Лабораторна робота №1. Частина 1 «знайомство з ms access. Основи інтерфейсу ms access»

Ціль роботи: ознайомиться з основними елементами інтерфейсу системи управління базами даних (СУБД) MS Access.

Завдання на проведення лабораторної роботи

1. Ознайомитися з наведеним методичним матеріалом по СУБД MS Access.

2. Провести запуск і завершення роботи додатку MS Access.

3. Ознайомитися з основними елементами інтерфейсу програми MS Access.

4. Вивчити основні типи вікон MS Access.

5. Ознайомиться з областю задач, панеллю інструментів і меню MS Access

Зміст звіту і демонстрація результатів

1. Результат ознайомлення з методичним матеріалом по СУБД MS Access.

2. Основні елементи інтерфейсу програми MS Access.

3. Основні типи вікон MS Access.

4. Продемонструвати викладачу уміння проводити запуск і завершення роботи додатка MS Access.

Теоретичні відомості

Microsoft Access  це програмне забезпечення, що відноситься до категорії систем управління базами даних і є одним із продуктів пакета Microsoft Office. Основна функція як Access, так і будь-якої СУБД  це робота зі структурованою у вигляді таблиць інформацією. Програма Access дозволяє забезпечити введення даних у таблиці бази даних, їхнє збереження і супровід, а також одержання із сукупності цієї інформації потрібні дані, необхідні при прийнятті важливих бізнес-рішень.

Об'єкти бази даних Microsoft Access

Стосовно до додатка Microsoft Access база даних  це сукупність об'єктів різного типу, що використовуються для збереження, відображення і виведення на друк даних, а також містять створений програмний код. СУБД Access працює з наступними типами об'єктів: таблиці, запити, форми, звіти, сторінки доступу до даних, макроси і модулі. Усі вони згруповані по категоріях і відображаються у вікні бази даних.

• Таблиці. Фундамент бази даних і будь-якого додатка, який розробляється в Microsoft Access. Всі інші об'єкти БД так чи інакше пов'язані з таблицями і залежні від них, оскільки оперують даними, що зберігаються в таблицях. Табличні дані відображаються в звичному форматі рядків (записів у термінології СУБД Access) і стовпців (полів). При відкритті таблиці в режимі перегляду (режимі таблиці) на екрані можна побачити всі поля і всі записи, збережені в таблиці. Правильно спроектована база даних Access найчастіше включає кілька таблиць, об'єднаних між собою за допомогою так званих зв'язків. Завдяки зв'язкам інформація з однієї таблиці стає доступною для іншої, що дозволяє забезпечувати цілісність даних в і спрощує підтримку всієї БД.

• Форми. Як правило, використовуються для роботи з індивідуальними записами з однієї чи декількох таблиць бази даних. За допомогою форм можна вводити інформацію в таблиці, редагувати і видаляти її, а також обмежити доступ до даних і відображати їх тільки в режимі перегляду.

• Запити. Могутній інструмент управління даними, що дозволяє витягати з таблиць бази дані відомості, що відповідають визначеному критерію. За допомогою запитів можна автоматизувати процес чи відновлення видалення записів з однієї чи декількох таблиць, а також виконувати обчислення, ґрунтуючись на значеннях, які збережені у таблиці.

• Звіти. Міцно асоційовані зі словом "друк", оскільки основне їхнє призначення  перетворення даних з віртуальної електронної форми в цілком відчутну, паперову, незмінний кінцевий продукт будь-якої системи автоматизованого документообігу. Засоби генерації звітів Microsoft Access дозволяють вивести відформатовані дані і результати підсумкових розрахунків на друк в найбільш презентабельному вигляді, у тому числі у вигляді графіків і діаграм.

• Сторінки доступу до даних. HTML-сторінки, що виконують роль своєрідного "інтерфейсу" до даних, що зберігаються в базах даних Microsoft Access. Звертаючись до таких сторінок через Internet чи Іntranet безпосередньо з Web-браузера Internet Explorer, можна переглядати і вводити інформацію в таблиці, а також генерувати звіти.

• Макроси. Найпростіші "програми", за допомогою яких можна автоматизувати виконання часто повторюваних операцій, наприклад відкриття однієї і тієї ж форми, друк визначеного звіту чи вибір команди меню. Макрос являє собою серію макрокоманд, для кожної з який при створенні макросу вказується її ім'я, аргументи й умова виконання. Споріднені макроси в Access можна поєднувати в групи.

Всі об'єкти бази даних (а мова може йти про десятки і сотні таблиць, запитів і звітів, тому що відповідно до специфікацій програми Microsoft Access, у базі даних може бути визначене до 32 768 об'єктів) зберігаються в одному загальному файлі, файлі бази даних, що має розширення .mdb.

