зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на:

• звітні;

• інформаційні;

• ініціативні.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Реквізити:

• місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх);

• адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у давальному відмінку);

• адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у родовому відмінку);

• назва виду документа (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);

• порядковий номер (для внутрішніх);

• заголовок („про…”);

• текст;

• позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок і примірників);

• підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх);

• дата укладання.

Текст доповідної записки може поділятися на такі частини:

а) загальну, у якій лаконічно й точно викладають суть події, пропозиції, інформації;

б) описову, у якій аргументовано пояснюють причини, факти, події, учинки тощо; з’ясовують певні положення основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову, де розміщують конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

Пропозиція – це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Пояснювальна записка – це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту, програми, пропозиції) чи причини якихось подій, фактів, дій або вчинків працівника.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1. записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа; викладає структуру, зміст, функціональне призначення й термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

2. документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи. Текст цих пояснювальних записок має бути переконливим і містити неспростовні докази.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

Пояснювальна записка укладається аналогічно доповідній.

Зразки доповідної і пояснювальної записок:

Кафедра обліку й аудиту Проректорові з наукової

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА роботи Донецького 04.09.2007 № 12 національного технічного університету

доц. Івлєву К.В.

Про відрядження викладача кафедри

Прошу відрядити старшого викладача кафедри Іванченко Л.М. до м. Києва з 12 по 15 вересня 2007 року для участі у Всеукраїнській науково-практичній конференції „Актуальні питання вищої освіти в контексті Болонського процесу”.

Підстава: запрошення Київського національного університету імені Тараса Шевченка № 23 від 03.09.2007.

Завідувач кафедри (підпис) Я.М. Григорович

Головному інженерові

ЗАТ „Завод „Промарматура”

п. Петренку М.С.

начальника ремонтного цеху № 2

Савченка Дмитра Тимофійовича

Пояснювальна записка

13 вересня 2007 р. у другій зміні в ремонтному цеху № 2 виникла пожежа, яку вдалося ліквідувати власними силами. Причиною пожежі було коротке замикання, що сталося унаслідок грубого порушення правил техніки безпеки електриком Борковським Ю.А.

Вважаю за необхідне вжити суворих заходів дисциплінарного впливу до Борковського Ю.А.

14.09.2007 (підпис)

3. Види, особливості та структура тексту службових листів

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів, за допомогою якого відбувається письмове спілкування й оперативне управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на дві групи:

1. Листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний лист надсилається на адресу однієї організації (установи).

Колективний – на одну адресу від імені керівників декількох організацій чи установ.

Циркулярний лист надсилається низці підпорядкованих структурних підрозділів, філій тощо.

Головна мета службового листа – поінформувати, пояснити, упевнити, спонукати до потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що заважало б сприйманню основної інформації.

Як правило, службові листи пишуть чи друкують на бланках, що містять віддруковані реквізити установи, закладу, організації, або на чистому аркуші паперу.

Реквізити:

• назва міністерства (для державних структур);

• назва й адреса установи-адресанта (ліворуч або посередині);

• номер і дата листа;

• назва й адреса установи-адресата, його посада, прізвище та ініціали – праворуч;

• заголовок листа („про...”);

• текст;

• перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

• посада; звання; ранг; статус адресанта – ліворуч;

• підпис, ініціали та прізвище адресанта – праворуч;

• печатка (за потреби);

• віза виконавця, підпис на копію (за потреби).

Текст службового листа складається з таких логічних елементів:

а) вступ;

б) аргументація;

в) висновки;

г) закінчення.

Використання усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причини і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа.

Аргументація – наведення фактів, цифрових даних і логічних висновків, які повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його.

Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення). У висновках викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, нагадування, прохання чи пропозицію тощо.

Текст службового листа має бути простим і розкривати бажано лише одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за проходженням. Якщо лист містить кілька питань чи тем, що контролюються різними відділами, то доводиться робити копії.

Останнім часом ділове листування відходить від сухої офіційності й обміну надто заштампованими канцеляризмами, наближаючись до приватної кореспонденції. Проте існують певні правила, яких бажано дотримуватись:

• стиль службових листів – діловий, з традиційною, класичною (з граматичного погляду) структурою: підмет – присудок – обставина місця і т. д.; мінімум прикметників, майже повна відсутність займенників;

• лексика, граматика й орфографія мають бути бездоганними. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками: правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі; змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого; послідовністю та логічністю викладу; мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень; точністю, яка великою мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; доречністю та доцільністю;

• уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Слід пам’ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення вашої поваги до адресата;

• оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності;

• суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей і багатозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання;

• дотримання правил етикету в листуванні є свідченням увічливості, вихованості; сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами;

• слід уникати категоричності;

• у тексті листа небажані виправлення;

• не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Починати листа необхідно зі звертання, яке є загальноприйнятою формою увічливості, зазначивши звання адресата чи його професію (в українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка). Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Наприкінці листа можна висловити сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо.

