Структура письма:

Эмблема отправителя Наименование предприятия отправителя Полный юридический адрес отправителя (включая почтовый индекс, город, улицу, дом, № офиса, телефон, факс и т.д.)	Наименование предприятия получателя Полный юридический адрес получателя Должность, фамилия и инициалы получателя
Дата Номер письма
На № _____ от (реквизит ставится только на ответах на ранее полученное письмо)
Обращение к получателю
Текст: Причины написания письма. Основная часть Заключительная фраза вежливости
Должность Личная Расшифровка Отправителя подпись подписи (Ф.И.О.)

Если письмо направляется двум-трем адресатам, то сначала указывается адрес основного получателя, а затем остальных. В случае, если письмо направляется многим адресатам, то составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается только один получатель.

Составные части реквизита «Адресат» располагаются в правой стороне заголовочной части, не менее чем в 8 см от левой границы документа. Отдельные смысловые части реквизита удобно отделить пустой строкой. В настоящее время широко используются для пересылки по почте конверты с прозрачным окошком, расположенным в том месте, где должен быть написан адрес получателя. Окошко позволяет написать адрес только в документе и вложить документ в конверт таким образом, чтобы адрес был виден через окошко. Чтобы использовать эти конверты, надо заранее на бумажном листе определить место расположения адреса.

Даже если письмо направляется в некоторую организацию в первый раз, будет хорошим тоном предварительно выяснить фамилию, имя, отчество адресата для того, чтобы сделать обращение именным, личным. Для установления контактов это необходимо. Можно, например, предварительно позвонить по телефонному справочнику в организацию и узнать требуемую информацию у секретаря. Безличная форма адресации употребляется, в основном, в инструкционных письмах, рассылаемых во многие адреса.

Примеры оформления реквизита «Адресат»:

Пример 1:

Директору ОАО «Авангард»

г-ну А.В. Полякову

192294. Санкт-Петербург,

ул. Партизана Германа д.14

Пример 2:

ЗАО «Стимул»

Начальнику отдела рекламы

г-ну Б.Г. Гончарову

192295, Санкт-Петербург,

ул. Гороховая, д. 50. офис 35.

Пример 3:

Директору школы № 200

Копия:

Главврачу детской поликлиники № 106

Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях;

Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

Вступительная часть текста обычно размещается в отдельной строке и содержит обращение к получателю. Обращение может быть различной степени официальности, от строго официального до личного:

• Господин Вешняков!

• Уважаемый господин Вешняков!

• Уважаемый Владислав Викторович!

• Владислав Викторович!

• Уважаемые господа! (употребляется в случае коллективного обращения, или когда неизвестны имена получателей письма)

• Уважаемые коллеги!

Если письмо является ответом, то далее можно привести слова благодарности за сотрудничество:

• Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма...

• Большое спасибо за письмо…

Вводная часть основного текста письма содержит причины, вызвавшие составление письма. Здесь приводятся ссылки на факты, даты и документы, например:

• В связи с тем, что при проведении ремонта кровли здания (договор № 17 от 20.08.2004), было обнаружено нарушение работ (акт № 2 от 08.09.2003)…

• В соответствии с протоколом

• В ответ на Вашу просьбу…

• В подтверждение нашей договоренности…

Основные обороты вводной части:

• В связи с...

• Согласно контракту (предварительной договоренности…) от…

• В соответствии с…

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо):

• Направляем Вам...

• Отправляем Вам...

• Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение:

• Напоминаем Вам, что...

• По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

• Фирма оставляет за собой право обратиться... если Вы...

• Задержка поставок может привести к...

• Данные Вами обещания: к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены...

Извещение:

• Сообщаем Вам, что...

• Ставим Вас в известность, что...

• Извещаем Вас, что...

• Доводим до Вашего сведения, что…

Гарантия:

• Оплату гарантируем;

• Фирма гарантирует качество продукции.

Предложение:

• Мы рады предложить Вам...

• Предлагаем Вам...

• Мы можем рекомендовать...

• Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ:

• К сожалению. Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...

• К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем в связи …

• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Приглашение:

• Просим Вас принять участие...

• Приглашаем Вас…

• Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества:

• Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей;

• Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества;

• Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной;

• С уважением;

• С надеждой на сотрудничество;

• С наилучшими пожеланиями.

Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственным за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, или юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Документы деловой переписки делятся на две части:

• поступающие (входящие);

• отправляемые (исходящие).

Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается номер.

В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различий по оформлению документа, но не по содержанию.