Учебная ситуация Западный океанографический институт

Было уже 72° F, когда Астрид Янг припарковалась у Западного оке­анографического института (WOI). Диктор по радио напоминал о необходимости оставить побольше воды для домашних животных, потому что ожидалось повышение температуры выше 90° F. Янг подумала, что надо позвонить мужу и убедиться, что он оставил достаточно воды для их кота.

Янг уже выполнила на три четверти проект преобразования Microsoft NT. Но вчерашний день обернулся настоящей катастрофой, и она собира­лась во всем разобраться.

Астрид Янг

Астрид Янг — 27-летняя выпускница Западного государственного университета (WSU) со степенью бакалавра по управлению информационны­ми системами. После окончания университета она 5 лет работала в Evergreen Systems в Сиэтле, Вашингтон. Во время учебы в университете она работала неполный рабочий день с профессором по океанографии Ахмет Грин, создавая базы данных по индивидуальному заказу для проек­та, которым он руководил. Грин недавно был назначен директором WOI, и Янг была уверена, что именно благодаря своему прежнему опыту она по­лучила должность директора информационной службы (IS) в институте. Хотя она значительно теряла в зарплате, она была рада вернуться в альма-матер. Ее работа в Evergreen была очень серьезной и требовала много усилий. Продолжительный рабочий день и частые командировки создавали проблемы в семейной жизни. Она хотела найти нормальную работу. Кроме того, ее муж будет продолжать занятия в университете, чтобы получить степень МВА. Во время работы в Evergreen она занималась проектами решения проблемы Y2000 для серверов NT. Она была уверена в себе и имела необходимые технические знания, чтобы прекрасно справиться с работой.

Западный океанографический институт - независимая бюджетная научно-исследовательская организация, связанная с Западным государственным университетом. В нем работает приблизительно 60 сотрудников, занятых полный и неполный рабочий день. Они существуют на субсидии, предоставляемые для выполнения научно-исследовательской работы, пре­доставляемые Национальным научным фондом (NSF) и Организацией Объединенных Наций (ООН), а также частными компаниями. Обычно в работе сразу 7— 8 крупных проектов и 20—25 мелких. Треть научных сотрудников института преподает в университете и занимается своими собственными исследованиями в институте.

Первые четыре месяца в WOI

Янг проработала в институте 4 месяца, прежде чем приступила к проекту преобразования NT. Когда она пришла в институт, она постаралась познакомиться с различными людьми. Но, тем не менее, ее контакты были ограниченны. Она тратила большую часть времени на ознакомление с информационной системой WOI, подготовку персонала, решение непредвиденных проблем и планирование проекта преобразования. Она страдала аллергией к продуктам питания и поэтому воздерживалась от общих ланчей в близлежащих ресторанах. Она перестала посещать общие собрания, проводимые раз в 2 недели, чтобы уделять больше времени работе. Она посещала только те собрания, в повестке дня которых были вопросы, касающиеся ее работы.

В прошлом месяце система пострадала от вируса, внесенного через Интернет. Ей потребовалась неделя, чтобы восстановить систему. Но сервер под кодовым названием «Poncho» все время создавал проблемы, поскольку отключался без видимых на то причин. Вместо того, чтобы заменить его, она решила сохранить его до выхода новой версии системы NT. Ее работу часто прерывали вызовы сотрудников, которым требовалась немедленная помощь по различным компьютерным проблемам. Она 6ыла поражена компьютерной безграмотностью некоторых научных работников, и ей приходилось объяснять им основы электронной почты или базы данных. Она нашла время помочь в работе над проектом доценту Аманде Джонсон. Джонсон была единственным сотрудником, откликнувшимся на послание Янг по электронной почте о предоставлении сотрудниками IS помощи в работе над проектами. Янг создала виртуальный офис в Интернете, чтобы Джонсон могла сотрудничать с коллегами из Италии и Taиланда по научно-исследовательской работе, субсидируемой ООН. Ей хотелось бы уделять больше времени подобным проектам. У нее есть команда из 5 студентов факультета вычислительной техники, которые помогают ей неполный рабочий день. Сначала она не была уверена, какую работу можно поручать студентам, и пристально следила за тем, как они ее выполняют. Но скоро она поняла, что это умные и вполне компетентные работники, кото­рые стремятся приобрести опыт и сделать карьеру после окончания уни­верситета. Она призналась, что иногда у нее были с ними проблемы из-за их увлечения пирушками и компьютерными играми. Только один раз она вышла из себя, когда Саманта Эггертс не установила соответствующую систему защиты от вируса, которая предотвратила бы произошедшее разрушение системы. После этого она стала пристально следить за работой Са­манты, но та справлялась со всей работой. Они были похожи в отношении к работе.

