Лабораторная работа № 5 Тема: «Документы по личному составу: заявления сотрудников, личные карточки (личные дела)»

Цель: Заполняя личную карточку, ознакомиться с содержанием личного дела сотрудника и порядком его заполнения.

Задание:

1. Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

   1. заявление о приеме на работу

   2. личную карточку сотрудника (необходимо заполнить приведенную ниже форму)

2. При подготовке к защите лабораторной работы ответить вопросы по содержанию личной карточки.

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу. Личный состав (кадры, персонал) — совокупность всех работников предприятия. При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Трудовым кодексом и должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления. Совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия, называются документацией по личному составу.

К основным документам по личному составу относятся:

1. трудовые книжки;

2. анкеты;

3. резюме;

4. автобиографии;

5. характеристики;

6. контракты (договоры);

7. личные карточки (личные дела);

8. лицевые счета по заработной плате;

9. приказы по личному составу (о приёме работника на работу, об увольнении, о прекращении действия трудового договора, о переводе, о предоставлении отпуска, о поощрении, о нарушении, о направлении работника в командировку, о наложении административного взыскания);

10. Личные заявления сотрудников.

Заявление

Заявление – это письменное изложение просьбы, адресованное организации или должностному лицу. Заявление может составляться не только сотрудниками организации, но и любыми физическими лицами.

Заявление обычно пишется составителем от руки лично, но могут быть заготовлены и специальные бланки, в которые работник от руки записывает только свои личные данные и ставит роспись.

Заявления от работников составляются при приеме на работу, переводе на другую должность, предоставлении отпуска (или дней за свой счет), увольнении или при выдаче копии трудовой книжки.

Заявление может иметь следующие реквизиты: наименование вида документа, дата, адресат, текст, подпись, резолюция, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о контроле, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Личная карточка

Личная карточка формы № Т-2 является основным учётным документом и заполняется на работников всех категорий в 1 экземпляре. Форма заполняется специалистом, ведущим кадровую документацию, на основании паспорта, трудовой книжки (для совместителей – копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (удостоверения, свидетельства) об окончании учебного заведения, военного билета и других документов.

Раздел «Приём на работу, назначения и перемещения» является важнейшим, так как данные приказов по личному составу служат основанием для подтверждения приёма на работу, трудового стажа, перемещений и увольнений. В конце каждой записи этого раздела должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Коды профессии и специальности указываются соответственно по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и специальностей по образованию (ОКСО).

Карточки заполняются рукописным способом, все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на каждого работника в одном экземпляре и ставится в алфавитную картотеку. Данные о сотрудниках могут вводиться в память компьютера, что составит базу данных о кадровом составе организации и позволит создавать любые отчетно-справочные документы по личному составу.

Новые сведения вносятся в личную карточку по мере продвижения работника по службе, а также при изменении его семейного положения или окончании учебного заведения и в других случаях. Личная карточка всегда должна быть в «рабочем состоянии» и отражать последние данные о работнике.

Личные карточки уволенных сотрудников остаются в организации (на руки работнику не выдаются). Они хранятся отдельно от личных карточек работающих сотрудников в течение 75 лет. В случае ликвидации предприятия организации личные карточки обязательно сдаются в ведомственный архив.

Унифицированная форма № Т-2			Код
	Форма по ОКУД		0301002
		по ОКПО

(наименование организации)

Дата состав­ления	Табельный номер	Иденти­фика­цион­ный номер налого­платель­щика	Номер страхо­вого свиде­тельства государ­ствен­ного пенсион­ного страхо­вания	Алфа­вит	Характер работы	Вид работы (основная, по совмес­титель­ству)	Пол (мужской, женский)