Крім того, існують певні правила реагування на листи за строками. Відповідь слід дати протягом 7 – 10 днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовного вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

За характером інформації листи поділяються на різні групи:

Лист-повідомлення – це службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва. Вони адресуються здебільшого конкретній організації, установі. Починаються словами: ,,Повідомляємо Вам, що ...”, ,,Пропонуємо взяти участь ...”, ,,Щиро запрошуємо Вас...”.

Лист-прохання – це один із найпоширеніших видів ділової кореспонденції, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів, кредиторів із певним проханням. Результат значною мірою залежить від уміння переконливо висловити своє прохання.

Супровідний лист – це невеликий за обсягом службовий лист, який додається до основного документа (проспекту, рахунка-фактури тощо) з додатковою інформацією. Листи такого типу можуть надсилатися разом із комерційними документами (рахунком-фактурою, накладними, чеками), доповнювати креслення, схеми, плани, каталоги, прейскуранти, зразки товарів тощо. Вони виконують допоміжну інформаційно-супроводжувальну функцію.

Супровідний лист може бути проханням, доповненням чи рекомендацією-характеристикою, а також виконувати роз’яснювальні функції щодо службової особи у відрядженні.

Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.

Гарантійний лист – це документ, який укладається з метою підтвердження викладених у ньому зобов’язань (певних угод, умов або фінансово-розрахункових зобов’язань) і має підвищену правову функцію. Найчастіше цим листом організація, установа, заклад гарантує погашення кредиту, оплату за виконану роботу, надану послугу тощо.

Обов’язково зазначаються такі відомості: номер розрахункового рахунка із зазначенням назви банку, термін остаточного розрахунку, сума (згідно з тарифами або попередньо обумовлена), підписи вищої посадової особи та головного бухгалтера гаранта.

У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.

Лист-нагадування – це службовий лист, у якому нагадується про наближення терміну чи закінчення визначеного строку виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів. Нагадування має бути доброзичливим, коректним, без звинувачень, оскільки причина невиконання певних зобов’язань може бути об’єктивною.

Лист-запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати детальну інформацію про певні товари, послуги або уточнення попередньої інформації про фірму, банк. Лист-запит складають після ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

У листі-запиті обов’язково слід зазначити: підставу для запиту; назву товару (кількість, якість, модель); умови й термін постачання; умови оплати.

Лист-відповідь на запит – це службовий лист, у якому тема і характер задані запитом, проханням, зверненням підприємства, установи, організації або приватної особи. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо. Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості відповідей на прохання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені. Якщо в листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна.

Якщо організація зацікавлена у постачанні зазначеного товару, у відповідь на запит надсилають оферту – письмову пропозицію про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, факсу, телеграми, товару, переказів, цінних паперів), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій. Може підтверджувати тривалість юридичної дії раніше укладених документів (договорів, інструкцій). Такі листи є обов’язковою частиною ділових стосунків.

Лист-претензія – документ, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад: порушення погоджених термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування. Як правило, лист-претензія надсилається після листа-нагадування.

Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлювання незадоволення, яке повинно передувати категоричному накладанню штрафних санкцій і позову до арбітражного суду, що міститься в рекламаційному листі.

Рекламний лист – це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи. Мета такого листа – спонукати адресата скористатися певними послугами. У таких листах адреса зазначається окремо.

Рекомендаційний лист – документ, близький до характеристики, але не обов’язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній організації (установі), просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об’єктивною та виваженою.

Комерційний лист містить комерційну інформацію про зміни цін, видів та способів платежів, умови купівлі-продажу.

Лист-вітання – лист, що містить поздоровлення з подіями, ювілеями, успіхами локального характеру. Довільний зміст тексту передбачає враховувати рівень стосунків, становище, вік і стать адресата.

Зразок гарантійного листа:

Кременчуцьке автомобільне об’єднання «Факел»

вул. Молодіжна, буд. 34

м. Кременчук

39004

тел. 257-466

№ 21-6-151 10.05.2008

Директорові

Київського виробничого об’єднання «Електрон» Свирському М.І.

