним компонентом бази даних є таблиця, в якій зберігаються дані, що вводяться. Таблиця складається із стовпців, які називають полями, і рядків, названих записами. Кожний запис таблиці містить всю необхідну інформацію про окремий елемент бази даних.
Поля визначають структуру бази даних і групові властивості даних.
Основні параметри поля:
Ім'я поля визначає, як слід звертатися до даних цього поля. Ім'я повинне бути унікальним і не містити більше 64 символів.
Тип поля визначає тип даних, які можуть міститися в даному полі.
Кожне поле характеризується своїми властивостями, які використовуються при роботі з таблицями в базі даних.
Основні властивості поля:
Розмір поля визначає граничну довжину даних (в символах).
Формат поля визначає спосіб представлення даних.
Обов’язкове поле – при наданні цій властивості значення так необхідний обов’язковий ввід даних в це поле при заповненні таблиці.
Індексоване поле – властивість, що забезпечує пошук і сортування записів по значенню даного поля і перевірку наявності повторів в значеннях полів.
Підпис поля – властивість призначена для визначення змістовної назви поля. При відсутності цієї властивості використовується ім’я поля.
При розробці структури таблиці необхідно, перш за все, визначити назви полів, з яких вона повинна складатися, типи полів і їх розміри.
У таблиці відмічають ключове поле. Як ключове поле вибирають поле, дані в якому повторюватися не можуть. Значення цього поля є унікальним для кожного запису.
Access – реляційна база даних. Одне з найважливіших достоїнств реляційних баз даних полягає в можливості зберігання логічно згрупованих даних в різних таблицях і в наданні зв'язків між ними шляхом об'єднання їх в єдину базу. Для надання зв'язку таблиці повинні мати поля з однаковими іменами або хоча б з однаковими форматами даних. Зв'язок між таблицями встановлює відносини між співпадаючими значеннями в цих полях. Така організація даних дозволяє зменшити надмірність збережених даних, спрощує їх введення і організацію запитів і звіти.
У Access можна задати три види зв'язків між таблицями: Один-до-багатьох, багато-до-багатьох і один-до-одного.
Зв'язок один-до-багатьох – найбільш частий тип зв'язку, що використовується, між таблицями. В такому зв'язку кожному запису в таблиці А може відповідати декілька записів в таблиці В, а запис в таблиці В може мати тільки один відповідний йому запис в таблиці А. Зв’язок один-до-багатьох створюється у тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим словом або має унікальний індекс, тобто значення в ньому не повторюються.
При зв'язку багато-до-багатьох одному запису в таблиці А може відповідати декілька записів в таблиці В, а одного запису в таблиці В – декілька записів в таблиці А. Така схема реалізується тільки за допомогою третьої (зв'язуючої) таблиці, ключ якої складається, принаймні, з двох полів, одне з яких є загальним з таблицею А, а інше – загальним з таблицею В.
При зв'язку один-до-одного запис в таблиці А може мати не більше одного зв'язаного запису в таблиці В і навпаки.
Між табличний зв'язок відображається у вікні Схема даних у вигляді лінії, що сполучає два поля різних таблиць. При цьому одна з таблиць вважається головною, а інша – зв'язаною. Головна таблиця бере участь в зв'язку своїм ключовим полем (назва цього поля на схемі даних відображається напівжирним шрифтом).
Зв'язок між таблицями дозволяє або виключити можливість видалення або зміни даних в ключовому полі головної таблиці, якщо з ним пов'язані які-небудь поля інших таблиць, або зробити так, що при видаленні або зміні даних в ключовому полі головної таблиці відбудеться видалення або зміна відповідних даних в полях зв'язаної таблиці.
Робоче завдання
Завдання 1
Створити базу даних ВІДДІЛ КАДРІВ, помістивши в неї три таблиці: СПІВРОБІТНИК, СКЛАД СІМ'Ї і ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, що містить інформацію про співробітників підприємства. Таблиці будуть зв'язані між собою таким чином: таблиця СПІВРОБІТНИК з таблицею СКЛАД СІМ'Ї зв'язуються по полю Ідент код, а з таблицею ШТАТНИЙ РОЗКЛАД – по полю Посада.
