3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах

До слова в документації насамперед ставляться такі дві вимоги: воно повинно бути вмотивованим і відповідати нормам української літературної мови. Розглянемо найголовніші принципи, яких слід дотримуватися при підготовці тексту документа. Це – об’єктивність змісту, логічна послідовність, повнота інформації, точність викладу, свобода від суперечностей, переконливість, лаконічність.

Об’єктивність змісту документа проявляється у викладенні фактів, що відображають справжній стан речей. Службові папери оформляються переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишеться від третьої особи (,,Університет просить...”, ,,Міністерство не заперечує...”, ,,Заводові потрібні...”). Можлива також безособова форма (,,Просимо...” тощо).

Повна об’єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі, зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові.

Разом із тим, не слід впадати і в іншу крайність – у повне знеособлення усіх типів документів (насамперед, це стосується ділового листа, пояснювальної записки, доручення тощо). Таким чином, об’єктивність забезпечується точно знайденими пропорціями для кожного виду документа.

Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах документів, де зовсім виключаються (або якнайретельніше уникаються) суб’єктивні (експресивні) елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення до справи у текст ділового папера.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа, чітко виявлені причинно-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового папера може реалізуватися за допомогою протиставлення (найчастіше виражається словами ,,проте”, ,,однак”), виявлення й логічного підкреслення черговості (,,одночасно”, ,,спочатку”, ,,потім”), мети (,,із цією метою”, ,,для цього”, ,,тому”), результативності (,,отже”, ,,таким чином”, ,,у результаті”, ,,загалом”), конкретизації якогось місця у документі (,,наприклад”, ,,зокрема”, ,,як-от”).

Повнота інформації полягає у тому, що всі необхідні для правильного розуміння документа складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було недомовок, двозначностей, щоб думка та її словесне вираження якомога щільніше поєднувалися, збігалися.

Повним називають діловий папір, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання, що розглядається.

Точність у документі досягається за допомогою такого добору слів, словосполучень, формулювань у тексті, який виключає подвійне тлумачення його змісту.

Свобода від суперечностей – чи не найважливіша вимога серед усіх. Суперечності в діловому папері проявляються в тому, що обрані автором документа слова можуть належати до різних сфер мовлення (книжні слова, професіоналізми, розмовні слова, русизми в українському тексті), що утруднює сприймання, або коли наведені в тексті аргументи суперечать один одному чи взаємовиключаються.

Лаконічність викладу досягається попереднім обдумуванням усього змісту документа, складанням його плану, добором аргументів.

Лаконічним називається той текст, у якому немає зайвих слів, повторень, багатослівної аргументації.

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої в діловому папері думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі фактів і цифрових даних.

Переконливість є надзвичайно важливою рисою документів: так, наприклад, переконливо, аргументовано укладений діловий лист може прискорити прийняття правильного рішення, створити умови для укладання договору, змінити строки виконання зобов’язань тощо.