Лабораторная работа № 3 Тема: «Информационно-справочные документы: акты, протоколы»

Цель: Изучить особенности этих документов, порядок их оформления, структуру и причины составления.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Протокол;

2) Акт.

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

• В каких случаях оформляется протокол?

• В чем особенности полного протокола?

• Какая информация фиксируется в акте?

• Опишите структуру акта.

• Опишите структуру протокола.

• Кто визирует эти документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы Протокол

Руководитель предприятия, издавая приказ, несет полную ответственность за принятое решение. Однако существуют организации, в которых некоторые (или даже все) решения принимаются группой ответственных лиц. Это так называемые коллегиальные решения, а соответствующая группа лиц называется коллегиальным (или совещательным) органом. Коллегиальными органами можно назвать совет директоров компании, ученый совет института, совет трудового коллектива. Полномочия коллегиального органа определяются в уставе учреждения.

Коллегиальный орган принимает решения в ходе совещания. Эти решения отражаются в специальных документах, называемых протоколами.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

Совещание коллегиального органа проводится по установленной схеме. Совещание ведет председатель. Он предоставляет слово выступающим, руководит ходом обсуждения, организует голосование по принимаемым решениям. Секретарь во время совещания ведет протокол: конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Председатель и секретарь по Уставу могут быть постоянными или избираться на каждое совещание.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или сте­нографическая.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на ос­нове рукописных стенографических или магнитофонных запи­си, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты: наименование учреждения Организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото­ка, место для заголовка к тексту. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания), Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Министерство связи РФ Производственное объединение «ГАРАНТ» ПРОТОКОЛ 15.02.2000 № 1 Москва Общего собрания членов инициативной группы по созданию ООО «КСИМАР» Председатель ________________________ А.М. Котов Секретарь ___________________________ О.М. Дынина Присутствовали: 35 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации общества с ограниченной ответственностью (ООО) и утверждении его наименования. Выступление А.К. Дремина. Об уставе ООО. Выступление М.Т. Петрова. Выборы директора ООО. Выступление Л. К. Лунина 1. СЛУШАЛИ: Дремин А.К. — предложил организовать ООО под названием «КСИМАР». ПОСТАНОВИЛИ: Организовать ООО «КСИМАР». 2.СЛУШАЛИ: Петров М.Т. — ознакомил собравшихся с проектом устава ООО. ПОСТАНОВИЛИ: Принять устав ООО «КСИМАР». Обратиться в префектуру Центрального административного округа с прось-бой о регистрации ООО «КСИМАР». 3. СЛУШАЛИ: Лунин Л. К. — предложил избрать на должность генерального директора ООО «КСИМАР» Иванова Л.Д. ПОСТАНОВИЛИ: Избрать Иванова Л.Д. на должность генерального директора ОО «КСИМАР». Приложение: Устав ООО «КСИМАР» на 10 л. в 1 экз. Председатель А.М. Котов Секретарь О.М. Дынина

Обсуждение вопросов проводится в соответствии с заранее составленной повесткой дня. По каждому вопросу выступает основной докладчик, а затем сделанный доклад обсуждается присутствующими в форме выступлений, а также в форме вопросов и ответов.

Протокол оформляется на бланке предприятия. В заголовочной части документа указываются реквизиты: название организации, название документа, дата и номер. Датой документа считается дата проведения совещания. Нумерация протоколов ведется по возрастанию порядковых номеров с начала года.

Вместо заголовка текста после даты и номера записывается название коллегиального органа в родительном падеже.

Текст протокола содержит вводную и основную части. Во вводной части указываются председатель, секретарь совещания, инициалы и фамилии присутствую в алфавитном порядке, а также приглашенных. Если присутствующих более 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках делается запись «регистрационный лист прилагается». В регистрационном листе следует отразить инициалы, фамилию, должность и место работы каждого участника.

