5.4 Кроки для здійснення подачі інформації керівнику

Зрозуміти схему внутрішніх дій керівника надзвичайно складно. Вона залежить від ситуації і керівника. Тут без психології не обійтись. Наприклад, з окремої проблемної ситуації, поставщик інформації може покращити розуміння схеми аналітичних, синтетичних і оціночних дій керівника в наступному покроковому порядку:

• визначте та ідентифікуйте у своїй свідомості та на папері проблемну ситуацію. Це робиться шляхом опису зовнішніх, а потім і внутрішніх, по відношенню до цієї ситуації, факторів. Факторів може бути близько ста. Наприклад, факторами, які описують ситуацію, можуть бути: "ріст доходів соціальної групи", "зменшення інфляції" і т. д.

• покажіть цей опис Керівнику в такій формі, яка відповідає його стилю сприйняття інформації та може привернути його увагу. Оцініть, чи буде Керівник працювати з вами по цій ситуації. Якщо "Ні", то шукайте іншу схему підходу; якщо "Так", то переходьте до наступного кроку запропонованого порядку.

• якщо контакт з Керівником встановлений, необхідно в зрозумілій для нього формі попросити його сформулювати зовнішні та внутрішні цілі розвитку ситуації. Бажано зрозуміти наміри Керівника, зрозуміти те, що він хоче зробити. Якщо не вдається визначити його наміри, залиште цю спробу до кращого моменту, а поки переходьте до наступного кроку.

• оцініть, з виділених на першому кроці факторам "поведінку" ситуації, визначте динаміку її розвитку. Організуйте контроль цього розвитку (інформаційне спостереження, проблемний моніторинг). Для реалізації цих процедур також необхідно знати цілі. Адже "поведінка" ситуації – це вже спосіб досягнення цілі. Якщо цілі Керівником ще не сформульовані, необхідно сформулювати тимчасові цілі самому, і співвіднести динаміку розвитку ситуації з цими цілями.

• оцініть всіма доступними інформаційно-аналітичними прийомами (моделювання, фокус-група та ін.), чи прийнятні та допустимі сформульовані цілі при наявних ресурсах. Покажіть ці результати Керівнику. Запитайте його, якщо це доречно, про наявність в нього більш надійних способів досягнення цілей.

• проведіть інформаційно - аналітичне дослідження (на це потрібен час) та розробіть (синтезуйте) три нових способи досягнення цілей з врахуванням наявних внутрішніх ресурсів та можливостей, що надаються.

• проаналізуйте та оцініть, чи зможе ситуація розвиватись за одним із запропонованих шляхів під впливом управлінських рішень. Підготуйте проект інформаційно – аналітичної записки по кожному із альтернативних рішень (це синтез).

• проведіть екологічну перевірку кожного проекту рішення. Оцініть, які будуть перешкоди на шляху по реалізації кожного із цих рішень зі сторони навколишнього середовища, опозиції, зацікавлених організацій. Покажіть цю інформацію Керівнику для прийняття рішення. Якщо рішення не буде прийняте, то повертайтесь до кроку 2.

Особливе місце у цьому організаційно-інформаційному процесі займають процедури аналізу інформації, Без аналізу інформація "не дотягує" навіть до рівня знань.

Запитання для самоперевірки:

19. Назвіть класи завдань управлінської діяльності.

20. Як класифікують працівників офісу відповідно до виконуваних ними завдань.

21. Назвіть психологічні критерії добору інформації.

22. У чому суть моніторингових, ініційованих і кумулятивних аналітичних досліджень.

23. У чому полягає необхідність і зміст експертних оцінювань при підготовці управлінських рішень?

24. У чому полягає суть інформаційного потоку?

25. В чому полягає роль інформаційної аналітики в системі управління?

26. Назвіть основні та специфічні функції керівника при управлінні різними процесами суспільного життя?

27. У якій послідовності слід надавати інформацію для керівника?