- •Тема 1. Діловодство в управлінській діяльності
- •Література
- •1. Поняття про діловодство, його структуру. Служба діловодства: види, склад, функції
- •2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами
- •3. Загальні вимоги до вибору слова в ділових паперах
- •4. Рівні стандартизації і структура тексту документа
- •5. Правила підготовки і написання ділових паперів
- •6. Основні реквізити документів згідно з держстандартом
- •7. Правила оформлення реквізитів
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 2. Організаційні документи
- •Література
- •1. Поняття про бланк документа, його види; варіанти розташування реквізитів на бланках
- •2. Положення: види, структура тексту, реквізити
- •3. Статут як юридичний акт, що регулює основи організації і діяльності установ
- •4. Інструкція: групи, особливості укладання
- •5. Правила як службовий документ організаційного характеру
- •Тема 3. Розпорядчі документи
- •Література
- •1. Постанова, ухвала як правові акти. Особливості їх укладання
- •2. Загальні й часткові розпорядження
- •3. Накази: види, структура тексту та реквізити
- •4. Вказівки як розпорядчі документи, їх призначення
- •Вказівка
- •Тема 4. Довідково-інформаційні документи та вимоги до їх документування
- •Література
- •1. Акти, довідки (огляди), оголошення: особливості укладання
- •Оголошення
- •2. Призначення й основні складові протоколу, витягу з протоколу, службових записок
- •Пояснювальна записка
- •3. Види, особливості та структура тексту службових листів
- •Президентові фірми “Дніпро”
- •4. Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей
- •План роботи
- •5. Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів
- •Приватні.
- •Службові:
- •Телеграма
- •Тема 5. Документація з кадрово-контрактових питань
- •Література
- •1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення
- •2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка
- •Особовий листок з обліку кадрів
- •3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки
- •4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання
- •Автобіографія
- •5. Характеристика: структура тексту, реквізити
- •Атестаційна характеристика
- •Тема 6. Особисті офіційні документи
- •Література
- •1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення
- •2. Вимоги до написання доручення і розписки
- •Доручення
- •Розписка
- •3. Специфіка укладання заповіту
- •4. Посвідчення: групи, реквізити
- •Тема 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів
- •Література
- •Документація з питань оформлення трудової зайнятості:
- •Документи з господарсько-договірної діяльності
- •Реквізити:
- •3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до
- •4. Мета попереднього розгляду ділових паперів
- •5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів
- •6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення
- •Питання для самоконтролю
- •Тема 8. Обліково-фінансові документи
- •Література
- •1. Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист
- •2. Відмова від акцепту, його форми, реквізити Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.
- •3. Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання
- •4. Особливості оформлення заявки
- •5. Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи
- •6. Оформлення відкриття рахунка в банку
- •7. Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх
- •Тема 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій
- •Література
- •1. Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації
- •2. Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок
- •3. Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості
- •4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі
- •Тема 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови
- •Література
- •1. Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів
- •2. Дипломатичне листування
- •Міністерство закордонних справ України
- •Міністерство закордонних справ України
- •3. Інші форми дипломатичної діяльності
2. Документ – основний елемент у діловодстві. Види документів за ознаками класифікації та групами
Документ (від лат. зразок, взірець, спосіб доказу) – це засіб закріплення різним способом на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людей; матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену в заведеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Ділові папери широко використовуються в нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.
Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження певної інформації.
Соціальна – діловий папір є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (організаціями, підприємствами, фірмами тощо).
Культурна – діловий папір є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських ділових паперів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим тощо), які спеціально створюються для реалізації завдань керівництва.
Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які ділові папери, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина ділових паперів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим й оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість ділових паперів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.
Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами:
Ознаки класифікації |
Групи |
За найменуванням |
заява, лист, довідка, інструкція, протокол тощо. |
За змістом і спеціалізацією |
загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку та ін. |
За призначенням |
організаційні, розпорядчі, кадрово-контрактові, довідково-інформаційні, господарсько-договірні, особисті офіційні, обліково-фінансові, господарсько-претензійні тощо. |
За походженням |
службові – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи це робити, для вирішення службових питань; особисті – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань |
За місцем укладання |
внутрішні – мають чинність у межах установи, де їх укладено; зовнішні – є чинником або результатом спілкування з іншими організаціями, особами. |
За напрямом |
вхідні, що надходять до закладу; вихідні, що адресовані за межі установи. |
За формою і ступенем стандартизації |
стандартні – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом); нестандартні – лише певна частина даних готується заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи); індивідуальні – укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, оголошення). |
За джерелами виникнення |
первинні; вторинні. |
За носієм інформації |
на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті. |
За способом фіксації інформації |
письмові, графічні, фото-, кіно-, фонодокументи. |
За технікою відтворення |
рукописні, відтворені механічним способом. |
За секретністю |
звичайні – для загального користування; для службового користування; секретні; цілком секретні. |
За терміном виконання |
звичайні безстрокові – виконуються в порядку загальної черги; термінові – укладаються за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми тощо; дуже термінові – зі спеціальною позначкою терміну. |
За складністю |
прості – відображають одне питання чи факт; складні – містять два і більше питань чи фактів. |
За стадіями створення |
оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів; копії – ділові папери, у яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки або частину їх і відповідним чином оформлені. Різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного ділового папера, що відтворює певну його частину й відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу). |
За строками зберігання |
постійного (70 років), тривалого (понад 10 років), тимчасового (до 10 років). |
За юридичною силою |
справжні – чинні, нечинні (що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами); підробні – фальсифікати (у яких зміст чи оформлення не відповідає істині). |