2.1. Склад та види управлінських документів

Документ як носій інформації. Групування та класифікування документної інформації. Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98) як нормативний перелік уніфікованих систем документації. Класифікаційні схеми документів за «Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20 липня 1998 р. №41. Групування документів за різними зовнішніми ознаками.

Практичне завдання

Опрацювати теоретичний матеріал поділу документів на групи і класи, оформивши матеріал в табличній формі.

2.2. Уніфікація організаційно-розпорядчої документації

Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів. Поняття “реквізит” документа. Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів. Уніфікація службових документів.

Практичні завдання

1. Ознайомитися зі схемою розташованості реквізитів, розташуванням межі зон реквізитів.

2. Побудувати схему розташованості реквізитів документів на форматі А4 з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів, відклавши в натуральну величину всі зазначені розміри та відступи.

3. Дати порівняльну характеристику схем розташованості реквізитів і меж зон як моделі побудови документа з її кутовим та поздовжнім розташуванням.

4. Дати визначення схеми розташованості реквізитів, указати на її призначення.

2.3. Бланк документа. Вимоги до виготовлення бланків

Культура оформлення управлінських документів. Сутність поняття «бланк». Варіанти розташування реквізитів. Типи бланків. Загальні бланки. Склад реквізитів і їх характеристика. Бланки для листів. Характеристика та особливості виготовлення. Бланки для конкретного виду організаційно-розпорядчих документів. Посадові бланки. Вимоги до виготовлення, обліку, використання та зберігання гербових бланків.

Практичні завдання

1. Розробити зразки службових бланків для установ із кутовим та повздовжнім розміщенням реквізитів, а саме:

загального бланка – один зразок (поздовжнє розміщення реквізитів);

бланка для службового листа – два зразки;

бланка для конкретного виду документа – один зразок;

двомовного бланка – один зразок.

2. Добрати зразки бланків окремих установ. Проаналізувати їх стосовно правильності оформлення.

3. Дати визначення робочої площі та службових берегів документа. Указати на їх параметри.

4. Дати письмову характеристику кожного виду бланків.

5. Указати на функціональне призначення бланків установ.

2.4. Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою друкувальних

засобів

Загальні вимоги до оформлення документів за допомогою друкувальних засобів. Сутність поняття “міжрядковий інтервал”. Міжрядковий інтервал у тексті. Міжрядковий інтервал між реквізитами. Міжрядковий інтервал між складовими частинами реквізитів. Міжрядкові інтервали у реквізитах та складових частинах реквізитів, які складаються з кількох рядків. Відступи від межі лівого берега, застосовувані при оформленні організаційно розпорядчої документації.

Практичні завдання

1. Проаналізувати структуру документа стосовно поділу на реквізити, складові частини реквізитів, багаторядкові реквізити та їх складові. Установити закономірність міжрядкових інтервалів на різних структурних рівнях документа.

2. Указати на міжрядкові інтервали, які прийнято застосовувати у тексті, між реквізитами, складовими частинами реквізитів, багаторядковими реквізитами та складовими частинами реквізитів.

3. Дати характеристику кожного відступу від межі лівого берега із зазначенням реквізитів та складових частин реквізитів, що їх розміщують від цих відступів.