5.2. Инструментальные средства исследования информационных потоков

Информационные потоки включают или объединяют те документы, которые перемещаются в процессе документооборота от точки формирования в точку потребления которыми могут являться: структурные подразделения, автоматизированные рабочие места, ЦОД, подсети и др.. При этом следует учитывать место размещения не только сервера приложений, но и сервера (серверов) базы данных (в случае трех уровневой структуре системы ). Поэтому «алгоритмическое» обращение и «документальное» имеют существенную разницу. В первом случае должен учитываться трафик каждого обращения из программы для всех программы к указанным серверам (тонкий/толстый клиент). Это может быть не одна сотня/тысяча МБ и т.д. Во втором – исследователи подразумевают однократный ввод/вывод документа т.е. его однократное появление в сети, что далеко от алгоритмического подхода. Тем более, что информационные потоки должны включать в себя еще и информацию, порождаемую/потребляемую не только автоматизируемыми функциями (функциональным ПО), но и теми пользователями, которые передают ее между собой по сети в виде электронного документооборота (по Интернет географически удаленным подразделениям, почта между менеджерами, реклама, почтовая связь с поставщиками и потребителями и др.). сервисного информационного обмена и др.

Информация о характеристиках информационных потоках фиксируется в соответствующих таблицах, а затем с целью унификации и формализации процесса анализа, – в соответствующих матрицах. Выполняя серию логических операций над матрицами, полученными в результате обследования, можно формализовано произвести анализ каждого потока в сети.

Состав информационных потоков фиксируется в таблице (приложение № 6)

При определении ИП необходимо учитывать требования пользователей, предъявляемые к сетям, размещение базы данных, наличие серверов, специального сетевого оборудования, условия эксплуатации сети. Ниже приведен обзор методов, применяемых при исследовании информационных потоков, каждый из которых подробно описан в соответствующей литературе [2,36,44]

5.2.1. Анализ потоков информации с помощью графического метода

Графический метод используется для описания потоков информации небольшой размерности, а также для анализа и совершенствования существующих потоков информации. Основные элементы потока - документы. Характеристики потоков изображается в виде графика. Каждый документ на графике изображен в виде прямоугольника с указанием условного обозначения документа (пример представлен в приложении № 9).

Система координат графика двумерная: V-T, где V – объем в МБ, а T – время в часах. Шкала осей может быть равномерной или неравномерной, начинаться с нуля или с определенного значения. Так например, если предприятие работает в одну смену, то начало координат по оси Т может начинаться с времени начала смены. Если, допустим предприятие начинает работу с 8.00, то целесообразно за начало координат по оси Т принять 8, а всю ось разметить до времени окончания работы (пример см. приложение № 7). Если же документопотоки исследуются для нескольких подразделений, начинающих работу в разное время, то за начало оси необходимо принимать время работы подразделения, начинающего работу раньше остальных, а окончание – самое позднее из рассматриваемых подразделений.

Если в один и тот же период времени в потоке присутствуют несколько документов, то их объемы в этот период складываются.

Для анализа всей сети при помощи этого метода (или комплексного анализа всех потоков сети) необходимо, чтобы все графики ИП имели одну и ту же размерность. На графике в каждом информационном потоке размещаются все документы, принадлежащие рассматриваемому потоку, независимо от их периодичности, т.к. в определенный период времени так или иначе они все могут совмещаться, появляясь в линии связи в одно и то же время, создавая критическую (причем неучтенную) ситуацию. Эта ситуация схожа с одновременным появлением в потоке двух и более документов. А роль разработчика сети или же сетевого администратора как раз в том и состоит, чтобы определить такую критическую ситуацию и нейтрализовать ее или, по крайней мере, наметить пути решения проблемы. Путей может быть несколько:

- изменить график работы подразделения формирующего документ, создающий критичность и перевести время начала работы подразделения на более ранний срок (левое перемещение). Если это не отразится на материальных потоках для других подразделений предприятия, не будет проблем с персоналом при доставке на работу, со столовой на обеденный перерыв и т.д. Т.е. решение проблем ЛВС приводит к необходимости решения комплекса определенных, часто взаимосвязанных социально – технических проблем. Другими словами ЛВС здесь выступает как системная основа интеграции системы управления предприятием. Проблемы с выбором ПО ЛВС, СВТ, монтажа оборудования отступают на задний план, если предварительно не решены более серьезные проблемы, которые проектировщик ЛВС должен смоделировать и рассмотреть все возможные пути рационального решения этих проблем.

- перевести подразделение на более поздний график работы (правое перемещение) с последующим пересмотром графиков работы всех подразделениями, связанных с ним функционально, технологически или информационно;

- пересмотреть всю схему документооборота предприятия, поочередно раздвигая время формирования и использования документа в разных линиях связи с одновременным комплексным анализом этого влияния на все остальные потоки сети.

Это приведет в большинстве случаев к лавинообразной передвижке многих других транзакций в других линиях связи сети. Однако без пересмотра регламента расчета показателей на соответствующих рабочих местах реформирование только одной схемы документооборота приведет к незначительным результатам. В этом случае необходим комплексный анализ не только схемы документооборота, но регламента функционирования задач АСУ, режима работы подразделений, столовой, транспорта доставки персонала на работу и с работы и решения еще многих других организационных задач. Далее:

- ориентироваться на более производительное оборудование ЛВС с пересчетом показателей оценки эффективности внедрения сети.

- структурировать сеть на подсети, распределив таким образом нагрузку по разным подсетям или сегментам сети.

Анализ графиков позволяет проследить взаимовлияние потоков информации, результатов реформирования потоков, выявить моменты образования и использования документов, время выполнения операций, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы объединяются или расчленяются. В результате анализа схемы потока можно уточнить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения данной организации, задержки при обработке документов, а также и излишние передачи документов, вызванные плохим распределением обязанностей между различными подразделениями.

Графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации.

К недостаткам следует отнести тот факт, что увеличении размерности сети или другими словами при увеличении количества информационных потоков количество графиков может стать настолько велико, а изображения на них настолько запутанными, что этот метод потеряет свою ценность и универсальность как средство анализа, или исследование будет проведено настолько поверхностно, что не окажет реальной помощи в разработке ЛВС. Однако для выполнения курсового проекта именно он наиболее приемлем в учебных целях в силу наглядности и незначительного объема проекта.