5. Правила підготовки і написання ділових паперів

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний, стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1. Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

• автобіографія (Я, ..., народилася, ... навчаюсь ...);

• заява (Прошу зарахувати ..., працюю на посаді ...);

• наказ (Наказую ...);

• скарга (Звертаюся до ..., я повідомляв...);

• службова записка (Доводжу до ..., уважаю, що ...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких документах, як:

• акт (Комісія пропонує ..., дійшла висновку...);

• трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отримує ..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов’язується ...);

• інструкція (АТ „Довіра” встановлює ..., кожен акціонер стає...);

• запрошення, оголошення (Банк надає ..., університет запрошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

• коли підмет передує присудкові;

• коли означення стоїть перед означуваним словом;

• коли додаток розміщений після керуючого слова;

• коли вставні слова вживаються на початку речення.

5. Уникати використання багатозначних слів, а наявні пояснювати в певному контексті.

6. Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій та суб’єктивного ставлення до викладеного. Тон документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні скорочення та абревіатури.

9. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізичних одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: %, §, №, якщо вони без цифрових позначень і не в табличних схемах.

10. Слідкувати за дотриманням логічної послідовності викладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність визначення причинно-наслідкових зв’язків між фактами, подіями чи явищами, треба викладати їх у зв’язаній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спочатку; одночасно, водночас; потім, після, далі; у підсумку, завершуючи, насамкінець тощо.

11. Надавати перевагу простим реченням.

12. Пам’ятати, що лише актуальність і своєчасність інформації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Реквізити – обов’язкові елементи укладання ділового папера. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Склад реквізитів залежить від змісту, призначення та способу підготовки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце, що робить документ зручним для зорового сприйняття, спрощує його опрацювання.

Для оформлення ділових паперів використовують реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних організацій).

7. Назва установи – автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв’язку, номер рахунка та назва банку.

10. Назва документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання чи видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Позначка про контроль.

21. Текст.

22. Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.