Завантажити Microsoft Access, виконавши дії: Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Office Access (або клацнути на відповідній піктограмі).
Для створення нової бази даних (БД) виконати такі дії:
У вікні Microsoft Access виконати команду Файл Создать або клацнути відповідну піктограму.
У полі Создание в правій частині вікна клацнути на рядку Новая база данных.
З’явиться
вікно
Файл
новой базы данных.
В цьому вікні
в
полі Папка
вибрати
і відкрити
по вказівці викладача папку,
в якій створюватиметься нова
БД.
Потім в поле Имя
файла
ввести
ім'я створюваної БД ВІДДІЛ КАДРІВ і
клацнути
по кнопці
.
На екрані з'явиться БД ВІДДІЛ КАДРІВ, у вікні якої треба вибрати режим роботи Таблицы і клацнути на рядок Создание таблицы в режиме конструктора.
Завдання 2
Створити структуру таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, включивши в неї вказані поля і вибравши для них відповідні типи.
У вікні Конструктора таблиц заповнити відповідні розділи: Имя поля, Тип данных, Описание.
У розділі Тип данных для зміни типу розкрити вікно вибору типу, клацнувши по кнопці розкриття списку, потім клацнути в рядку, що містить відповідний тип. При цьому в нижній частині екрану в розділі Свойства поля з'явиться інформація про даний тип поля. При необхідності туди можна вносити зміни, для чого потрібно клацнути у відповідному рядку, вилучити попереднє значення і увести нове.
Наприклад: для створення поля № по порядку в стовпець Имя поля вводимо НПП, потім переходимо в стовпець Тип данных за допомогою клавіші Tab, розкриваємо список типів клацанням по стрілці і вибираємо тип Числовой. Після чого в розділі Свойства поля на вкладці Общие встановлюємо розмір поля Длинное целое. Всі інші властивості встановлення значень яких не передбачено, залишаються такими які вони мають по замовчуванні в БД. Для цього поля інші властивості не змінюються. Тепер можна перейти до створення наступного поля.
Відомості про характеристики полів таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД наведені в табл.1.1.
Таблиця 1.1 – Склад та характеристика полів таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД
Назва поля |
Ім'я поля |
Характеристика поля |
|
Тип даних |
Властивості |
||
№ по порядку |
НПП |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
назва підрозділу |
Назв підр |
текстовий |
30 символів, обов’язкове |
посада |
Посада |
текстовий |
15 символів. обов’язкове |
кількість штатних одиниць |
Кіл од |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
посадовий оклад |
Оклад |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
фонд заробітної платні за місяць |
ФЗПМ |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
фонд заробітної платні на рік |
ФЗПР |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
Після створення структури таблиці необхідно задати ключове поле. Як ключове поле вибрати поле Посада. Для створення ключового поля виділити поле, для чого клацнути зліва від імені поля на смузі виділення. Потім виконати команди Правка Ключевое поле або клацнути по піктограмі Ключевое поле. Зліва від імені поля з'явиться зображення ключа.
Після
створення структури таблиці необхідно
зберегти її, виконавши команди Файл
Сохранить
або Сохранить
как...
У вікні Сохранение
ввести ім'я створеної
таблиці: ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, потім –
клацнути
.
Таблиця буде збережена в БД ВІДДІЛ
КАДРІВ.
Завдання 3
Аналогічним чином створити структуру таблиці СПІВРОБІТНИК.
Відомості про поля таблиці СПІВРОБІТНИК наведені в табл. 1.2.
