- •Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності
- •Література
- •1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
- •2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами
- •3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах
- •4. Рівні стандартизації і структура тексту документа
- •5. Правила підготовки і написання ділових паперів
- •6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом
- •7. Правила оформлення реквізитів
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 2. Організаційні документи
- •Література
- •1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках
- •2. Положення: види, структура тексту, реквізити
- •3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ
- •4. Інструкція: групи, особливості укладання
- •5. Правила як службовий документ організаційного характеру
- •Тема 3. Розпорядчі документи
- •Література
- •1. Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання
- •2. Загальні й часткові розпорядження
- •3. Накази: види, структура тексту та реквізити
- •4. Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення
- •Вказівка
- •Тема 4. Довідково-інформаційні документи та вимоги до їх документування
- •Література
- •1. Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання
- •Оголошення
- •2. Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок
- •Пояснювальна записка
- •3. Види, особливості та структура тексту службових листів
- •Президентові фірми “Дніпро”
- •4. Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей
- •План роботи
- •5. Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів
- •Приватні.
- •Службові:
- •Телеграма
- •Тема 5. Документація з кадрово-контрактових питань
- •Література
- •1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення
- •2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка
- •Особовий листок з обліку кадрів
- •3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки
- •4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання
- •Автобіографія
- •5. Характеристика: структура тексту, реквізити
- •Атестаційна характеристика
- •Тема 6. Особисті офіційні документи
- •Література
- •1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення
- •2. Вимоги до написання доручення і розписки
- •Доручення
- •Розписка
- •3. Специфіка укладання заповіту
- •4. Посвідчення: групи, реквізити
- •Тема 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів
- •Література
- •Документація з питань оформлення трудової зайнятості:
- •Документи з господарсько-договірної діяльності
- •Реквізити:
- •3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до
- •4. Мета попереднього розгляду ділових паперів
- •5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів
- •6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 8. Обліково-фінансові документи
- •Література
- •1. Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист
- •2. Відмова від акцепту, його форми, реквізити Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.
- •3. Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання
- •4. Особливості оформлення заявки
- •5. Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи
- •6. Оформлення відкриття рахунка в банку
- •7. Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх
- •Тема 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій
- •Література
- •1. Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації
- •2. Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок
- •3. Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості
- •4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі
- •Тема 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови
- •Література
- •1. Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів
- •2. Дипломатичне листування
- •Міністерство закордонних справ України
- •Міністерство закордонних справ України
- •3. Інші форми дипломатичної діяльності
4. Рівні стандартизації і структура тексту документа
Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії.
1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин і змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика тощо).
2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка тощо).
3. Документи з високим ступенем стандартизації, що мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, котрими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт тощо).
Бланки цих ділових паперів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки).
Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації, послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.
Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій (напр.: автобіографія, протокол, характеристика).
Опис – це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (напр.: акт, наказ, розпорядження, постанова).
Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причинно-наслідкових зв’язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв’язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунтованими і правдивими доказами (напр.: службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція).
Текст документа складається з таких логічних елементів:
вступу (зазначається привід, що призвів до написання ділового папера, викладається історія питання);
доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);
закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).
Текст ділового папера, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, – складним.
Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ, закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.