Завершает вводную часть повестка дня. В ней в виде пунктов записываются вопросы, подлежащие обсуждению, фамилия, инициалы и должность основного выступающего, время, требуемое для выступления. Повестка дня формируется по степени важности обсуждаемых вопросов. Пункт «Разное» в повестке дня недопустим.

Если ход совещания стенографируется или записывается на диктофон, после вводной части необходимо сделать соответствующую запись, например:

Заседание совещания директоров школ записывается на диктофон. Запись прилагается.

В этом случае при оформлении протокола можно обойтись краткой формой. Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

• СЛУШАЛИ:

• ВЫСТУПИЛИ:

• ГОЛОСОВАЛИ:

• ПОСТАНОВИЛИ:

В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы основного докладчика (или докладчиков), и через тире приводится краткое изложение текста выступления. Если к протоколу прилагается текст или тезисы доклада, то вместо содержания пишут: «Доклад прилагается».

В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» отражаются все выступления, вопросы и ответы с указанием фамилий выступавших.

В ходе обсуждения каждого вопроса участники совещания высказывают предложения по принятию решений. Председатель обязан проголосовать каждое предложение. Решение принимается в соответствии с итогами голосования. Голосование по высказанным предложениям проводится либо сразу после внесения, либо в конце обсуждения. Итоги голосования оформляются в подразделе «ГОЛОСОВАЛИ» в следующей форме:

ГОЛОСОВАЛИ:

Предложение Иванова И.И. - «ЗА» - количество голосов

«ПРОТИВ» - количество голосов

«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» - количество голосов

Предложение Смирнова Е.В. -«ЗА» - количество голосов

«ПРОТИВ» - количество голосов

«ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» количество голосов

При выборах указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

В подразделе «Постановили» записываются принятые решения. Принятое решение должно быть сформулировано по схеме: что нужно сделать — исполнитель - срок исполнения.

Если протокол содержит решение об утверждении какого-либо документа, то делается запись «Документ прилагается». Протокол подписывают председатель и секретарь.

При необходимости может быть изготовлена выписка из протокола. В выписке сохраняются все реквизиты заголовочной и оформляющей части протокола, а в содержательной части отражается только рассмотрение одного вопроса, интересующего получателя выписки.

Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта­ний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию Оконченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об­щежития». Возможна формулировка заголовка с помощью от­глагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части введение, констатирующая часть, выводы.

Министерство торговли РФ УТВЕРЖДАЮ Главное управление торговли Начальник конторы на Крайнем Севере и Сахалине _________ Л.В. Васин Главсеверторг 12.01.2000 Московская оптово-торговая контора АКТ 09.02. 2000 № 65 Москва О ревизии кассы конторы Основание: приказ начальника конторы от 07.02.2000 № 51 «О ревизии кассы Московской оптово-торговой конторы». Составлен комиссией в составе: Председатель — заместитель главного бухгалтера И.К. Лавров. Члены комиссии: старший бухгалтер Н.П. Умнов, бухгалтер Л.И. Воробьев. Присутствовали: главный бухгалтер Г.Н. Ковалев, кассир СИ. Алексеева. В период с 06.02.2000 по 08.02.2000 комиссия провела ревизию кассы Мо­сковской оптово-торговой конторы по состоянию на 06.02.2000. В ревизии комиссия установила: Остаток наличных денег в кассе по состоянию на 06.02.2000 согласно данным бухгалтерского учета 3 521 000 руб. Фактически остаток наличных денег 3 521 000 руб. Недостачи наличных денег по вине кассира не обнаружено. Акт составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен директору, 2-й экз. — главному бухгалтеру, 3-й экз. — в дело № 05—12. Председатель (личная подпись) И.К. Лавров Члены комиссии (личная подпись) Л.И. Воробьев (личная подпись) Н.П. Умнов

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Ко­личество экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссий также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло­жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтоже­нию документов и дел с истекшими сроками хранения утвер­ждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содер­жанием под расписку.