4.4. Организационная структура

Для проектирования сети важно иметь схему информационных потоков. Для этого необходимо знать как состав структурных подразделений и их подчиненность, но и функциональные связи между собой. Этому значительно способствует исследование организационной структуры предприятия. Обследование организационной структуры предприятия заключается в изучении назначения и деятельности каждого подразделения предприятия, а также их организационно-функциональные связи между собой. В результате обследования организационной структуры формируется перечень подразделений предприятия и фиксируются их основные функции. Этот этап необходим для определения подразделений, которые планируются к объединению в сеть.

Обследование организационной структуры производится одновременно с обследованием функциональной структуры путем выявления соответствия организационной структуры функциям планирования, учета и контроля, выполняемым на разных уровнях иерархии и в разных структурных подразделениях предприятия.

4.5. Функциональная структура.

Обследование функциональной структуры предприятия заключается в изучении функций управления, выполняемых выделенными структурными подразделениями и/или отдельными должностными лицами, с целью выработки рекомендаций по упорядочению последовательности выполнения и содержания функций управления, их границ действия и взаимосвязей [8,9].

Обследованию подвергаются функции, выполняемые в процессе управления как заводскими подразделениями, так и внутрицеховыми. Выясняются:

а) перечень, порядок и периодичность выполнения функций по каждому подразделению и отдельными должностными лицами;

б) время, затрачиваемое работниками на выполнение функций и отдельные работы;

в) перечень входных документов, необходимых для выполнения функции и выходных документов, являющихся результатом ее выполнения;

г) существующие технические средства, применяемые на предприятии для выполнения различных функций и отдельных работ;

д) имеющиеся на предприятии должностные инструкции и различного рода положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц.

Сбор данных о выполнении отдельных функций управления производится путем заполнения специальных форм (таблица 3), которые заполняются работниками, проводящими обследование.

Выполнение отдельных функций, по которым затруднительно представление данных в табличной форме, отражается в виде текстового материала.

Таблица № 3

Характеристика функций управления

Наименование функций или задач	Усл. обознач ф-ии	Исполнитель		Время начала выполнения операции (час, мин)	Время окончания выполнения операции (час, мин)	Перечень документов
						Вх.	Вых.
1	2		3	4	5	6	7

Для получения более полной информации о выполняемых каждым работником управления функциях и определения их загруженности производится опрос работников. Опросные листы должны заполняться самими работниками управления.

Одновременно собираются имеющиеся должностные инструкции и положения о правах и обязанностях подразделений и должностных лиц для уточнения выполняемых ими функций, т.к. в реальных условиях может происходить перераспределение функций как между подразделениями, так и между сотрудниками подразделений.

Следует помнить о том, что не все функции управления и учета выполняются непосредственно сотрудниками предприятия. Такие функции часто выполняются посредством ЭВМ, что существенно расширяет функционально-информационное поле деятельности сотрудников. Поэтому необходимо исследовать и перечень автоматизированных функций подразделений.

Под объектами, подлежащими информационной коммутации, понимаются рабочие места (отделы, службы, цехи, участки, ЦОД, отдельные ЭВМ) где выполняются функции управления, учета или планирования. Выполнение функций может быть автоматизировано или выполнено традиционными методами. Не все объекты могут быть охвачены сетью не смотря на то, что основные функции в этих подразделениях автоматизированы.

Выбор объектов заключается в выборе состава функций и задач управления по тем подразделениям предприятия, для которых необходимо объединение в сеть информационных, технических или управленческих ресурсов при их создании и использовании [3,4].

Выбор объектов автоматизации осуществляется на основе проведенного обследования, в рамках целесообразного состава функций управления с учетом:

-достигнутого технического уровня средств автоматизации;

-возможности приобретения и внедрения технических средств;

-подготовленности объекта к внедрению сети.

Определение объектов и функций, подлежащих подключению к ЛВС, производит организация-разработчик с участием заказчика. Перечень объектов сводится в таблицу, в которой указываются: наименование структурного подразделения; шифр подразделения; перечень функций и задач управления, подлежащих коммуникации.

Объекты коммутации отмечаются на схеме документооборота, на основании чего формируется схема информационных потоков.

Поскольку информацию в сети порождают в основном все же пользователи (автоматизированной или неавтоматизированной частей, а часто их совокупностью) системы управления предприятием следует заняться исследованием того какие источники/потребители информационных ресурсов работают непосредственно через сеть. Следовательно, первоначально определяют пользователей сети, а затем и их функции в управлении предприятием.

При исследовании функций следует обратить внимание на алгоритм обработки информации, так как реальный трафик в сети порождается не только информационной потребностью пользователя в информационном ресурсе, а непосредственно алгоритмом обработки информации при решении задачи. Это связано с тем, что способ обработки информации, заложенный программистом в алгоритме программы и потребность пользователя существенно разнятся между собой. Так например, два программиста с разной квалификацией и опытом работы напишут программы, реализующие одну и ту же функцию, различающиеся между собой по количеству обращений к информационному ресурсу, а, следовательно, и загруженностью сети на 60-80%. Пользователь считает, что обратился к исходному информационному ресурсу один раз и взял его для обработки сразу весь, а программист может обращаться к нему много раз. Это следует учитывать при проектировании реальной сети, но в данном случае в учебных целях достаточно учесть использование информационных потребностей только пользователем.