Проект преобразования Microsoft NT

Янг заложила основы проекта преобразования NT еще во время свое­го интервью с директором при приеме на работу, заявив, что преобразование — это ее конек. Когда ее приняли на работу, она смогла убедить директора и его помощников в необходимости проекта, правда, не без труда. Некоторые помощники директора сомневались в необходимости еще одного преобразования после установки Windows-95 16 месяцев назад. Некоторые полагали, что лучше потратить эти деньги на установку централизованной системы кондиционирования в WIO. В конце концов, директор подписал проект, после того как она убедила его в том, что преобразование пройдет относительно безболезненно, и институт будет иметь реальную информационную систему.

По графику проект должен быть завершен за 8 недель и состоит из 4 основных этапов:

- установка сервера,

- установка сети,

- перенос данных

- и преобразование рабочей станции.

Проект должен быть завершен летом, поэтому студенты смогут работать над проектом полный рабочий день. Янг и ее студенческой команде сначала нужно закупить и установить 7 новых NT серверов. Затем они будут заниматься созданием новой локальной сети (LAN). Затем они перенесут данные на новую базу данных Oracle NT. И, наконец, они смогут преобразовать существующие 65 клиентских компьютеров в режим рабочих станций NT. Янг принимала активное участие в 4 подобных преобразованиях, когда работала в Evergreen Systems, и была уверена, что сможет выполнить проект без особых технических проблем. Она также была уверена, что это преобразование пройдет безболезненно для сотрудников института, потому что интерфейс NT похож на интерфейс Windows-95. Она понимала, что для успешного выполнения про­екта ее не должны отвлекать от работы. Она провела брифинг с персоналом, где обрисовала масштаб проекта и его значение для работы ин­ститута в целом. Она была разочарована, что не так много людей пришло на собрание. Одной из причин был скользящий график работ в WOI. Некоторые научные работники были «совами», которые предпочитали работать поздно вечером. Другие часто ездили в командировки. Она провела еще 2 брифинга, причем один — вечером. Явка оставляла желать лучшего.

Основное беспокойство у персонала вызывал простой по техничес­ким причинам, связанный с этими преобразованиями, а также будут ли работать программы и база данных, которыми они пользуются в настоящее время в новой системе. Янг заверила их, что технический простой будет выпадать на выходные, и об этом будет сообщено заранее. Их работа будет прервана всего на 2 часа, чтобы переключить их компьютеры на рабочую станцию. Она приложила усилия, чтобы проверить совместимость, и от­правила по электронной почте список программ, которые не смогут работать в системе NT. Проблему представляли специально написанные программы DOS v 2.1 или старые программы, не способные функционировать в новой NT. Она поручила одному студенту переписать и усовершенство­вать программу. Остальных сотрудников убедила перейти на использова­ние новых, улучшенных программ.

Янг отправила второе сообщение электронной почтой с просьбой почистить жесткие диски и избавиться от старых, вышедших из употребле­ния файлов, потому что новое программное обеспечение NT требует гораздо больше места, чем действующая система Windows-95. В некоторых случаях она заменила существующие накопители большими, чтобы избе­жать проблем в дальнейшем. Она разослала график преобразования рабочих станций по электронной почте, с тем, чтобы персонал мог выбрать наи­более подходящее время для подключения своих компьютеров. 70 % персонала откликнулось на ее просьбу, а с остальными она оговорила график преобразования по телефону.

Первые 6 недель проекта прошли относительно гладко. Серверы NT поступили вовремя и были установлены в соответствии с графиком. Запуск системы был задержан на 3 дня, так как начальник пожарной охраны решил проверить электропроводку раньше времени. Янг никогда не встре­чалась с ним раньше, и ее очень удивили его мелочные придирки. Им не удалось пройти проверку, и потребовалось еще три дня, чтобы кое-что пе­ределать. Слух о том, что они не прошли противопожарную проверку, распространился по институту. Кто-то даже прикрепил шутливую таблич­ку на дверь их офиса. Позже Янг узнала, что после недавнего пожара в го­роде начальник пожарной охраны получил предписание особенно тщатель­но проводить подобные проверки.

Для перевода данных на новую базу данных «Oracle» потребовалось несколько больше времени, чем планировалось, так как новая версия ока­залась несовместимой со старой. Это увеличило продолжительность про­екта еще на три дня. Проект вступал в четвертую, последнюю стадию — перевод клиентских компьютеров в режим рабочих станций NT. Ее пер­сонал на этом этапе должен был ликвидировать старую систему и устано­вить новое программное обеспечение на всех компьютерах в институте. По графику на каждый компьютер отводилось два часа, и в день нужно было обслужить 10 компьютеров, чтобы обеспечить соответствующую под­держку на случай, если что-то пойдет не так. Янг решила начать с офиса директора и сказала ему, что все идет по плану. Но вскоре стали возникать мелкие проблемы. Сначала часть персонала забыла, в какое время у них будет проходить переоборудование. Ее команде пришлось ждать, пока пер­сонал закончит работу, и они смогут начать подключение компьютера. По­том оказалось, что в некоторых компьютерах несовместимы драйверы, и команде потребовалось дополнительное время, чтобы скачать новые драй­веры из Интернета. И, кроме того, некоторые работники не сумели осво­бодить достаточно места для установки нового программного обеспечения NT. Большей частью команде приходилось работать вместе с персоналом, чтобы ликвидировать или свернуть ненужные файлы. Один раз Янг при­шлось самой решать, какие файлы ликвидировать. Это не вызвало особых проблем, поскольку на дисках были записаны компьютерные игры и ста­рые файлы Word Perfect. Дела стали осложняться на третий день, когда у одного из ее помощников Стива Стиллса обнаружили трещину запястья руки, и он не мог работать с компьютерами 2 недели.

В течение трех дней были подключены к NT только 22 компьютера. Янг отправила по электронной почте свои извинения за задержку остав­шимся пользователям и новый график переоборудования их компьюте­ров.

Вызов

Янг и ее команда усердно занимались подсоединением компьюте­ров к рабочей станции NT, когда ее срочно вызвали на собрание. Голос секретаря был напряженным, и Янг не знала, что происходит. Пока она собиралась, ее ассистент Эггерт сказала ей, что, возможно, проблемы с Web-сайтом института. Вчера она обнаружила, что некоторые кана­лы связи на страницах Web, созданные с использованием Netscape, не работают в Microsoft. Янг поинтересовалась, почему ей не сообщи­ли об этом раньше. Эггерт призналась, что она думала, что сумела ре­шить эту проблему вчера. Янг сказала, что они обсудят это, когда она вернется.

Когда она вошла в зал заседаний, то сразу поняла, что это не просто собрание. Директор приветствовал ее так: «Я рад, что вы нашли время встретиться с нами. Наше собрание превратилось в поток жалоб, связанных с вашим проектом переход на NT. Доктор Филлипс не может получить доступ к своим документам, потому что его файл с Word Perfect исчез таинственным образом. Геотермальная программа оценки доктора Симона также не работает. Сплошная неразбериха и с Web-сайтом, которым мы пользуемся для координации нашей исследовательской работы с институтом в Осло. Все жалуются на то, что график установки мешает работе. Я хотел бы знать, почему меня не проинформировали об этих проблемах. Эти ребята готовы повесить меня за то, что я одобрил ваш проект!».

1. Что вы ответите директору?

2. Какие ошибки, которые допустила Янг, привели к возникновению проблем в конце проекта?

3. Как можно было бы лучше провести переход на новую систему?

ПРИЛОЖЕНИЕ 9-1