До складу бібліографічного опису належать такі зони:
1.Зона назви і відомостей про відповідальність; 2.Зона видання; 3.Зона специфічних відомостей; 4.Зона вихідних даних; 5.Зона фізичної характеристики; 6.Зона серії;7.Зона приміток; 8.Зона стандартного номеру та умов доступності.
В свою чергу зони складаються з елементів, котрі розділяються на факультативні та обов’язкові. Набір факультативних елементів визначають організації, які здійснюють бібліографування. У державних бібліографічних покажчиках подаються найбільш повно факультативні елементи. Можна не подавати їх у списках джерел до наукових робіт. Щодо обов’язкових, то вони зазначаються в усіх, без винятку, описах.
Пунктуація
Перед кожною зоною ставлять крапку, проміжок та тире (крім першої). Крапку і тире змінюють крапкою наприкінці попередньої зони, в тому разі, коли ця зона починається з абзацу, виділена поліграфічним способом чи відступом. Пунктуація у бібліографічному описі виконує функції:
звичайних розділових знаків;
умовних розділових знаків (за термінологією нового стандарту — знаки приписної пунктуації). Ставляться між зонами бібліографічного опису та їх елементами. Виконують розпізнавальну функцію елементів та зон.
Для кожної зони визначене основне (прописне) джерело інформації. Джерело, що вміщує основні вихідні дані (титульний аркуш, наклейнка, титульний екран, етикетка тощо) є основним. Відомості, що запозичені з інших джерел, пишуть у квадратних дужках. Слід враховувати, що елементи розташовані в одній зоні, які подаються в квадратних дужках, пишуть в одній спільній квадратній дужці. Але існує виняток – елемент «загальне позначення матеріалу»(він завжди подається в окремих квадратних дужках). Коли суміжні елементи відносяться до різних зон, у квадратні дужки беруть кожен елементи.
Мова бібліографічного опису повинна відповідати джерелу (мові вихідних відомостей документа). В усіх елементах при складанні опису застосовуються скорочення. Однак, потрібно пам’ятати, що не скорочуються: • назви (основна, альтернативна, паралельна, інші назви видання, назви серій та підсерій); • елемент «Загальне позначення елементу»; • відомості, що належать до назви, коли вони складаються з одного слова: словник, посібник, підручник. Скорочення повинні відповідати вимогам ДСТУ 3582 – 97.
При складанні бібліографічного опису необхідно дотримуватися певних вимог:
Точність — усі бібліографічні відомості мають відповідати даним документа;
Повнота — повний набір даних, що допомають встановити відмінність документа від інших подібних;
Єдність опису — склад відомостей, форма і послідовність мають бути стабільними;
Стислість, оскільки бібліографічні описи вміщають на невеликій площі;
Зрозумілість і чіткість.
Види бібліографічного опису
Залежно від об’єкту, на який необхідно скласти бібліографічний опис, виділять 3 види описів: монографічний, аналітичний, зведений. Монографічний складають на окремо виданий документ (книгу, карту). Аналітичний складають на частину документу (статтю, главу, розділ). Його укладають під узагальнюючою назвою, яку приймають за основну. У відомостях, що стосуються назви, зазначають характеристику описаної групи статей чи матеріалів: статті, доповіді,відгуки, дискусії. Зведений складають на багатотомне серіальне або продовжене видання. В залежності від повноти набору елементів, бібліографічний опис буває: короткий, розширений, повний.
Короткий — це опис, який складається тільки з обов’язкових елементів (основна назва, порядковий номер видання, місце та рік випуску видання, обсяг). Короткий опис найбільш підходить для бібліографічних посилань, які допомагають читачу знайти об’єкт опису в бібліотеці.
Розширений — з обов’язкових та деяких факультативних елементів. Він застосовується при книжкових і статейних бібліографічних списках і покажчиках.
Повний — складається з обов’язкових та усіх факультативних елементів.