Тема 3.2. Основні етапи та складові документообігу

Організація роботи із службовими документами як визначальний чинник ефективності управління. Сутність документообігу. Категорії установ залежно від обсягу документообігу. Порядок оброблення і проходження вхідних документів. Попередній розгляд документів, його основна мета. Реєстрування документів, принципи та форми реєстрування службових документів. Індексування документів, складові індексу. Автоматизоване реєстрування. Порядок оброблення і проходження вихідних документів. Порядок оброблення і проходження внутрішніх документів. Робота виконавців із документами. Організація контролю за виконанням документів. Типові та індивідуальні терміни виконання документів. Створення інформаційно-пошукових систем за документами установи.

Практичні завдання

1. Описати порядок обробки вхідних документів.

2. Описати порядок обробки вихідних документів.

3. Описати порядок роботи з внутрішніми документами.

4. Описати порядок створення інформаційно-пошукових систем в організації роботи з документами установ.

5. Описати особливості прийому, розгляду та реєстрування документів у будь-якій установі, вказати на рівень застосування інформаційних технологій.

Тема 3.3. Формування справ.

Правила формування справ. Особливості групування документів у справи та порядок їх розміщення у справі. Підготовка та передання справ до архіву установи. Оформлення справ. Нумерація аркушів справ. Складання внутрішнього опису документів справи. Складання засвідчувального напису справи. Оправлення справ. Оформлення обкладинок справ.

Практичні завдання

1. Узагальнити правила групування документів у справи.

2. Узагальнити правила оформлення справ.

Тема 3.4. Оперативне зберігання документів.

Тимчасове зберігання документів у структурних підрозділах установи. Підготовка справ до зберігання та використання. Експертиза цінності документів в установах. Принципи і критерії експертизи цінності документів. Складання та оформлення описів справ у діловодстві установи. Передання справ до архіву установи. Складання й оформлення річних розділів зведених описів справ установи та закінчених описів справ фонду загалом. Складання й оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Складання й оформлення опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання. Складання й оформлення опису справ з особового складу. Підготовка до передання на державне зберігання.

Практичні завдання

1. Описати порядок проведення експертизи цінності документів.

2. Описати, яким чином проводять описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу.

Самостійна робота студентів

1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

2. Програми для складання та редагування службових документів.

3. Робота з документами, що містять комерційну таємницю підприємства.

4. Опрацювати нормативно-правову базу документування управлінської інформації.

5. Оформити у вигляді таблиці “Державний класифікатор управлінської документації”.

6. Оформити та опрацювати схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 кутового бланка.

7. Оформити та опрацювати схему розташованості реквізитів і меж зон на форматі А 4 поздовжнього бланка.

8. Оформити та опрацювати форму журналу реєстрації вхідних документів.

9. Оформити та опрацювати форму журналу реєстрації вихідних документів.

10. Оформити та опрацювати форму журналу реєстрації внутрішніх документів.

11. Оформити та опрацювати форму внутрішнього опису документів справи.

12. Оформити термінологічний словник, в який включити визначення основних понять діловодства.

13. Вимова і правопис слів іншомовного походження.

14. Правопис прізвищ і географічних назв іншомовного походження.

15. Правопис складних географічних назв.

16. Велика буква на синтаксичній основі.

17. Правопис складних прикметників.

18. Правопис прислівників.

19. Правопис сполучників.

20. Правопис числівників.

21. Відмінювання числівників.

22. Правопис та відмінювання власних імен.

23. Офіційно-діловий та науковий стилі: основні ознаки, сфери вживання (спільне та відмінне).

24. Стандартизація та типізація мови ділових паперів.

25. Поняття мовного етикету. Його використання в написанні ділових паперів.

26. Бібліографія як елемент офіційно-ділового стилю. Правила її оформлення.