Организация документооборота в организации

Работники производственных подразделений (начальники цехов, мастера, кладовщики, табельщики) и функциональных служб (работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, бухгалтерии) заполняют и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по этому графику. С этой целью каждому исполнителю вручают выписку из графика документооборота. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует представить.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Технология обработки учетной информации

Во исполнение п. 2.17 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» утв. МФ СССР № 105 от 29.07. 1983г. первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке

1. Проверка проводится по трем направлениям:

По форме — проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, соответствует ли документ форме, предусмотренной в альбомах унифицированных форм, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Арифметическая — проверка правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировка данных документов. Она контролирует подсчет итогов, правильность подсчета количественных и стоимостных показателей.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, логической увязки отдельных показателей, отраженных в данном документе.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учета по корреспондирующим счетам.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

2. Оценка документов в денежной форме означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях. Проставление расценки в документах носит название таксировки.

3. После определения стоимостных показателей в документах на каждом из них проставляется корреспонденция счетов (контировка).

4.. Информация из первичных учетных документов переносится в учетные регистры, там она систематизируется, т.е. записывается на счетах бухгалтерского учета. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность организации.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов.

Все папки, которые находятся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. В списке дел указываются:

— индекс дела (номера папок); номер состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии;

— наименование дела (заголовок);

— количество дел в папке (эта графа заполняется в конце года);

— срок хранения и номер папки по перечню;

— примечание, указывающее, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов.