Лабораторная работа № 1 Тема: «Внешние информационно-справочные документы: письма»

Цель: Изучить особенность стиля деловой переписки. Научиться, используя стандартные речевые обороты, составлять различные деловые письма.

Задание:

1. Используя приведенный ниже теоретический материал составить любые 10 (десять) из перечисленных писем:

• Письмо-просьба;

• Письмо-обращение;

• Письмо-предложение

• Письмо-запрос

• Письмо-требование

• Письмо-приглашение

• Письмо-предупреждение

• Письмо-напоминание

• Письмо-отказ

• Письмо-распоряжение

• Сопроводительное письмо

• Письмо-извещение

• Гарантийное письмо

• Информационное письмо

2. Проверить наличие в деловых письмах всех необходимых реквизитов (адресат, автор документа, дата составления документа, обращение, текст, должность и подпись отправителя).

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Одним из важнейших документов, обеспечивающих внешние связи предприятия, является письмо.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письмо должно составляться в том случае, если невозможно решить вопрос другими, более оперативными методами (личная беседа, телефонный разговор). Однако, современные технологии позволяют достаточно оперативно общаться даже при помощи писем, используя электронную почту.

Все многочисленные виды служебных писем делятся на две группы: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа.

Письма, требующие ответа:	Письма, не требующие ответа:
Письмо просьба Письмо-обращение Письмо-предложение Письмо-запрос Письмо-требование Письмо-претензия Письмо-приглашение	Письмо-предупреждение Письмо-напоминание Письмо-отказ Письмо-распоряжение Сопроводительное письмо Письмо-извещение Гарантийное письмо Информационное письмо Инструкционное письмо

Из названия письма ясна направленность содержания документа. Поясним лишь некоторые виды писем.

Сопроводительное письмо прилагается к основному документу в тех случаях, когда он требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направлен основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки.

Гарантийное письмо содержит обязательство соблюдения сроков поставки или оплаты продукции (работ и услуг), а также гарантию качества продукции. Если в гарантийном письме речь идет о денежных операциях, то его обязательно подписывает главный бухгалтер организации.

Инструкционные (директивные) письма исходят из органов государственной власти различного уровня и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения руководителю предприятия по вопросам отчетности, налогов, экологии,

Для составления письма используется специальный бланк для внешних документов. Основное отличие его в том, что он содержит в заголовочной части полный перечень реквизитов предприятия: название, почтовый адрес, телефон, факс, адрес электронной почты, а в гарантийных письмах еще и банковские реквизиты.

Заголовочная часть письма содержит правую и левую части.

В левой части указываются реквизиты: эмблема, название предприятия, полный юридический адрес, дата, номер, ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом — заголовок к тексту. Название документа не указывается.

В правой части указываются составные части реквизита «Адресат». Реквизит «Адресат» содержит:

• наименование фирмы, в которую направляется документ (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• должность, инициалы, фамилия лица, которому направляется документ (в да­тельном падеже).

Не все составные части реквизита могут быть указаны. Например, почтовый адрес не указывается, если письмо направляется в правительственное учреждение или постоянным адресатам. Если письмо направляется частному лицу, то, естественно, не будут указаны названия предприятия, должность.