4. Обследование объекта автоматизации

Обследование предприятия осуществляется на предпроектной стадии создания ЛВС. Предпроектная стадия создания сети является первой и заключается во всестороннем обследовании системы управления предприятием и выработки решений по внедрению ЛВС и, как результат этого, совершенствования его системы управления.

Целью обследования является получение исходных данных для выполнения курсового проекта в необходимом и достаточном составе и объеме, фиксация требований пользователей, функций, ограничений и возможностей сети.

Профессионально выполненное обследование во многом определяет успех проекта, а результаты грамотно и тщательно выполненного анализа данных обследования и сами данные, полученные в результате обследования, являются фундаментом будущего проекта [12].

Обследование предприятия осуществляется на основании следующих документов [36]:

- договор о проведении работ по обследованию;

- приказ по предприятию о начале работ по обследованию предприятия и назначении ответственных исполнителей;

- утвержденный календарный план-график и программа проведения совместных работ.

Результаты обследования в виде отчета об обследовании и выполненного на его основе анализа должны быть представлены на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии. Обсуждение, результатов целесообразно организовать с участием необходимых представителей подразделений предприятия и представителей исполнителя работ по проектированию сети. Итоги обсуждения должны быть зафиксированы в специальном документе. По результатам обсуждения отчет об обследовании предприятия согласуется и утверждается Сторонами и в дальнейшем используется для разработки технического здания (ТЗ), а также в процессе проектирования сети в качестве рабочего материала. ТЗ, после его согласования и утверждения является техническим условием и одновременно юридическим документом, являющимся основным для выполнения работ по проектированию сети. Следующими важными документами для выполнения дальнейших работ по внедрению сети являются:

- договор о проведении работ по внедрению (реформированию, модификации) сети;

- приказ по предприятию о начале работ по внедрению сети на предприятии и назначении ответственных исполнителей;

- утвержденный календарный план-график проведения совместных работ.

Обследование проводится по заранее разработанному плану и программе

4.1. Технология выполнения обследования.

Обследование предприятия рекомендуется выполнять в следующей последовательности:

1.Анализируется организационная структура (схема) предприятия.

На основе ранее произведенной автоматизации бизнес-процессов анализируется степень охвата автоматизацией подразделений предприятия, проблемы передачи и хранения информации, планы развития предприятия в части формирования единого информационного пространства и др. вопросы информатизации. В результате анализа на схеме на основании решения совместного совещания руководства предприятия и главных специалистов (руководителей подразделений) выделяются структурные подразделения, для которых необходима разработка ЛВС или модернизация действующей. Схема с отмеченными подразделениями подписывается руководством предприятия, ответственными представителями Сторон и главными специалистами предприятия. После чего по предприятию издается приказ о начале обследования.

2. Анализируется функциональная схема, уточняется перечень функций, закрепленных за каждым подразделением предприятия.

3. По должностным инструкциям уточняется перечень функций, выполняемых каждым сотрудником подразделения.

4. Для каждой функции предварительно определяется состав входных и выходных документов.

5. Заполняется таблица (приложение №5): кем входные документы заполняются и в каком структурном подразделении,

6. ИНФОРМАЦИОННО: уточняется как фиксируется процесс передачи/приема документа. Если эта операция отсутствует, то ее необходимо ввести приказом по предприятию для всех структурных подразделений. Из этого простого на первый взгляд действия могут следовать выводы о необходимости участия каждого документа в производственной деятельности и необходимости их формирования. В результате чего могут ликвидироваться некоторые документы, а информация из них перейдет в другие документы, изменив их форму, содержание и даже назначение.

7. ИНФОРМАЦИОННО: уточняются данные таблицы приложения №5: откуда и когда получает входные документы сотрудник подразделения. Это выясняется из должностной инструкции или из результатов собеседования с сотрудниками подразделения.

8. ИНФОРМАЦИОННО: выясняется возможность появления дополнительной информации: если документы приходят позже регламентированного срока, то возможно ли их использование имеющейся в нем информации в работе сразу же по приходу этого документа или же необходим запрос в исходящее структурное подразделение о передаче такого же документа, но с обновленной информацией на период обработки.

9. ИНФОРМАЦИОННО: уточняется как, кем и когда заполняются выходные документы.

10. Заполняется таблица приложения №6 на основании информации о движении выходного документа: когда и кем они передаются в другие подразделения.

