Связь функций с входными/выходными документами

№ п/п	Обозначение функции	Обозначение рабочего места	Вх. документы		Вых. документы
			Обознач	Наименов	Обознач	наименов
1	F1	РЦ1	Д1	Приходный ордер	Д2	Расчетный лист
2	F14	РЦ 2	Д6	Товарно-транспортная накладная	Д8, Д9	Сопроводительный талон, путевой лист
3	F12	РЦ2	Д9, Д6	путевой лист

По каждому документу определяются его характеристики, включающие: объем документа в символах, время его формирования пользователем или задачей, время его использования (применения) другим пользователем или задачей, частоту формирования и частоту использования.

При обработке документов следует помнить, что для этого часто требуются кодификаторы различных видов, форм и назначения. И если в схеме документооборота они не находят отражения, то при машинной обработке и передаче в сети загружают ее порой очень существенно тем более это наблюдается при разных способах организации ИБ предприятия – ЦБД или РБД. Порядок (способ) обработки классификаторов, как и самих информационных файлов, существенно зависит от алгоритма, реализованного программистом в задаче, поэтому и нагрузка на сеть существенно будет зависеть от программного алгоритма, что подчеркивается еще раз ниже по тексту. В рамках данного проекта классификаторы рассматриваются как обычные информационные файлы.

Результаты обследования и выводы оформляются в виде текстового материала с приложением всех необходимых таблиц. В описании указываются выявленные недостатки функциональной структуры с соответствующими обоснованиями и пояснениями их, даются направления и рекомендации по устранению выявленных недостатков.

4.6. Обследование документооборота.

Обследование документооборота [3,4,5,15,16,17,18] и потоков информации [2,25, 30,44] осуществляется на основании:

- положения (технических условий) о документообороте предприятия,

- учетной политики предприятия и правил ведения отчетности,

-организационной структуры [39],

- функциональной структуры [39].

В процессе обследования производится: уточнение применяемой терминологии с целью обеспечения смыслового единства информации; определение объемов формируемой и используемой информации для принятия решений о способах автоматизированной обработки данных; разработка схемы документооборота и модели информационных связей предприятия.

Документооборот [3,21,24] представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и движения информации в об имуществе, обязательствах организаций путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Объектами документооборота являются документы, информационные сообщения, электронные файлы, базы данных и др. информационные ресурсы, отражающие производственно-хозяйственную деятельность предприятия [16,17,37].

Основными задачами документооборота являются:

- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой как внутренним пользователям (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), так и внешним (инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности);

- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, положений налогового учета и др. органов управления при осуществлении предприятием хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Перед началом обследования документооборота необходимо составить программу обследования и план-график проведения обследования (таблица № 6) которые следует согласовать как с ответственными представителями Сторон, так и со всеми структурными подразделениями, включенными в программу обследования. Программа обследования включает примерный обобщенный перечень вопросов (пример см. таблицу № 7).

Таблица № 6

План-график проведения обследования

№ п/п	Наименование подразделения	Проведение обследования				Примечание
		Дата	Время	ФИО ответственного специалиста от подразделения	Подпись специалиста

Таблица № 7

Программа проведения обследования