Таблиця 1.2 – Склад та характеристика полів таблиці СПІВРОБІТНИК
Назва поля |
Ім'я поля |
Характеристика поля |
|
Тип даних |
Властивості |
||
ідентифікаційний код |
Ідент код |
текстовий |
10 символів, обов’язкове |
прізвище |
Прізвище |
текстовий |
20 символів, обов’язкове |
ім'я |
Ім'я |
текстовий |
15 символів, обов’язкове |
по батькові |
По батькові |
текстовий |
15 символів обов’язкове |
стать |
Стать |
текстовий |
1 символ, необов’язкове |
дата народження |
Дата нар |
дата/час |
маска вводу 00.00.0000, необов’язкове |
місце народження |
Місце нар |
текстовий |
15 символів, необов’язкове |
освіта |
Освіта |
текстовий |
15 символів, обов’язкове |
посада |
Посада |
майстер підстановок |
15 символів, індексоване, допускається збіг обов’язкове |
стаж роботи |
Стаж роботи |
числовий |
довге ціле, обов’язкове |
сімейний стан |
Сім стан |
текстовий |
11 символів необов’язкове |
дата зарахування на роботу |
Дата зар |
дата/час |
маска вводу 00.00.0000, необов’язкове |
телефон |
Тел |
текстовий |
8 символів, необов’язкове |
домашня адреса |
Адреса |
поле МЕМО |
необов’язкове |
Для поля
Посада доцільно
вибрати тип Мастер
подстановок. Це дозволить
полегшити заповнення даними для цього
поля. Після вибору типу Мастер
подстановок відкриється
перше діалогове вікно Создание
подстановки. В цьому
вікні вибирається спосіб, яким стовпець
підстановки набуде свої значення: з
таблиці або запиту. Потім треба клацнути
по кнопці
У наступному діалоговому вікні вибирається
таблиця ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, що містить
стовпець підстановки. Потім також
клацнути по кнопці
.
У наступному вікні вибирається поле
Посада,
що використовується як стовпець
підстановки, яке клацанням по кнопці
переноситься у вікно Выбранные
поля, після чого знов
клацнути по кнопці
.
У наступному вікні у разі потреби
задається порядок сортування списку
записів стовпця підстановки, клацнути
по кнопці
.
Наступне вікно дозволяє змінити ширину
стовпця підстановки. Клацнути по кнопці
.
З'явиться повідомлення про те, що перед
створенням зв'язку необхідно зберегти
таблицю. Для цього клацнути по кнопці
і зберегти таблицю під ім'ям СПІВРОБІТНИК.
При збереженні буде запропоновано
створити ключові поля. Слід відмовитися
від створення ключових полів, для чого
клацнути на кнопці
.
У розділі Тип данных
буде вказаний тип Текстовий,
тобто тип, відповідний типу поля
підстановки з таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД.
Закінчити створення структури таблиці СПІВРОБІТНИК.
Як ключове вибрати поле Ідент код.
Поле Посада вибрати як індексоване. Для цього в розділі Свойство поля вибрати рядок Индексированное поле, клацнути по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Да (Допускаются совпадения).
Закрити вікно структури таблиці СПІВРОБІТНИК і зберегти при цьому таблицю із змінами клацанням по кнопці .
Завдання 4
Створити структуру таблиці СКЛАД СІМ'Ї (див. табл. 1.3).
Таблиця 1.3 – Склад та характеристика полів таблиці СКЛАД СІМ'Ї
Призначення |
Ім'я поля |
Характеристика поля |
|
Тип даних |
Властивості |
||
ідентифікаційний код |
Ідент код |
майстер підстановок |
10 символів, обов’язкове |
відношення |
Відношення |
текстовий |
10 символів, необов’язкове |
прізвище |
Прізвище |
текстовий |
20 символів, обов’язкове |
ім'я |
Ім'я |
текстовий |
15 символів, обов’язкове |
по батькові |
По батькові |
текстовий |
15 символів, обов’язкове |
рік народження |
Дата нар |
дата/час |
маска вводу 00.00.0000, обов’язкове |
При створенні поля Ідент код як стовпець підстановки використовувати поле Ідент код з таблиці СПІВРОБІТНИК.
Поле Ідент код вибрати як індексоване поле. Для цього в розділі Свойство поля вибрати рядок Индексированное поле, клацнути по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Да (Допускаются совпадения).
Завдання 5
Заповнити даними створені структури таблиць.
Заповнення таблиць доцільне починати з таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД (див. табл. 1.4), оскільки поле Посада цієї таблиці використовується як стовпець підстановки для заповнення відповідного поля таблиці СПІВРОБІТНИК.