11. ИНФОРМАЦИОННО: выясняется как фиксируется момент формирования и передачи документа в др. подразделение (другую группу, другому сотруднику). Может быть уточнено количество одновременно выписываемых экземпляров, куда, когда и как каждый направляется

12. По каждому документу выявляются его характеристики:

- наименование документа,

- его обозначение (по ОКУД, регламенту документооборота, СТП, ТУ, временным обозначениям, предложенным рабочими группами Сторон и др.),

- объем информации в Мб или символах. Часто эту величину подсчитать достаточно трудно и здесь нужно быть особенно внимательным всем специалистам, производя оценку на основе экспертных методов,

- время передачи и время использования документа,

- периодичность формирования и использования.

- определить процент увеличения объема информации, за который можно принять процент изменения номенклатуры готовой продукции или услуг

Данные, полученные по этапу обследования, заносятся в таблицу характеристик информационных сообщений.

Если указанные материалы отсутствуют на предприятии, то необходимо проводить более глубокое обследование с целью возмещения отсутствующих данных. Такие данные будут получены в ходе бесед с представителями Заказчика, что существенно увеличит трудоемкость обследования.

Кроме того, каждый работник-представитель Исполнителя, проводящий обследование, должен иметь [36]:

- план-график и программу обследования, детальные вопросники;

- специальные таблицы для заполнения по результатам обследования,

- конкретный план и сроки выполнения своих работ;

- рабочую тетрадь для записи;

Прежде, чем начать общаться с персоналом подразделений необходимо предварительно изучить имеющуюся на предприятии документацию по организации документооборота. Основные сведения о документах, их составе, структуре и назначении, маршрутах их движения и функциях, выполняемых работниками предприятия можно получить из:

- технических условий по организации документооборота на предприятии,

- регламентов движения, формирования и учета документации на предприятии,

- штатного расписания,

- должностных инструкций персонала предприятия для подразделений, отмеченных на организационной структуре или приказе по предприятию,

- беседы с персоналом аппарата управления, работниками подразделений. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе собеседования с работниками предприятия.

Для обследования входящих и исходящих документов применимы два основных метода. При методе инвентаризации собираются сведения обо всех документах. Он позволяет получить наиболее исчерпывающие сведения о потоках информации. Однако в силу большой трудоемкости метод инвентаризации применяется редко.

Для обследования систематизированных массовых и регулярно повторяющихся документов более часто используется метод типовых групп, когда регистрации подлежит не каждый документ, а определенный тип однородных документов.

После определения состава и характеристик входных/выходных документов уточняются маршруты их движения по подразделениям предприятия (как и внутри подразделения). Сведения о маршрутах их движения заносятся в таблицу приложение № 6.

Все таблицы, в которых размещены данные, полученные в результате обследования, после согласования с ведущими специалистами подписываются Исполнителем и Заказчиком. Утвержденные таблицы таким образом приобретают юридический статус. На основе этих таблиц начинается проектирование ЛВС. Если таблицы будут содержать ошибки, то и сформированная в результате проектирования ЛВС также будет содержать ошибки. За чей счет - Исполнителя или Заказчика - будут исправляться ошибки, выявленные в процессе эксплуатации сети, можно будет определить на основе подписанных таблиц.

На основе таблиц составляется схема информационных потоков, которая будет адекватна исходной топологии ЛВС поскольку каждую транзакцию необходимо передать из точки ее ввода в точку потребления. В дальнейшем эту схему/топологию можно модифицировать по определенным критериям. Перед началом выполнения этой операции необходимо выполнить исследование информационных потоков на основе одного из методов. Выбор метода зависит от показателей оценки эффективности работы сети.

Следует учитывать, что процесс создания ЛВС может быть разделен на ряд отдельных, последовательно выполняемых этапов как во времени, так и по группам подразделений. При разработке каждого этапа следует учитывать его влияние как последующие, так и на предыдущие этапы. Однако обследование проводится для всей совокупности этапов одновременно.

Составляется графическая и матричная модели информационных потоков. Графическая модель наглядно представляет ИП и может служить в качестве вспомогательного инструмента для анализа ИП на макроуровне. Матричная модель является формализованным описанием графической модели для ее дальнейшего формального анализа и преобразований. Процедуру анализа существенно затрудняет нечеткая логика связей между документами, т.к. для формирования одного выходного документа может потребоваться несколько входных. Какие показатели для этого нужны и все ли они переходят (результат их совместной обработки) в выходной – на указанных моделях выяснить нельзя. И наоборот. Для более детального анализа приходится детализировать графическую и матричные модели до уровня показателей при том ограничении, что несколько показателей формируют только один выходной. Таким образом появляется взаимно однозначное соответствие, а модели превращаются в информационно-функциональные модели.