вул. Одеська, буд. 94 м. Київ

02498

На підтвердження нашої попередньої домовленості під час переговорів 26.04.2008 просимо Вас прийняти замовлення на виготовлення блоку живлення системи контролю температури. Оплату гарантуємо.

Наш розрахунковий рахунок № 0005648790 у Київському відділенні АБ «Промбудбанк».

Комерційний директор (підпис) А.В. Скляр

Головний бухгалтер (підпис) П.Т. Фадєєв

(печатка)

Зразок листа-відповіді:

Харківське акціонерне об’єднання “Поліграф”

пров. Замковий, буд. 5, Харків-3, 61003, тел. 240-081

№ 02-9/91 13.06.2007

Президентові фірми “Дніпро”

п. Калантаєву В.О.

вул. Паркова, 17

Кременчук-4

39004

про рекламні матеріали

На Ваш лист № 21-1/97 від 25.05.2007 повідомляємо, що проспекти, календарі та візитки будуть виготовлені до кінця червня 2007 року.

Директор (підпис) Д.С. Горобець

4. Зміст і реквізити планів роботи, звітів, доповідей

План роботи – це документ, що встановлює точний і чіткий перелік запланованих до подальшого виконання робіт чи заходів. Він має такі складові: послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу й для всього обсягу, кошторис, керівників і конкретних виконавців (відповідальних за кожний пункт плану).

Плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці, схеми.

За терміном виконання розрізняють такі плани:

1. Перспективні (розраховані на кілька років).

2. Річні (календарний, фінансовий, навчальний).

3. Піврічні (семестрові).

4. Квартальні.

5. Місячні.

6. Декадні.

7. Тижневі.

8. Добові.

За структурою розрізняють прості та складні плани.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальні та колективні.

Основний зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов’язкових частин: зміст роботи; термін виконання; виконавці.

Наявність тих чи інших реквізитів обумовлюється видом, формою та призначенням плану.

Реквізити:

• гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням посади особи, її підпису та розшифрування);

• назва виду документа (ПЛАН РОБОТИ);

• назва установи чи структурного підрозділу;

• термін, на який укладено план;

• порядковий номер;

• термін виконання конкретного виду роботи (заходу);

• зміст роботи;

• посада, прізвище та ініціали виконавця;

• посада, прізвище та ініціали відповідального;

• відмітка про місце, дату, факт та якість виконання (проведення) роботи.

Службові плани робіт підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні – ті, хто їх укладає, із наступним затвердженням керівником. Деякі види планів перед затвердженням узгоджуються з вищими установами.

Зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор товариства

(підпис) М.П. Холондович

15.01.2006

План роботи

науково-технічної ради Державного відкритого

акціонерного товариства „Шахта „Чайка”

на І квартал 2006 р.

Заступник директора з НДР (підпис) В.К. Нестеров

Секретар ради (підпис) О.С. Сартаков

Звіт – це документ, який містить інформацію про результати діяльності фізичної або юридичної особи за певний період часу, виконання дорученої роботи чи узагальнення зробленого.

Розрізняють такі групи звітів:

1. Статистичні (цифрові), які оформляють на трафаретних бланках від руки або машинописним способом.

2. Текстові, що укладаються на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу формату А4 за встановленою формою.

Залежно від характеру виконаної роботи звіти бувають прості й складні. Розрізняють також внутрішні (оперативні) й зовнішні.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна (оперативна) звітність менш регламентована щодо форми, ніж попередні.

Реквізити:

• гриф затвердження (праворуч) – для зовнішніх;

• штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішніх;

• назва виду документа (ЗВІТ);

• заголовок, який містить такі дані, як:

• про що звіт („про виробничу практику...”, „про роботу відділу…”);

• термін звітності (з 09.01.2008 по 09.02.2008, за І квартал 2008 р.);

• статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

• прізвище та ініціали укладача;

• текст;

• додаток (якщо є):

• службова (доповідна, пояснювальна) записка;

• довідкові матеріали;

• квитанції, проїзні документи, рахунки про витрачені кошти (для фінансової звітності);

• підпис автора документа;

• посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх);

• дата укладання;

• печатка (для зовнішніх).

Текст звіту складається зі:

а) вступу (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

б) основної частини (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

в) висновків (рекомендацій, критичних зауважень щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка і підпис не ставляться.

Проект текстового звіту, як правило, готує секретар-референт.

Зразок:

Звіт

про роботу опалювального цеху ВАТ «Консум»

за ІІІ квартал 2007 року

Згідно з наказом директора ВАТ «Консум» «Про перевірку опалювального обладнання» за № 18 від 30 травня 2007 року було виконано повний обсяг робіт із перевірки та підготовки опалювальної системи до осінньо-зимового сезону.

