4.7. Отчет об обследовании предприятия

Отчет о предпроектном обследовании предприятия и результатах анализа материалов обследования содержит следующие разделы:

1. Цель обследования.

2. Основание для обследования.

3. Объект обследования.

4. Организация обследования и состав исполнителей.

5. Программа обследования.

6. Краткая характеристика предприятия.

7. Выводы по анализу организационной структуры предприятия.

8. Результаты обработки опросных листов и других материалов, личных наблюдений.

9. Выводы по анализу функциональной структуры.

10. Результаты анализа потоков информации с представлением загрузки информацией отдельных категорий работников, данные об объемах информации и т. д.

11. Краткое описание объектов автоматизации (конкретных подразделений, функций, задач).

12. Общие рекомендации по организационным мероприятиям, связанным с внедрением сети.

13. Выбор, согласование с Заказчиком и обоснование технико-экономических показателей оценки эффективности внедрения/ модернизации ЛВС

14. Предложения по:

14.1. совершенствованию организации структуры;

14.2. совершенствованию функциональной структуры;

14.3. совершенствованию потоков информации.

5. Информационные потоки

5. 1. Исследование информационных потоков.

Исследование информационных потоков является важной базовой задачей проектирования ЛВС, от качества выполнения которой будет целиком и полностью зависеть результат работ. Насколько тщательно выполнен этот этап, достаточно полно собраны исходные данные, характеристики документов и ИП, насколько правильно определено назначение документов и выявлены маршруты их движения прямо пропорционально зависит качество проекта и эффективность дальнейшего функционирования сети.

Проведение исследования потоков информации на стадии предпроектного обследования системы управления предусмотрено методическими и нормативными материалами по разработке ЛВС. Целью такого исследования является изучение, формализация описания и анализ информационных процессов обмена информацией. Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы планово-управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Это достаточно большой и организационно сложный этап работы, а поскольку эти данные на разных предприятиях мало того что могут находиться в разных структурных подразделениях, они еще могут иметь отклонения в терминологии, обозначении, назначении документов и показателей, иметь конфиденциальный характер, другие (похожие на первый взгляд) алгоритмы формирования некоторых показателей и др. Поэтому важной предварительной работой является формирование программы обследования, детальная проработка целей и задач построения сети, их декомпозиция - тем более, что на момент обследования студенты еще недостаточно ясно представляют себе какие данные и для чего нужны. На этапе обследования предприятия, как показывает опыт выполнения аналогичных работ, необходимо постоянно помнить о том, что в процессе разработки курсового проекта (в середине семестра, следующего за практикой) исходных данных может и не хватить, а взять их будет уже негде, поскольку практика закончилась. Этап обследования и описания является достаточно важным. От полноты и точности обследования предприятия, выявления задач, решаемых его отделами и подразделениями, определения их информационных потребностей, анализа существующего на предприятии документооборота зависит успех и эффективность не только проектирования сети, но и эффективность её работы. Поэтому обследование предприятия должно опираться на системный подход.

В процессе обследования производится: уточнение применяемой терминологии с целью обеспечения смыслового единства информации; определение объемов формируемой и используемой информации для принятия решений о способах автоматизированной обработки данных; анализ схемы документооборота и формирование модели информационных связей предприятия.

Исследование информационных потоков включает в себя три этапа:

-анализ схемы документооборота предприятия (или группы заданных/выделенных подразделений),

- построение схемы информационных потоков;

-анализ схемы информационных потоков.

На первом этапе анализируется входимость входных документов в выходные. Каждый показатель выходного документа функционально проверяется по показателям входных документов. Состав показателей входных документов должен быть достаточным и неизбыточным для расчета всех показателей выходных документов. При функциональном анализе проверяется по соответствующим алгоритмам выполняемых функций полнота входных показателей, их назначение и экономический (технический или иной) смысл, значность, шаблон, частота возникновения и др. характеристики входных показателей. По выходным показателям относительно входных проверяется их экономический смысл, назначение, значность, шаблон и частота формирования. На этом этапе целесообразно составлять информационный граф (приложение № 11) и матрицу, с проставление около вершин графа и в элементах матрицы характеристик каждого показателя. Пунктиром на графе можно обозначить функционально-информационное поле задачи. Граф можно также проанализировать и на правильность обозначенных границ функционально-информационного поля задачи, а другими словами – на целесообразность объединения расчетов выходных показателей в одной функции. На этом же этапе проверяется последовательность формирования документа во времени и место его формирования.

На этапе построения схемы информационных потоков анализируются документы одной направленности и территориально-структурного назначения, которые объединяют в поток. Разнонаправленные потоки, такие например, как от точки i к точке j и наоборот - от j к i в схеме информационных потоков на этапе анализа потоков не объединяются. На схеме проставляется состав каждого потока (приложение № 6). Для каждого потока составляется график (приложение № 7). Исходная схема потоков хранится как эталон и изменению не подлежит.

Анализ схемы информационных потоков заключается в исследовании направленности каждого документа, его маршрута и преобразования в точках расчетов. Анализируется состав входных документов на неизбыточность и достаточность для формирования выходного, на соблюдение условия одновременного присутствия на входе всего состава входных документов, на возможные другие направления передачи входных документов в точку расчета и выходных в точку назначения. Результаты анализа и алгоритм дальнейшего преобразования информационных потоков согласуется со специалистами и ТОР-менеджерами предприятия. На этом же этапе рассматриваются и согласуются требования предприятия к сети, технические и организационные ограничения, места расположения серверов БД и приложений, размещение рабочих станций и возможные подсети. По итогам согласования схема может быть переработана и уже этот вариант принимается за исходный базовый для формирования исходного варианта сети.

Для анализа использования информации при формировании документов составляется схема информационных связей между документами. Она дает представление о направлениях информационных потоков и позволяет определить перечень исходной информации, потребной для формирования выходной информации с учетом алгоритмов обработки информации.

Перед выполнением обследования обычно составляется двухсторонний договор между предприятием с одной стороны (Заказчиком) и другой стороной – юридическим или физическим лицом (Исполнителем) на основании которого по предприятию издается приказ о начале работ по обследованию документооборота.

В этот приказ включается:

- перечень структурных подразделений, в которых будет проводиться обследование;

- программа обследования;

- план-график выполнения работ:

- ответственное лицо-представитель Исполнителя, осуществляющий обследование самостоятельно или руководящий рабочей группой специалистов, осуществляющих обследование;

- ответственное лицо-представитель Заказчика, участвующий в обследовании самостоятельно и принимающий решение по оценке труда Исполнителя или руководящий рабочей группой, организационно и технически помогающей Исполнителю, рассматривающей предложения и результаты работы Исполнителя;

- состав рабочих групп по подразделениям;

- дата начала и окончания обследования.

В состав группы по проведению диагностического исследования должны входить:

-специалисты информационные технологи;

-специалисты в области системного анализа — руководитель бригады и будущий руководитель проекта;

-инженеры по организации производства;

-экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследования организационных структур и документооборота;

-специалисты по использованию ЭВМ и технических средств.

Сбор данных является основным этапом диагностического исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются:

-беседы со специалистами аппарата управления;

-изучение технико-экономических и статистических сведений о развития производства рассматриваемого предприятия;

-изучение опыта развития родственных предприятий.

Особое значением диагностическом исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые позволяют в короткие сроки получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить их, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия.

Результаты анализа должны быть представлены на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии.

Обсуждение результатов наиболее целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений объекта управления. Итоги обсуждения должны быть зафиксированы в специальном документе и использованы при разработке текущих и перспективных планов развития сети.