Сбор данных – деятельность, посредством которой ответственные исполнители осуществляют отбор данных из первичных документов;

Стандарт организации – технический нормативно-правовой акт (ТНПА), разработанный в процессе стандартизации на основе согласия большинства заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации, устанавливающий способ осуществления деятельности;

Техническое нормирование – деятельность по установлению обязательных для соблюдения технических требований, связанных с безопасностью продукции, процессов ее разработки, производства, эксплуатации (использования), хранения, перевозки, реализации и утилизации или оказания услуг;

Управление записями – это комплекс организационно-технических мероприятий, осуществляемых с целью систематического получения достоверной и своевременной информации для обеспечения возможности принятия эффективных решений, направленных на улучшение деятельности и ее результатов;

Хранение – деятельность, посредством которой ответственные исполнители выполняют мероприятия по сохранению документов с зарегистрированными данными о качестве в течение определенного времени на том или ином носителе информации;

Цели в области менеджмента – то, чего добиваются, или к чему стремятся в менеджменте;

Целевые значения показателей – количественные выражения уровня, которому должен соответствовать тот или иной показатель.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 5 с. 7

Подп.

5 Область применения

5.1 Настоящий стандарт устанавливает документально оформленную процедуру разработки, оформления, введения в действие, изменения, отмены документации СМК в соответствии с требованиями СТБ ISO 9001, SA 8000, ISO 26000, Модели совершенства EFQM:

• политики в области качества;

• целей менеджмента;

• процессов СМК;

• руководства по качеству;

• стандартов организации (СТО),

• положений (П);

• инструкций (И);

• управления документами и записями;

• обеспечения сохранности документов и записей.

5.2 Организационно-распорядительная документация, применяемая в организации, оформляется в соответствии с СТБ 6.38. Делопроизводство в организации осуществляется в соответствии с Инструкцией по ведению делопроизводства в ГУО «ЖМТ», утвержденной приказом директора.

5.3 Документы внешнего происхождения, необходимые для планирования и функционирования СМК указываются в Перечнях действующей документации с соответствующей идентификацией (оригинальное название и т.п.)

5.4 Настоящий стандарт разработан впервые.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 6 с. 8

Подп.

6 Общие положения

6.1 В соответствии с Законом Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации» дирекция и методист в рамках своих полномочий осуществляют в организации техническое нормирование и стандартизацию.

Объектом стандартизации в условиях учебного заведения являются нормы и правила в области организации учебного и воспитательного процессов, процедуры системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов СТБ ISO 9001, ISO 26000, SA 8000, Модели делового совершенства EFQM.

6.2 Результатом проведенной стандартизации является выпуск и введение в действие идентифицированных документов СМК, поддержание их в рабочем состоянии.

6.3 Иерархия и взаимосвязь документов СМК приведена в приложении А.

Порядок разработки и управления документами установлен настоящим стандартом.

6.4 Записи являются частью документации СМК, в которых содержатся объективные доказательства соответствия требованиям в т.ч.:

• результативности функционирования СМК и отдельных ее составляющих;

• выполнения требований к качеству образовательных услуг;

– соблюдения законодательства по охране труда, промышленной безопасности;

• выполнения требований по охране окружающей среды и промышленной санитарии;

• выполнения ожиданий заинтересованных сторон;

• функционирования процессов, затрагивающих различные аспекты, в т.ч. экологические;

• достижения запланированных целей;

• постоянных улучшений.

Записи должны быть четкими, легко идентифицируемы и достигнуты.

Записи могут быть на бумажных и/или электронных носителях.

Записи на бумажных носителях вносятся в документы установленной формы и подтверждаются подписью исполнителя.

Использование записей осуществляется в рамках реализации одного из восьми принципов менеджмента качества – «принятие решений, основанных на фактах».

Записи могут быть предоставлены заинтересованным сторонам с целью оценки функционирования СМК или ее составляющих.

6.5 Документы СМК, включая записи, должны быть разборчивы, быстро находимы, сохраняться в условиях, исключающих их порчу и утерю.

6.6 Текущий статус документа определяется утвержденным текстом контрольного экземпляра документа на бумажном носителе, который вносится в электронную базу организации, находящуюся на диске Д папка «Система менеджмента качества». Документ также вносится в Перечень действующей документации ПД ГУО «ЖМТ».

«Перечень» ежегодно разрабатывается методистом, утверждается директором и вносится в электронную базу на диске Д папка «Система менеджмента качества». Контрольный экземпляр «Перечня» хранится у методиста до его замены.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 6 с. 9

Подп.

Перечень состоит из титульного листа, листа содержания и ревизий. Образцы титульного листа, листа содержания и ревизий приведены в приложении Б.

Перечень идентифицируется следующим образом:

• ПД – перечень документации;

• ЖМТ – аббревиатура названия организации;

• СМК – система менеджмента качества.

Каждый лист Перечня в верхней части страницы имеет колонтитул, в котором указывается:

• аббревиатура названия организации;

• система менеджмента качества;

• шифр;

• номер страницы;

• дата разработки перечня или ревизии к нему;

• подпись ответственного лица, курирующего ведение ПД.

Ревизию «Перечня» проводят по мере необходимости при внедрении новых документов, их отмене, а также при внесении изменений в действующие документы путем замены листа с отметкой в листе ревизии.

6.7 Для обеспечения удобства текущего хранения документов и извлечения для работы действующая документация СМК на бумажных носителях хранится в нумерованных и идентифицированных названием папках. Ответственный за ведение документации составляет и подписывает перечень папок и перечень документов, содержащейся внутри папки.

6.8 Изменения в документацию рассматриваются и утверждаются в том же порядке, что и первоначальные документы.

6.9 Недействующую документацию изымают из обращения ответственные за деятельность или ведение документации после получения информации об ее отмене (замене) и после каждой ревизии.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 7 с. 10

Подп.