Раздел 1. Общие сведения

Пункт 5. "Знание иностранного языка" - предусмотрены следующие степени знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Пункт 8. "Стаж работы" - указывается стаж, рассчитанный исходя из записей в трудовой книжке.

Раздел 2. Сведения о воинском учете

В случае если сотрудник является офицером запаса, информация для данного раздела берется из военного билета:

Пункт 1. "Категория запаса" - на офицеров запаса отметки в данном пункте не делаются.

Пункт 3. "Состав (профиль)" - записывается полное название состава (без сокращений) в соответствии с пунктом 7 "Наименование профиля" третьей страницы военного билета.

Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное кодовое обозначение военно-учетной специальности, в соответствии с пунктом б "ВУС №" третьей страницы военного билета).

Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - заполняется исходя из записи пункта 15 "Сведения о медицинских освидетельствованиях" страниц 10-13 военного билета. Категории имеют следующие буквенные обозначения: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограниченно годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе. Если в военном билете не указана категория годности, тогда в 5 пункте 2 раздела личной карточки ставится категория "А".

Пункт 7. "Состоит на воинском учете:" (все данные в пункте оформляются простым карандашом) - строка "а" заполняется, если имеется мобилизационное предписание или штамп о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний (в карточке работника указываются данные из пункта 16 страницы 14-21 военного билета); строка "б" заполняется, если работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время (в карточку заносятся серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей и профессий, а также дата оформления отсрочки военным комиссариатом).

В случае, если сотрудник подлежит призыву на военную службу, пункты 1, 3, 4 и 7 раздела 2 не заполняются.

Пункт 2. "Воинское звание" - делается отметка "подлежит призыву".

Пункт 5. "Категория годности к военной службе" - делается запись на основании данных из "приписного свидетельства" гражданина (на 1 странице в разделе 1 "Общие сведения" после слова "признан”) в виде буквы соответствующей категории (А, Б, В или Г).

Пункт 8 заполняется, если работник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к воинской службе по состоянию здоровья. В этом случае в графе пишется "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3. Прием на работу, переводы на другую работу

Все данные должны вносится в раздел на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, а также приказа (распоряжения) о переводе на другую работу и обязательно доводиться до сведения сотрудника под его роспись.

Раздел 10. Дополнительные сведения

В данном разделе могут быть отражены сведения, позволяющие вести более полный учет работников (пример: "имеет водительское удостоверение категории В", "инвалид II группы" и т.п.).

Оформление остальных разделов личной карточки работника не должны вызвать каких-либо затруднений, поскольку заполняются на основании данных, имеющихся в соответствующих документах.

VI. Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. Также характеристика – это документ, определяющий отличительные свойства, достоинства, недостатки кого-либо. В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств.

Однако характеристика, согласно ТК РФ, не является обязательным документом при поступлении на работу, но необходимо отметить, что на стадии отбора кандидатов на руководящую должность, данный вид документа желателен.

Характеристика с места работы, в зависимости от целей её дальнейшего использования, подразделяется на:

1. внутреннюю, которая используется только внутри организации (например: при переводе работника из одного отдела в другой; при наложении на работника дисциплинарных взысканий или поощрений и т.п.);

2. внешнюю, которая составляется по просьбе самого работника или сторонних организаций и предъявляется по месту требования (например: при призыве сотрудника военкоматом, для дальнейшего прохождения военной службы; при принятии решений муниципальными или государственными органами, в отношении работника, связанными с выдачей разрешений, применением различным мер наказаний или награждений и т.п.)

Во всех перечисленных случаях характеристика с места работы оформляется исходя из общих правил.

Отдельно стоит выделить характеристику на работника для предоставления в суд. Это связано с тем, что в случае привлечения работника к административной или уголовной ответственности, суд вправе запросить у работодателя сведения, характеризующие личность виновного, для вынесения правильного судебного решения.

Характеристика содержит следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

2. Указание должности лица, которому выдается характеристика;

3. Наименование организации, выдающей характеристику;

4. Имя, отчество и фамилия сотрудника;

5. Текст;

6. Подписи должностных лиц;

7. Дата выдачи;

8. Печать.

В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание, год рождения, национальность, образование.

2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.).

3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений.