Запуск і завершення роботи додатка

Програму Microsoft Access можна запустити декількома способами:

1. за допомогою меню Пуск операційної системи Windows;

2. за допомогою ярлика Microsoft Access на робочому столі Windows;

3. через програму Провідник Windows.

Класичний спосіб запуску Access  через меню Пуск. Клацніть на кнопці Пуск і виберіть з меню Все программы папку Microsoft Office, а потім  пункт Microsoft Office Access.

При першому запуску програми Access на екрані з'являється головне вікно додатка, у правій частині якого відкрита спеціальна панель  область задач Приступая к работе, що дозволяє одержати доступ до довідки Access, відкрити базу даних, з якою працювали раніше, чи створити нову базу даних.

Щоб коректно завершити роботу програми Access, існує кілька можливостей.

1. Вибрати команду Файл→Выход. Якщо була відкрита база даних і в неї вносилися зміни, Microsoft Access при виході збереже їх автоматично, однак, якщо ці операції торкнулися структури яких-небудь об'єктів бази даних, програма додатково запросить підтвердження для усіх внесених змін.

2. Клацнути на кнопці Закрыть, яка розташована в правому верхньому куті головного вікна Access.

3. Використовувати комбінацію швидких клавіш <Alt+F4>.

Основні елементи інтерфейсу Access

Весь інтерфейс додатку витриманий у знайомому форматі всіх "віконних" пакетів сімейства Microsoft Office, що працюють під управлінням операційних систем Windows.

На мал. 1.1 показані основні елементи вікна MS Access.

Охарактеризуємо основні елементи інтерфейсу Microsoft Access.

Піктограма системного меню. Доступ до системного меню Microsoft Access можна отримати, клацнувши на розташованій у лівому верхньому куті вікна піктограмі символу Microsoft Access − ключа. За допомогою цього меню можна виконувати стандартні операції з головним вікном програми: згорнути/розгорнути його, перемістити, повернути до колишнього розміру, який обраний користувачем, чи закрити.

Подвійний натиск на піктограмі системного меню Microsoft Access приведе до автоматичного виходу з додатка.

Службові кнопки. Є обов'язковими елементами всіх основних вікон і розташовані в правому верхньому куті вікна. Функції, що вони виконують (у порядку ліворуч праворуч):

• Кнопка Свернуть. Звертає активну програму в кнопку на панелі задач Windows.

• Кнопка Восстановить/Развернуть. Виконує дві функції: коли вікно займає весь екран, натиск на цій кнопці відновлює вікно до розмірів, раніше заданих користувачем, після чого кнопка приймає новий вигляд, і натиск на ній дозволяє розкрити вікно на повний екран.

• Кнопка Закрыть. Закриває вікно, а разом з ним і програму Microsoft Access.

Головне меню. Розташовується між рядком заголовка і панеллю інструментів.

Рис. 1.1. Основні елементи головного вікна програми MS Access

Містить кілька елементів  пунктів меню,  кожний з який, у свою чергу, має власне підменю. Загальний вид і приступність пунктів головного меню і відповідних їм підміню прямо залежать від режиму роботи системи. Для зручності використання багато команд меню Microsoft Access дублюються кнопками на панелях інструментів.

Панель інструментів. На мал. 1.1 показана панель інструментів головного вікна Microsoft Access, що дозволяє швидко ініціювати виконання різних команд.

Для кожного об'єкта бази даних і для різних режимів роботи в додатку передбачені різні види панелей інструментів.

Рядок стану. Розташовується в самому низі вікна програми. Система виводить сюди свої повідомлення, інформуючи користувача про поточні операціях, а також відображає підказки. На мал. 1.1 відображене стандартне повідомлення Microsoft Access про готовність до роботи (Готово). У правій частині цього рядка розташований ряд індикаторів режимів роботи клавіатури, як, наприклад, включеного режиму Num Lock.

Вікно бази даних. Відображається на екрані при відкритті бази даних і дозволяє координувати і виконувати всі дії з об'єктами бази даних, включаючи таблиці, запити, форми, звіти.

Поле Введите вопрос. Відкриває доступ до інформації довідкової системи Access.

Основні типи вікон

Вікно бази даних

Робота в Access починається з відкриття вже існуючої бази даних чи створення нової. При цьому на екрані з'являється вікно бази даних (мал. 1.2). У рядку заголовка виводиться ім'я відкритої бази даних.

