Основы бухгалтерского учета Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Изучив данную тему, Вы узнаете:

• об документации хозяйственных операций, их экономическом и юридическом значении;

• об классификации документов;

• об основных требованиях, предъявляемых к первичной учетной документации;

• о о документообороте в бухгалтерском учете и его основных этапах;

• о правилах хранения документов бухгалтерского учета;

Правила формирования документов и документооборота в бухгалтерском учете устанавливают следующие нормативные документы:

: Федеральный закон РФ от 21.11.1996г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)

Приказ МФ РФ от 29.07.98г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (пункты 12-18).

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. № 105

ПОВТОРИТЕ

Прежде чем приступать к изучению данного вопроса повторите тему «Предмет и метод бухгалтерского учета», вспомните об элементе бухгалтерского учета - документация.

Изучите ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете»

1. Документация хозяйственных операций, их экономическое и юридическое значение.

В бухгалтерском учете первичная регистрация хозяйственных операций осуществляется как методом сплошного непрерывного учета, так и в специальных носителях информации — документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Этот способ ведения бухгалтерского учета получил название документации.

Документация — способ сплошного и непрерывного наблюде­ния за фактами хозяйственной деятельности организации и их регистрация в специальных носителях информации — документах. Бухгалтерский (первичный учетный) документ — это письмен­ное свидетельство (доказательство), что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Первичный учетный документ уста­навливает материальную ответственность работников предприятий за доверенные им ценности, а также удостоверяет состояние рас­четов предприятия с другими организациями и лицами.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основании первичных документов, информация из них переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Информация о хозяйственных операциях не может быть принята к бухгалтерскому учету, если она не отражена в первичном учетном документе.

Правило, гласящее, что без документа нет записи на счетах, нарушаться не должно.

Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерских документах придает бухгалтерской информации, в том числе бухгалтерской отчетности, юридическую силу, так как отражаемые в системе бухгал­терского учета хозяйственные отношения одновременно являют­ся и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема/передачи материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информа­цию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Таким образом, придание информации юридической силы яв­ляется объективно необходимой закономерностью метода ведения бухгалтерского учета.

В условиях применения современ­ной вычислительной техники замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными не должна приводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

3. Классификация документов.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т. е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

• по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

• по времени составления: первичные, сводные;

• по объему информации: разовые, накопительные;

• по месту составления: внутренние, внешние;

• по структуре: табличные; анкетные; комбинированные;

• по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные.

По назначению Распорядительные документы — документы, в которых содержатся распоряжения, указания о выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся: распоряжения руководителей организаций и уполномоченных ими лиц на совершение хозяйственной операции (например, платежное поручение, приказ на командировку).

Распорядительные документы требуют составления оправдательных для того, чтобы данный факт хозяйственной деятельности получил отражение в учете.

Оправдательные (исполнительные) документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции. К ним относятся: приходные кассовые ордера, акты приемки материалов, акты приема-передачи или выбытия основных средств, документы о приемке от рабочих выработанной продукции и др.

Оправдательные (исполнительные) документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и правильность их оформления (кассиры, начальники цехов, мастера, кладовщики). Оправдательные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются, и затем принимаются к учету.

Комбинированные документы - документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными: расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты, авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.

Документы бухгалтерского исполнения составляются, если для записи хозяйственной операции нет других документов или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки бухгалтерии, ведомости распределения, мемориальные ордера.

По времени составления

Первичные (единичные) документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения.

Сводные документы обобщают показатели, взятые с первичных документов, путем соответствующей их группировки и систематизации. Это реестры, сводки, авансовые отчеты и др.

По объему информации

Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию в отдельности и составляются в один прием.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (за несколько приемов) путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К накопительным документам относятся, например, двухнедельные (месячные) наряды на работы, лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада.

По месту составления

Внешние документы поступают в организацию со стороны (от государственных органов, банков, налоговых служб, поставщиков, покупателей и прочих контрагентов). Эти документы составляются по типовым формам. Примерами таких документов могут служить платежные требования, платежные поручения, счета-фактуры поставщиков, выписки банков с расчетных и валютных счетов и др.

Внутренние документы создаются внутри организации.

По структуре документа.

При анкетной структуре реквизиты документа расположены, как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах.

При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке.

В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд по табличной.

По содержанию хозяйственных операций

Материальные документы — документы, которыми оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции, товаров и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления операций с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (расчетные чеки, платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения и др.).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам (счета на поставленные товарно-материальные ценности, счета-фактуры на их оплату, платежные поручения и др.).