4. оценка различных качеств работника - а именно оценка личных, деловых и психологических качеств, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, а также информация о поощрениях, наградах или взысканиях. Например:

• личные качества работника могут быть выражены в его взаимоотношениях с трудовым коллективом, в уровне общей культуры и т.п.;

• для оценки профессиональной компетенции необходимо брать во внимание опыт работы сотрудника, уровень профессиональных знаний, способность к самообразованию, знание нормативных правовых актов, общую эрудицию и т.п.;

• деловые качества работника оцениваются исходя из его аналитических способностей, умения поддерживать деловые отношения с коллегами, умения планировать работу, осуществлять руководящие функции и контроль за выполнением поставленных работ и т.п.;

• при оценке работоспособности работника учитывается его активность при выполнении поставленных задач, способность к организации трудового процесса, качество и сроки выполненной работы, а также поведение в нестандартных (сложных, стрессовых) ситуациях, эффективность принимаемых решений, способность брать на себя ответственность по итогам работы.

5. Заключительная часть используется только во внешней характеристике, она содержит вывод, в котором указывается ее назначение.

Текст характеристики излагается в форме третьего лица.

VII. Автобиография – это документ, в котором дано описание фактов жизни человека, изложенных в хронологическом порядке. Автобиографию автор составляет самостоятельно. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно.

Автобиографию пишут рукописным способом на листе формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу или учебу. Форма изложения – повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека.

Автобиография содержит следующие реквизиты:

1. Наименование вида документа (АВТОБИОГРАФИЯ);

2. Текст:

• имя, отчество и фамилию автора, дата рождения;

• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);

• образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон;

3. Подпись автора;

4. Дата подписания.

VIII. Анкета – это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника. Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет, однако при поступлении на работу в таможенные органы данный документ требуется в обязательном порядке.

Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она индивидуальна, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому, отправляясь на собеседование помимо резюме желательно прихватить с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подойти к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений. Для этого, лучше всего перед началом заполнения ознакомиться со всеми вопросами, представленными в анкете, и набросать в уме предварительный план ответов.

Крайне не желательно оставлять в анкете незаполненные пункты. Так, например, если запрашиваемая информация не имеет никакого отношения к соискателю, в качестве ответа можно указать "не имеется".

Правовые аспекты составления анкет.

Впервые, после принятия Конституции Российской Федерации в 1993 году, наше государство вспомнило о задекларированной в Основном законе своей обязанности охранять основные права и свободы человека, включая информацию о частной жизни своих граждан.

Таким образом, на этапе составления (разработки) формы анкеты (статья 86 ТК РФ), работодателю запрещено собирать (получать) и обрабатывать персональные данные работника, затрагивающие его политические, религиозные и иные убеждения, а данные о частной жизни только с письменного согласия самого работника.

В исключительных случаях, прямо предусмотренных федеральным законом, работодатель вправе собирать указанные данные, если они непосредственно относятся к вопросам трудоустройства (например, при допуске к сведениям, содержащим государственную тайну).

Работодатели не вправе при приеме на работу собирать и обрабатывать персональные данные работника, относящиеся к его членству в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом».

IX. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике, которое заводится на каждого сотрудника предприятия

Личные дела являются одним из источников изучения деятельности предприятий.

В состав документов личного дела должны входить в порядке перечисления следующие документы:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2. заявление о приеме на работу, направление или представление;

3. анкета или личный листок по учету кадров;

4. автобиография;

5. копии документов об образовании;

6. характеристики;

7. выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении);

8. дополнение к личному листку по учету кадров;

9. дополнение к личному листку по учету поощрений;

10. справки и другие документы, относящиеся к данному вопросу.

Документы личного дела работника необходимо располагать строго в хронологическом порядке.

VI. Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и трудовой стаж работника (статья 66 ТК РФ). В настоящее время на территории РФ используются две разновидности трудовых книжек:

• старого (советского) образца;

• нового, введенного в действие постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Трудовая книжка служит для установления общего, непрерывного и специального стажа.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.

Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Сокращения при занесении записей в трудовую книжку не допускаются.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2. о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение работника;

3. о награждениях и поощрениях (награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи на работе, а также награждения и поощрения, предусмотренные учредительными документами;

4. об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Сведения о взысканиях в трудовые книжки не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, о поощрениях и т. д. вносятся администрацией после издания соответствующего приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока со дня его издания, а при увольнении — в день увольнения.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и их вкладышей, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Работнику должна быть предоставлена возможность контроля правильности ведения его трудовой книжки.

Оформленная трудовая книжка выдается рабочему или служащему под расписку в день его увольнения. В остальных случаях, если возникает необходимость, администрация выдает работнику (по его просьбе) заверенную выписку сведений о работе из трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в тот же день направляет ему почтовое уведомление о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника.

Администрация не имеет права задерживать выдачу трудовых книжек уволенным работникам. Выдача справок взамен трудовых книжек не допускается.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров, а затем сдаются на 75-летнее хранение в архив предприятия. По истечении указанного срока они могут быть уничтожены в установленном порядке. На трудовые книжки, передаваемые в архив, составляются опись и акт, копии которых хранятся в отделе кадров.