5. Хранение документов бухгалтерского учета

Согласно ст. 17 ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы в течении сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Постоянный срок хранения установлен:

• для бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности;

• для актов приемки и передачи недвижимости;

• для личных дел руководителей.

Срок хранения – 75 лет установлен:

• для лицевых счетов работников;

• для личных дел работников.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации. Если архив в структуре организации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их

постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Унификация и стандартизация документов

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Правительство РФ постановлением от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» возложило на Госкомстат России функции по разработке, утверждению и распространению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий, а также обязало Госкомстат и Минфин России опре делить порядок поэтапного введения в организациях независимо от форм собственности, осуществляющих хозяйственную деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации. Указанный порядок был утвержден постановлением Госкомстата и Минфина России от 29.05.98 г. и 18.06.98 г. № 57а/ 27-н.

В соответствии с этим порядком с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом по согласованию с Минфином России и другими федеральными органами исполнительной власти. Введение унифицированных форм первичной учетной документации в организациях на территории РФ как элемент учетной политики производится с начала финансового года и должно быть оформлено соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

За последние годы утверждено 10 постановлений Госкомстата об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации , в том числе:

• по учету труда и его оплаты; по учету основных средств и нематериальных активов; по учету материалов; по учету работ в капитальном строительстве (Постановлением Госкомстата России от 30.10.98 г. № 71а (с изменениями и дополнениями);

• по учету результатов инвентаризации; по учету кассовых операций (Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (с изменениями и дополнениями от 3 мая 2000 г).) по учету труда и его оплаты (Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1)

• и т. д.

Данные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Исключение отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Унифицированные документы — это типовые документы, утвержденные в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями.

Стандартизация документов — установление одинаковых, стандартных размеров для типовых документов, что позволяет сократить расход бумаги на изготовление документов, упрощает их обработку и хранение.