Структурно таке вікно розділене на три області. У лівій частині вікна розташована панель Объекты, куди включені кнопки об'єктів бази даних: таблиць, запитів, форм, звітів, сторінок, макросів і модулів. Після натиску на такій кнопці відкривається вкладка відповідних об'єктів бази даних. Так, наприклад, на мал. 1.2 уже відкрита вкладка Таблицы, і на екран виводиться список всіх існуючих таблиць відкритої бази даних.

Панель інструментів, яка дозволяє працювати з цими об'єктами, переглядати дані про них, а також вибирати, у якому вигляді буде відображатися список об'єктів, розташована у верхній частині вікна, відразу під рядком заголовка.

Призначення перших чотирьох кнопок цієї панелі.

Кнопка Открыть  відкриває для перегляду чи запускає на виконання обраний об'єкт.

Кнопка Конструктор  дозволяє змінити обраний об'єкт у режимі конструктора.

Кнопка Создать  створює новий об'єкт обраного типу.

Кнопка X  видаляє поточний об'єкт.

Чотири кнопки, що залишилися, праворуч дублюють групу команд із меню Вид і відповідають за те, як буде виглядати в основній області вікна список об'єктів.

Рис. 1.2. Вікно бази даних

Вікно таблиці

Переглянути дані в "табличному" виді і виконати необхідні операції з записами таблиці можна, використовуючи спеціальне вікно таблиці (мал. 1.3). Верхній рядок вікна таблиці містить ім'я таблиці. У наступній рядку перераховані назви "стовпчиків" таблиці, чи, відповідно до термінології Access, імена полів таблиці. Кожен рядок такої таблиці називається запис.

Рис.1.3. Вікно таблиці

Навігація по таблиці в такому режимі можлива за допомогою двох смуг прокручування: вертикальної (розташованої уздовж правого краю вікна), що служить для прокручування записів, і горизонтальної (у правій нижній частині вікна), що дозволяє переглядати ті поля таблиці, що не помістилися у вікно.

Унизу ліворуч знаходиться навігаційна панель вікна таблиці. Використовуючи кнопки, можна відразу переміститися в початок чи кінець таблиці, перейти на наступний чи попередній запис, а також створити новий запис. Щоб швидко перейти до запису з відомим порядковим номером, необхідно просто вказати його в поле Текущая запись і натиснути <Enter>.

Вікно форми

Якщо вікно таблиці дозволяє переглядати інформацію з таблиць Access у вигляді звичного набору стовпців і рядків, то вікно форми візуально нагадує бланки документів. Основне призначення форми − введення даних чи перегляд таблиці по одному запису за раз. Приклад такої форми приводиться на мал. 1.4.

У верхньому рядку зазначене ім'я таблиці − Студенти. Записи виводяться тут по одному, у вигляді списку пар − назва поля і його значення − і розташовуються посередині вікна форми.

Нижній рядок форми  це навігаційна панель.

Рис.1.4. Стандартна форма MS Access

Вікно запиту

Після створення бази даних, крім виконуваної нею ролі інформаційного сховища, вона повинна, у першу чергу, забезпечувати швидке надання актуальних даних. Пошук інформації в таблицях бази даних здійснюється за допомогою такого механізму, як запити. У Access для запитів, як і для інших об'єктів баз даних, передбачене спеціальне вікно запиту (мал. 1.5).

У вікні запиту розташований уже знайомі рядок заголовка, де відображається унікальне ім'я, привласнене запиту, а також смуги прокручування  тут їх декілька, оскільки вікно запиту має складну структуру. У верхній частині вікна знаходяться таблиці, що "беруть участь" у запиті. На наявність зв'язків між таблицями вказує лінія об'єднання. У нижній частині вікна передбачені спеціальні поля для введення значень, по яких формуються критерії запиту.

Рис.1.5. Основні елементи вікна конструктора запитів

Область задач, панелі інструментів і меню

Для роботи з об'єктами бази даних у Access передбачене велике число панелей різного призначення. Слід зазначити, що рядок меню в Access також відноситься до панелей інструментів. Таким чином, панелі інструментів Access можуть включати тільки кнопки, тільки меню чи комбінацію меню і кнопок. Ще одна спеціальна панель, що помітно перетворила інтерфейс програми Microsoft Access починаючи з версії 2002,  це область задач.

Область задач

Замінивши ряд діалогових вікон управління, область задач являє собою спеціальну панель, що з'являється в правій частині вікна Microsoft Access при активізації деяких можливостей додатка. Викликати область задач можна, вибравши команду головного меню Вид→Область задач.

Рис.1.6. Область задач Приступаючи до роботи дозволяє швидко відкрити існуючу базу чи даних перейти до створення нової бази даних

Область задач у програмі Microsoft Access стала дійсно "багатоликою": в одному вікні по черзі тепер відкриваються вісім різних панелей. Для вибору кожної з них варто натиснути на кнопці Другие области задач (зі стрілкою), яка розташована у верхньому правому куті (мал. 1.6). Призначення основних панелей цієї області приводиться нижче.

