5.2.13. Метод схем информационных связей расчетов

В схеме информационных связей отражаются расчеты того или иного подразделения, последовательность их выполнения, состав и источник информации, метод переработки и направления дальнейшего использования информации [12]. При помощи простой и удобной символики в схемах в наглядной форме можно представить все потоки информации, взаимодействие различных подразделений в процессе принятия решений, последовательность и взаимосвязь решаемых задач,

Построение схемы информационных связей.

Схема строится в такой последовательности:

1. Выбирается основное подразделение органа управления, для которого строится схема. Опыт работы показал, что за основное подразделение при обследовании планового органа следует принять подотдел. Для каждого подотдела строится своя схема, затем их укрупняют в схемы отделов и т. д.

2. Строится схема подразделения органа управления либо силами специалистов обследуемого подразделения, либо сотрудниками специально созданной группы обследования на основании бесед со специалистами.

3. Весь процесс преобразования информации в подразделении разбивается на этапы и составляется схема каждого этапа.

(Например: а) составление плана без учета лимитов; б) корректировка плана первого этапа с учетом установленных лимитов; в) разбивка плановых заданий по подразделениям.)

4. Определяются основные блоки преобразования информации. В качествё основного блока на схеме принимается плановый расчет, Под плановым расчетом понимается любое преобразование информации в процессе планирования. Плановый расчет на схеме обозначается прямоугольником (рис. 2.7), внутри которого записывается его наименование.

5. Для выделенных блоков определяют входную и выходную информацию. Информация на схеме обозначается кружком, внутри которого указывается ее наименование (рис. 2.8).

6. Для каждого потока входной информации выясняется ее источник. Возможны два случая:

а) источником информации является другой блок преобразования того же подразделения (или несколько блоков). В этом случае происходит стыковка соответствующих элементов схемы;

б) источником информации служит другое подразделение или внешняя организация. Все эти подразделения и организации именуются адресом и обозначаются треугольником, внутри которого записывается их сокращенное наименование, Принято следующее обозначение адресов (рис. 2.9).

Для того чтобы избежать пересекающихся связей, адреса и потоки информации, уже нанесенные на схему, повторяются всякий раз, когда они существенны для какого-либо блока преобразования.

7. Определяется направление дальнейшего движения каждого потока выходной информации. Здесь также возможны два случая:

а) выходная информация одного блока является входной другого блока;

б) выходная информация поступает за пределы обследуемого подразделения.

В некоторых случаях возможно несколько направлений использования выходной информации.

8. В случаях возникновении циклов в соответствующих местах схемы в качестве выходных адресов указываются те блоки, откуда начинается новый цикл.

9. При принятии группового решения применяют специальное обозначение.

10. Взаимоувязываются все блоки преобразования информации, адреса внутри каждого этапа.

11. Взаимоувязываются все этапы.

12. После построения информационной схемы проверяют выполнение ряда условий;

а) входными и выходными вершинами могут быть только адреса;

б) адрес непосредственно должен быть соединен с информацией;

в) для каждого блока существует хотя бы один входной и выходной поток информации.

13. После того как построены схемы отдельных подразделений, проверяется взаимная стыковка этих схем. Взаимная стыковка подотделов в рамках отдела проверяется анализом всех входных адресов, обозначенных треугольниками с двойной обводкой, взаимная стыковка схем отделов в рамках органа управления проверяется путем проверки всех входных и выходных адресов, обозначенных треугольниками с двойной заштрихованной обводкой, и соответствующей им информации.

Метод этот имеет и некоторый недостаток. Несмотря на простоту и ясность в изображении результатов анализа, он требует кропотливого и тщательного изучения действующей системы и не обеспечивает детального анализа системы показателей. Метод рекомендуется применять в сочетании с другими методами, в частности с методом исследования норм выработки решений.