13 Порядок разработки положений и инструкций организации

13.1 Положение, инструкция являются локальным нормативным документом, регулирующим определенную область производственно-хозяйственной деятельности.

Положения, инструкции, на которые делаются ссылки в СТО, относятся к рабочим документам СМК.

13.2 Положения, инструкции разрабатываются на основании действующего законодательства, типовых документов, производственного опыта сотрудниками организации, имеющими для этого полномочия.

13.3 Текст Положения, инструкции разбивается на разделы. Разделы должны иметь заголовки, порядковую нумерацию и обозначаться арабскими цифрами.

Рекомендуется следующая структура Положения, инструкции:

• титульный лист (приложение Е);

• содержание и лист ревизий;

• область применения;

• разделы, регулирующие определенную область производственно-хозяйственной деятельности;

• взаимоотношения с другими структурными подразделениями завода и сторонними организациями;

• ответственность;

• лист согласований;

• приложения (при необходимости).

На титульном листе указывается шифр документа:

• П – положение;

• ХХХ – аббревиатура оргнизации;

• ХХХ – порядковый номер регистрации;

• 200_ – год издания.

Каждая страница Положения, инструкции (кроме титульного листа) имеет в верхней части колонтитул, включающий:

• аббревиатуру завода;

• название документа;

• номер раздела и страницы;

• подпись разработчика и дату.

Пример рекомендуемого оформления титульного листа Положения, инструкции приведен в приложении Е.

13.4 Положения, инструкции разрабатываются уполномоченным специалистом, согласовываются с заинтересованными сторонами и утверждаются директором организации. Разработчик следит за актуальностью документа и, при необходимости, проводит его ревизию.

13.5 Утвержденное Положение, инструкция регистрируется у методиста. Оригинал хранится у разработчика. Положения, инструкции вводятся в действие приказом директора. Действие Положения, инструкции также отменяется приказом директора.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 13 с. 23

Подп.

.

13.6 Для работы специалистов в соответствии с введенным в действие и зарегистрированным Положением, инструкцией, его копии рассылаются секретарем директора.

13.7 Выполнение требований Положения, инструкции контролируется дирекцией и при внутренних аудитах.

13.9 Архивирование и хранение Положений и инструкций осуществляется в соответствии разделом 14 настоящего стандарта и номенклатурой дел.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качеств СТО ЖМТ-СМК-4.2-200

Раздел 14 с. 24

Подп.

14 Хранение, архивирование и уничтожение документов по менеджменту

15.1 Подлинники и копии документов с данными, образующиеся в процессе деятельности организации в течение учебного года, хранятся ответственными лицами в нумерованных папках с документами.

15.2 Архивирование, хранение и уничтожение документов с данными осуществляется аналогично другим документам в соответствии с:

• законом Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах Республики Беларусь»;

• основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь;

• типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих архивированию;

• номенклатурой дел, утвержденной директором.

Работа архива регламентирована «Положением об архиве».

Формы номенклатуры дел и описей документов приведены в Инструкции по ведению делопроизводства.

15.3 Подлинники (оригиналы) документов, ответственные за их хранение, указываются в Перечнях документации и записей в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта или номенклатуры дел. Сроки хранения подлинников документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих архивированию

Необходимость хранения копий других документов с записями, сроки и места их хранения определяет экспертная комиссия, созданная директором организации.

Председатель экспертной комиссии контролирует внесение в номенклатуру дел документов СМК, подлежащих хранению и архивированию.

15.4 В соответствии с «Положением о постоянно действующей экспертной комиссии» и «Положением об архиве» приказом директора назначается председатель и члены экспертной комиссии для организации и проведении работ по определению ценности документов.

15.5 Документация хранится в специально отведенных местах, определенных директором, в папках, сброшюрованных книгах или на дискетах, исключающих возможность их повреждения и порчи, нанесения ущерба или потери. Место хранения идентифицируется надписью «место хранения документов».

15.6 Состояние дел по хранению документов по качеству проверяется при проведении внутренних аудитов.

ГУО «ЖМТ»

Система менеджмента качества СТО ЖМТ-СМК-4.2-2010

Раздел 15 с. 25

Подп.