Приступая к работе. Включає гіперпосилання на матеріали Web-вузла Microsoft Office Online, а також дозволяє знайти потрібні відомості в локальній довідковій системі Microsoft Access. Група Открыть цієї панелі відображає посилання на раніше використовувані бази даних, дає можливість відкрити існуючу базу даних чи створити нову.

Довідка. Відкриває доступ до довідкових матеріалів, які інстальовані на ваш локальний диск разом з Microsoft Access, а також до інтерактивної служби допомоги на Web-вузлі компанії Microsoft.

Создание файла. Дозволяє створити нову базу даних, проект Microsoft Access чи сторінку доступу до даних, у тому числі використовуючи готові шаблони.

Буфер обмена. Включає 24 комірки, у кожну з який можна помістити текстові і графічні дані з таблиць Microsoft Access, а потім вставити потрібний елемент не тільки в Microsoft Access, але і будь-який інший додаток Microsoft Office.

Поиск файлов. Надає доступ до пошукових засобів Access і може використовуватися в двох варіантах: Обычный поиск файлов (пошук по ключовому слову у файлах зазначеного типу) і Расширенный поиск файлов (пошук файлів з урахуванням їх властивостей і деяких додаткових параметрів). Знайдені файли будуть відображені у вікні Результаты поиска.

Зависимости объектов. Показує зв'язки, встановлені в базі даних для обраного вами об'єкта.

Панель інструментів База даних

Стандартна панель інструментів База даних розташовується прямо під рядком головного меню і являє собою ряд кнопок, після натиску на кожній з який виконується та чи інша дія (мал. 1.7). На панелі інструментів виносяться найбільш часто використовувані команди, що рятує користувача від необхідності шукати їх у лабіринтах меню.

Рис.1.7. Стандартна панель інструментів MS Access

Меню Access

Усі меню в програмі Access є контекстно-залежними і включають набір елементів, необхідний для конкретного режиму чи операцій з базою даних. У списку меню, що розкривається, для окремих елементів ліворуч відображається піктограма тієї кнопки панелі інструментів, що дублює дану команду, а праворуч − комбінація клавіш, за допомогою якої можна вибрати цю команду, не звертаючи до меню.

При першому запуску в головному меню відображаються скорочені списки елементів меню, що включають лише основні і найбільше часто використовувані команди, повне меню з'являється після короткої паузи. Щоб відразу розгорнути весь список команд меню, двічі клацніть на ньому. Розгорнуте меню в цьому випадку відображається на екрані доти, поки не буде обрана яка-небудь команда чи виконана інша дія. По ходу роботи система доповнює скорочений варіант меню тими командами, до яких звертався користувач, і виключає з цього списку рідко використовувані елементи меню.

Комбінації клавіш

Доступ до пунктів меню можна одержати не тільки за допомогою миші, але і клавіатури. Називається він доступом за допомогою швидкої клавіші: натисніть клавішу <Alt> і, утримуючи її, натисніть одночасно клавішу з такою же назвою, як і підкреслена буква в назві потрібного пункту меню. Наприклад, щоб відкрити меню Сервис у головному вікні Access, скористайтеся клавіатурною комбінацією <Alt+C>. У таких комбінаціях клавіш, що прискорюють виконання специфічних функцій Access, активно використовуються і функціональні клавіші (<F1-F12>). Разом з тим, існує ряд комбінацій клавіш, зарезервованих для глобальних операцій системи Windows. Ці комбінації клавіш несуть однакове функціональне навантаження у всіх додатках пакета Microsoft Office. Список таких клавіатурних комбінацій приведений у табл. 1.1.

Таблиця 1.1.

Функціональні клавіші пакета Microsoft Office

Клавіші	Дія
<F1>	Викликає контекстно-залежну довідку чи довідкову систему Access
<Shift+F1>	Виклик спливаючої підказки. Після натискання цих клавіш поруч з курсором миші з'являється знак питання. Якщо клацнути таким курсором на цікавлячому об'єкті екрана, з'являється міні-довідка з назвою й описом цього об'єкта
<Ctrl+F4>	Закриття активного вікна
<Alt+F4>	Вихід з Microsoft Access
<Ctrl+F6>	Циклічний перехід між відкритими вікнами
<F11>	Робить активним вікно бази даних
<F12>	Відкриває діалогове вікно Збереження. Дублює команду меню Файл→Сохранить как
<Shift+F12>	Зберігає відкриту базу даних. Дублює команду Файл→Сохранить