Роботи проводились за графіком, узгодженим з головним інженером Федосієнком В.А.

Під час виконання роботи було замінено 14 метрів труб теплосистеми дільниці та 8 опалювальних приладів.

Опалювальна система заводу повністю готова до безперебійної роботи в осінньо-зимовий період.

Майстер опалювального цеху (підпис) Ф.С. Нечаєв

24 вересня 2007 р.

Доповідь – документ, у якому викладаються певні питання, даються висновки, пропозиції. Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Виділяють такі групи доповідей:

1. Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

2. Поточні (інформація про хід роботи).

3. На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

1. Вступ, де зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

2. Описова (основна) частина, де аналізується справжній стан справ, наводяться аргументи, даються посилання.

3. Підсумкова частина містить висновки, пропозиції.

Доповідь є дуже важливим елементом системи зв’язків із громадськістю (наприклад, повідомлення своєї точки зору на певну проблему).

Виголошення доповіді потребує серйозної підготовки. Перший крок у підготовці – накреслити мету та завдання виступу, визначити коло охоплюваних питань. Заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу. Другий крок – добір допоміжної інформації. Вона може бути отримана з двох джерел:

1) теоретичні джерела – це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники;

2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми.

Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись певних вимог: теоретична обґрунтованість, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми тощо.

Наступний крок – складання плану доповіді.

Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Доповідач повинен привернути й утримати увагу аудиторії. Речення мають бути короткими й стосуватися виключно суті питання. Варто інтонаційно виділяти найважливіші місця і виражати своє ставлення до предмета мовлення.

В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість подібних прикладів не має бути надто великою – нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати зміст доповіді). Варто подбати про зв’язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу. Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає. Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні „ліричні” відступи, адже суцільний текст погано сприймається.

Висновки певним чином мають узгоджуватися зі вступом і не випадати з загального стилю викладу.

5. Специфіка укладання службових телеграм, телефонограм, факсів

Телеграма – це документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові.

За способом запису телеграми бувають звичайними та шифрованими (за допомогою знаків). Вони не є секретними і дають можливість скорочувати текст, особливо цифровий.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію і характеризується граничною стислістю та недвозначністю викладу. Розпочинається дієсловом у множині чи однині. Оформляється без абзаців, переносів і розділових знаків. Якщо розділові знаки впливають на зміну змісту телеграми, вони передаються словами або у вигляді умовних позначень (скорочень):

КРПК – крапка;

КМ – кома;

ЛПК – лапки;

НР – номер;

ДВК – двокрапка.

Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (крім заперечної частки не). Знаки + (плюс), – (мінус), % (відсоток), № (номер) передають словами; однозначні числа – переважно словами, багатозначні – цифрами.

Телеграфний зв’язок установ (підприємств) України із закордонними представниками ведеться українською мовою, лише абетка замінюється латинськими літерами.

Розрізняють такі види телеграм:

1. Приватні.

2. Службові:

• ініціативні;

• телеграми-відповіді.

Службові телеграми поділяють на вищі державні, державні, термінові, звичайні. У першу чергу обслуговуються вищі державні та державні телеграми, потім із помітками „Звіт” та ін. До категорії термінових належать телеграми, які оплачуються за терміновим тарифом, службові телеграми з помітками „Термінова”, „Метео”, а також „Термінова телефонна розмова ”. Усі інші вважаються звичайними.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу формату А5 у двох примірниках: перший передають до відділення зв’язку, а другий (копію) підшивають до справи.

У телеграмах-відповідях на початку тексту зазначають номер документа, на який дають відповідь, у кінці – вихідний номер, після чого – найменування підприємства, посаду, прізвище особи, яка підписала телеграму.

Коли телеграму надсилає службова особа, котра перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт).

Телеграми пишуть лише з лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Підпис ставлять окремим рядком.

Реквізити:

• назва виду документа (ТЕЛЕГРАМА);

• категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

• вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено, телеграма-схема, фототелеграма, телеграма-доручення та ін.);

• телеграфна адреса одержувача (повна або умовна);

• номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей);

• текст;

• вихідний номер телеграми;

• скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму;

• посада, прізвище особи, яка підписала телеграму (якщо потрібно).

Якщо телеграму оформляють на чистому аркуші паперу, тоді частину, яку не передають і за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

• поштова адреса й повне найменування підприємства, установи – відправника телеграми;

• підпис;

• дата підписання телеграми;

• відбиток печатки підприємства-відправника.