Таблиця 1.4 – Таблиця ШТАТНИЙ РОЗКЛАД
Нпп |
Назв підр |
Посада |
Кіл од |
Оклад |
ФЗПМ |
ФЗПР |
1 |
дирекція |
бухгалтер |
2 |
230 |
460 |
5520 |
2 |
дирекція |
гол.бухгалтер |
1 |
430 |
430 |
5160 |
3 |
дирекція |
директор |
1 |
530 |
530 |
6360 |
4 |
сл. управління |
диспетчер |
1 |
100 |
100 |
1200 |
5 |
сл. управління |
інженер по ТБ |
1 |
150 |
150 |
1800 |
6 |
дирекція |
гол. інженер |
1 |
430 |
430 |
5160 |
7 |
дирекція |
заст.директора |
1 |
500 |
500 |
6000 |
8 |
сл. перевезень |
методист |
2 |
200 |
400 |
4800 |
9 |
дирекція |
начальник ВК |
1 |
150 |
150 |
1800 |
10 |
сл. перевезень |
водій |
4 |
350 |
1800 |
21600 |
11 |
сл. управління |
статистик |
1 |
100 |
100 |
1200 |
12 |
сл. управління |
лікар |
1 |
150 |
150 |
1800 |
У
вікні Бази
даних
вибрати
потрібну таблицю і клацнути
по кнопці
або двічі клацнути
на значку потрібної таблиці.
На екрані з'явиться структура БД в табличному вигляді.
Заповнення проводиться по записах, тобто вводиться інформація для всього рядка цілком.
Після заповнення першого рядка слідом за ним з'явиться новий порожній рядок.
Після заповнення таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД слід заповнити таблицю СПІВРОБІТНИК (див. табл.1.5), оскільки дані поля Ідент код з таблиці СПІВРОБІТНИК використовуватимуться при заповненні таблиці СКЛАД СІМ'Ї як стовпець підстановки.
Для заповнення поля МЕМО в таблиці СПІВРОБІТНИК натиснути комбінацію клавіш SHIFT+F2, заздалегідь встановивши курсор в полі МЕМО. Після введення або редагування даних в цьому вікні клацнути по кнопці .
Для заповнення даними поля Посада в таблиці СПІВРОБІТНИК використовувати список поля підстановки, розкриваючи його клацанням миші по кнопці розкриття списку. Вибір потрібної посади проводиться клацанням миші у відповідному рядку.
Аналогічно заповнюється даними поле Ідент код в таблиці СКЛАД СІМ'Ї (див. табл. 1.6).
Таблиця 1.5 – Таблиця-об'єкт СПІВРОБІТНИК
Ідент код |
Прізвище |
Ім'я |
По батькові |
Стать |
Дата нар. |
||
1314152347 |
Старченко |
Світлана |
Борисівна |
ж |
22.04.43 |
||
1545678990 |
Архипов |
Сергій |
Іванович |
ч |
23.03.49 |
||
1624790203 |
Круговий |
Геннадій |
Іванович |
ч |
22.04.45 |
||
1748576413 |
Царьова |
Ганна |
Миколаївна |
ж |
30.07.50 |
||
1934789231 |
Каменева |
Тетяна |
Дмитрівна |
ж |
24.06.59 |
||
1955443781 |
Безрідний |
Володимир |
Михайлович |
ч |
05.09.53 |
||
2014654788 |
Садчиков |
Аркадій |
Вікторович |
ч |
10.01.57 |
||
2055894321 |
Бронзов |
Станіслав |
Іванович |
ч |
12.11.60 |
||
2178943214 |
Мапошенко |
Юрій |
Миколайович |
ч |
21.11.64 |
||
2200987654 |
Коваль |
Олександра |
Миколаївна |
ж |
31.03.65 |
||
2233668943 |
Строков |
Олег |
Вікторович |
ч |
05.08.65 |
||
2314743296 |
Бородулін |
Андрій |
Васильович |
м |
31.12.69 |
||