- •Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності
- •Література
- •1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
- •2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами
- •3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах
- •4. Рівні стандартизації і структура тексту документа
- •5. Правила підготовки і написання ділових паперів
- •6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом
- •7. Правила оформлення реквізитів
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 2. Організаційні документи
- •Література
- •1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках
- •2. Положення: види, структура тексту, реквізити
- •3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ
- •4. Інструкція: групи, особливості укладання
- •5. Правила як службовий документ організаційного характеру
- •Тема 3. Розпорядчі документи
- •Література
- •1. Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання
- •2. Загальні й часткові розпорядження
- •3. Накази: види, структура тексту та реквізити
- •4. Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення
- •Вказівка
- •Тема 4. Довідково-інформаційні документи та вимоги до їх документування
- •Література
- •1. Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання
- •Оголошення
- •2. Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок
- •Пояснювальна записка
- •3. Види, особливості та структура тексту службових листів
- •Президентові фірми “Дніпро”
- •4. Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей
- •План роботи
- •5. Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів
- •Приватні.
- •Службові:
- •Телеграма
- •Тема 5. Документація з кадрово-контрактових питань
- •Література
- •1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення
- •2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка
- •Особовий листок з обліку кадрів
- •3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки
- •4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання
- •Автобіографія
- •5. Характеристика: структура тексту, реквізити
- •Атестаційна характеристика
- •Тема 6. Особисті офіційні документи
- •Література
- •1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення
- •2. Вимоги до написання доручення і розписки
- •Доручення
- •Розписка
- •3. Специфіка укладання заповіту
- •4. Посвідчення: групи, реквізити
- •Тема 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів
- •Література
- •Документація з питань оформлення трудової зайнятості:
- •Документи з господарсько-договірної діяльності
- •Реквізити:
- •3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до
- •4. Мета попереднього розгляду ділових паперів
- •5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів
- •6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 8. Обліково-фінансові документи
- •Література
- •1. Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист
- •2. Відмова від акцепту, його форми, реквізити Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.
- •3. Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання
- •4. Особливості оформлення заявки
- •5. Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи
- •6. Оформлення відкриття рахунка в банку
- •7. Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх
- •Тема 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій
- •Література
- •1. Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації
- •2. Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок
- •3. Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості
- •4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі
- •Тема 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови
- •Література
- •1. Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів
- •2. Дипломатичне листування
- •Міністерство закордонних справ України
- •Міністерство закордонних справ України
- •3. Інші форми дипломатичної діяльності
ВСТУП
Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній діяльності організації сприяє скороченню часу на складання, опрацювання й пошук документів, встановленню чіткого контролю за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений та належним чином оформлений документ – це свідчення певного рівня культури управлінця.
Дисципліна „Діловодство” введена в програму вищих навчальних закладів України. Її завдання полягає в тому, щоб допомогти майбутньому управлінцю опанувати прийомами роботи з організаційно-розпорядчими документами. Метою курсу є формування у студентів теоретичних знань про систему документообігу сучасної організації та практичних навичок роботи з документами різних видів та груп.
У запропонованому конспекті лекцій зроблено спробу узагальнити й систематизувати теоретичний матеріал із діловодства для кращого засвоєння студентами класифікації, призначення, правил укладання та оформлення основних видів службових документів на основі чинних державних і міжнародних стандартів.
У процесі вивчення курсу студент повинен знати:
- суть діловодства як невід’ємної частини процесу управління та його структуру;
- нормативно-методичну базу сучасного діловодства;
- класифікацію документів;
- правила складання та оформлення службових документів;
- технологію підготовки та роботи з документами різних груп;
- правила підготовки номенклатур справ;
- правила оформлення та зберігання справ;
- організацію документообігу на підприємстві.
Після вивчення дисципліни студент повинен вміти:
- складати документи різних груп, правильно оформлювати необхідні реквізити;
- виконувати операції з документами в процесі документообігу;
- оформлювати справи;
- складати номенклатуру справ організації.
Основними організаційними формами вивчення дисципліни є лекції (20 год.), практичні заняття (16 год.), самостійна робота (72 год.) та контролюючі заходи: тестові самоконтролі, поточні тестові контролі, ситуативні комплексні завдання, залік.
Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності
МЕТА: розкрити сутність поняття „діловодство”, схарактеризувати його структуру, ознайомити з класифікацією ділових паперів; розвинути і вдосконалити в студентів навички з організації роботи з документами; виховати майбутніх спеціалістів ділової сфери.
ПЛАН
Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції.
Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами.
Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах.
Рівні стандартизації і структура тексту документа.
Правила підготовки і написання ділових паперів.
Основні реквізити документів згідно з держстандартом.
Правила оформлення реквізитів.
Література
Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.
Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.
Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.
Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.
Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.
Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навчальний посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.
Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 1997.
Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.
Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.
Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.
Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.
1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінських дій.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, упровадження раціональних прийомів роботи.
Складовими частинами діловодства є система документації, документування та організація роботи з документами.
Система документації – це сукупність документів, що взаємодіють та являють собою цілісні утворення із певними специфічними рисами. Особливість різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, як-от: зовнішньоекономічна, банківська, дипломатична, юридична тощо.
Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, укладання, оформлення та виготовлення.
Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.
Загальне управління організацією діловодства в установі здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки діловодства в закладах покладається на службу діловодства. Остання є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику.
У практиці управління існують такі види служб діловодства:
управління справами – у міністерствах, відомствах, корпораціях;
загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.
В установах, які не мають таких структурних підрозділів, відповідальність за організацію діловодства покладається на секретаря або на спеціально виділену для цього особу.
У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на різноманітні групи ділових паперів.
До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат; підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бюро; архів. Організаційно й методично їй підпорядковані секретарі структурних підрозділів й обчислювальний центр.
Основними завданнями служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з діловими паперами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки.
Відповідно до цих завдань служба діловодства:
розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів ділових паперів, забезпечує документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
здійснює уніфікацію систем документації і ділових паперів з урахуванням можливості їх машинної обробки;
контролює якість підготовки й оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням ділових паперів.
Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.