Если на предприятии уже существует автоматизированная система управления, на которую будет ориентирована сеть, то задача несколько облегчается. В этом случае роль структурных подразделений предприятия с точки зрения ЛВС сводится к выполнению автоматизированных функций в рабочих центрах где стоят ЭВМ. Рабочие центры м.б. сгруппированы в центры обработки информации (подсеть). Анализируются входная/выходная информация, планируется размещение центров обработки информации (или центры обработки данных - ЦОД), фиксируется документооборот между ними, проектируются информационные потоки, составляются соответствующие таблицы.

Расположение центров обработки информации, определенных на основании функциональной схемы автоматизированных функций, структурных подразделений и мест размещения рабочих станций фиксируется на плане этажа, здания или местности в зависимости от их территориального размещения. Это необходимо для дальнейшего определения длины кабеля, чтобы исключить необходимость физических замеров в процессе выполнения студентом курсового проектирования в течении семестра в условиях необходимости определения длины кабеля по нескольким вариантам. Расположение станций обычно согласовывается с представителями предприятия и производится в соответствии с санитарными нормами и правилами (СНиП), соблюдением нормативов и условий охраны труда. При уточнении места расположения рабочих станций необходимо учитывать возможность перемещения компьютеров в пределах одного или нескольких структурных подразделений предприятия. Т.е. для этого случая необходимо предусмотреть резервные порты.

Перечень функций представляется в виде таблицы (пример заполнения см. таблицу № 4).

Таблица № 4.

Определение перечня функций пользователей в ЛВС.

Наименование/обозначение подразделения/должности	Перечень функций	Обозначение функции	Место выполнения функции
Сотрудники осуществляющие приём заявлений от клиентов центра, а также заполнение базы данных.	Обработка текстов,	F1	РЦ1
	Пользование базой данных (неограниченное)	F2	РЦ1
	Доступ к глобальной сети Internet.	F3	РЦ2
	Использование электронной почты.	F4	РЦ2

Сотрудники осуществляющий подбор работника на вакантную должность.	Обработка текстов,	F5	РЦ3
	Передача данных и связь (получение информации со всех филиалов центра и отправление обработанных данных обратно).	F^	РЦ3
	Пользование базой данных (без	F7	РЦ3
	изменения, добавления, удаления).	F8	РЦ3
Сотрудники, ответственные за обратную связь с клиентами центра.	Передача данных и связь (получение обработанной информации от всех служб центра)	F9	РЦ4
	Пользование базой данных (без изменения, добавления, удаления). Доступ к глобальной сети Internet.	F10	РЦ4 РЦ2
	Использование электронной почты.	F11	РЦ2
Сотрудник, отвечающий за переподготовку кадров.	Передача данных и связь (получение информации со всех филиалов центра и отправление обработанных данных обратно, связь с организациями, осуществляющими переподготовку).	F12	РЦ5
	Пользование базой данных (без изменения, добавления, удаления).	F13	РЦ5
	Доступ к глобальной сети Internet.	F14	РЦ2
	Использование электронной почты.	F15	РЦ2

Сотрудник, занимающийся статистической отчётностью.	Пользование базой данных (без	F16	РЦ6
	изменения, добавления, удаления).	F17	РЦ6
	Передача данных и связь (получение информации со всех филиалов центра, отправление обработанной информации конечным пользователям)	F18	РЦ6
	Обработка текстов.	F19	РЦ6
	Использование машинной графики.	F20	РЦ7
	Доступ к глобальной сети Internet.	F21	РЦ2
	Использование электронной почты.	F22	РЦ2
Директор	Обработка текстов,	F23	РЦ8
	Пользование базой данных (неограниченное). Передача данных и связь. Доступ к глобальной сети Internet. Использование электронной почты.	F24-F27	РЦ8 РЦ8 РЦ2
Бухгалтер	Обработка текстов, Передача данных и связь (получение данных о хозяйственных операциях в филиалах центра). Использование электронной почты.	F28-F30	РЦ9 РЦ2
Ответственный за административно-хозяйственные вопросы.	Обработка текстов Передача данных и связь (получение данных об административно-хозяйственных вопросах из филиалов центра). Использование электронной почты.	F31-F33	РЦ10 РЦ2

Перед проектированием сети необходимо знать от кого и кому, какую информацию и в каком режиме следует передавать по сети. Эта информация обычно уже имеется на предприятии, а в случае ее отсутствия следует составить схему документооборота со всеми необходимыми в этом случае характеристиками. Исследование схемы документооборота осуществляется в рамках той его части, которая должна обеспечить информационную потребность пользователей: реализуемых автоматизированных функций или комплекса задач, ориентированных на работу в сети. Первоначально при этом считается, что вся информация между центрами обработки информации передается без электронных/электрических средств связи. Выявляются документы (в бумажной или электронной форме представления) и характеристики каждого документа. Результаты заносятся в таблицу № 5 или приложение № 5. Составляется граф описания документооборота (приложение № 9), булевы матрицы функционально-информационных связей функций и документов между собой и взаимосвязи автоматизируемых функций между собой. Таблица № 5