7 Управление документацией по менеджменту

7.1 Процедура управления документацией по менеджменту, разрабатываемой в соответствии с разделами 8-15 настоящего стандарта предусматривает использование следующих средств:

• идентификацию документа;

• проверку документов на адекватность до их выпуска;

• выпуск, введение в действие и внесение в соответствующий Перечень действующей документации;

• анализ и актуализацию, по мере необходимости, утверждение изменений документа;

• обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотренного документа;

• обеспечение наличия действующих документов в местах их применения;

• обеспечение сохранности документов;

• предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

Документы внешнего происхождения учитываются и рассылаются пользователям после соответствующего решения директора секретарем.

2. Процедура управления записями включает в себя следующие средства:

• идентификацию документа для записей названием, шифром (форма и т.п.);

• регистрацию данных в документе (оформление записей);

• сбор зарегистрированных записей для проведения анализа данных;

• анализ данных;

• сохранение документации с зарегистрированными данными;

• восстановление записей (при необходимости).

Формы документов для записей приводятся в РК, СТО, Положениях, Инструкциях, документах по отчетности, Каталогах, базах данных, Перечнях и т.п. в виде отдельных документов, журналов, либо хранятся в памяти ЭВМ в виде папок, файлов.

Данные на бумажных носителях подтверждаются подписью ответственного исполнителя.

Требования к записям (зарегистрированным данным):

• должны быть легко читаемы;

• относиться к конкретному виду продукции или проводимой работе;

• иметь наглядную форму отражения.

Достоверность собранных данных и надлежащее их оформление являются обязательными условиями данной процедуры.

7.3 Сбор и регистрация данных по качеству проводится для:

• подтверждения достижения требуемого качества;

• оценки реального состояния и динамики качества;

• проведения анализа и определения причин несоответствий;

• оценки результативности и эффективности мер по обеспечению качества.

Документы и записи, используемые в СМК в области качества, включая пункты стандарта СТБ ISO 9001, приведены в Перечне документации и записей по качеству (приложение Б), составляемом методистом и утверждаемом директором. Перечень

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО 840-СМК-4.2-2010

Раздел 7 с. 11

Подп.

размещается на диске Д папка «СМК». Перечень актуализируется по мере необходимости.

7.4 Сбор и регистрация данных по управлению персоналом и социальному менеджменту проводится для:

• подтверждения выполнения национального законодательства по труду;

• получения оперативной информации для управления;

• выполнения требований стандарта SА 8000 и принципов Глобального договора ООН (в т.ч. составление отчета по социальной ответственности по стандарту GRI).

Документы и записи, используемые в СМК в области управления персоналом, приведены в:

- Перечне действующих положений и должностных инструкций, составляемом инспектором по кадрам;

- Перечне программ обучения, составляемом методистом;

- номенклатуре дел организации.

Эти Перечни утверждаются директором. Перечни актуализируются по мере необходимости. Перечни размещаются диске Д папка «СМК».

7.5 Лицами, ответственными за организацию работ по регистрации и сбору данных, являются заместители директора и заведующие отделений.

Сбор, регистрация и обработка данных производится обученным квалифицированным персоналом.

Перед проведением работы по сбору и регистрации данных ответственные лица должны дать исполнителю четкое разъяснение по виду, объему и форме записей, а также месту регистрации данных.

7.6 В практической деятельности в организации применяются как подлинники документов, так и их копии.

7.7 Сохранение документации с зарегистрированными данными и их архивирование регламентировано в разделе 15.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 8 с. 12

Подп.