Зразок:

Телеграма

Відкрите акціонерне товариство «Консум »

вул Ватутіна 29

Полтава

36000

Директорові

Відвантажуйте 25 вересня верстати станції Полтава-Південна потягом Нр 45

Головний інженер Д. Петренко

Проектно-будівельне підприємство

вул. Софіївська, 34

м. Київ, 44873

Підпис

Печатка

Телефонограма – це службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, передане адресатові телефоном. Це один із видів усної ділової кореспонденції.

Такий зв’язок використовують, коли треба терміново сповістити когось про щось: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Інформація, яку передають, фіксується в спеціальний журнал і містить, як правило, повідомлення вищих органів.

Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Зміст тексту передають адресатові по телефону, текст диктується і записується. Правильність тексту перевіряють повторним читанням.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, району, області.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватися таких правил:

а) відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

б) назвати вид документа;

в) продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

г) назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

ґ) записати назву посади, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час передавання (приймання).

Секретар повинен ознайомити зі змістом телефонограми керівника чи працівників, яким адресовано телефонограму. Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з її текстом ставить свій підпис і таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

Реквізити:

• назва виду документа (ТЕЛЕФОНОГРАМА);

• індекс (вихідний номер);

• дата підписання;

• назва організації – відправника телефонограми;

• назва організації – одержувача;

• службова особа – одержувач телефонограми;

• посади й прізвища осіб, які передали й прийняли телефонограму;

• час передавання (приймання);

• текст;

• прізвище, посада особи, що підписала документ.

Текст телефонограми (як і текст телеграми) повинен бути лаконічним, чітким, стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Зразок:

Телефонограма № 3 від 17 червня 2008 р.

Від кого: ВАТ «Полтавський турбомеханічний завод»

тел. 59-37-42

Кому: Павленку О.П.

ТОВ „Арсенал”

тел. 58-66-73

Передав: секретар Василенко О.М.

Прийняв: секретар Сергієнко О.Л.

год. 13 хв. 40

Відповідно до замовлення № 5/7 від 20.04.08 токарні верстати, які були замовлені Вами, відвантажені сьогодні на товарний склад ТОВ „Арсенал”.

Начальник відділу збуту Л.П. Рибников

Факс – це документ, що надходить до установ, підприємств і фірм за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.

Факс є копією переданого документа. Факсом можуть передаватися будь-які документи, додатки до документів, таблиці, схеми тощо.

Реквізити:

• назва виду документа (ФАКС);

• дата (день, місяць, рік відправлення повідомлення);

• час;

• назва установи, яка передає факс;

• прізвище, посада особи, що підписала документ;

• назва організації, прізвище та ім’я службової особи – одержувача факсу;

• номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію;

• текст (оформляється без скорочень);

• кількість сторінок, включаючи першу сторінку.

Факси, які містять важливу інформацію та призначені для тривалого користування, слід скопіювати. Здебільшого їх використовують як засіб обміну інформацією між діловими партнерами, фірмами.

Зразок:

Товариство з обмеженою відповідальністю “Джерела”

15 квітня 2008 р. № 02-04/138

Директорові заводу “Росинка”

Дідику І.П.

факс (064) 244-34-87

Про постачання турбогенераторів

Факс

Згідно з договором постачання № 4/24 від 2 березня 2008 р. просимо терміново відвантажити нам п’ять турбогенераторів (МФ – 165).

Наша адреса: вул. Грінченка, буд. 123

м. Київ-63, 04063

факс: (044) 212-44-38

Оплату гарантуємо.

Із повагою

Президент фірми (підпис) О.П. Корнієнко

При укладанні довідково-інформаційних документів уживають такі типові мовні звороти:

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. З’ясуйте, в яких випадках укладається акт. У чому полягає характерна особливість тексту акта?

2. Що таке довідка? На які основні групи поділяються довідки?

3. Які існують правила оформлення оголошення?

4. На які групи поділяються протоколи за обсягом фіксованих у них даних?

5. Що таке службова записка? Які бувають службові записки за походженням?

6. Дайте характеристику службових листів. Укажіть на особливості їх укладання.

7. Яка структура службового листа? Які вимоги висуваються до тексту листа?

8. З’ясуйте, з якою метою укладається звіт. Які існують види звітів залежно від характеру виконаної роботи?

9. Розкрийте структуру тексту доповіді. Коротко схарактеризуйте її компоненти.

10. Що таке факс? Назвіть реквізити, з яких складається факс.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Довідка – це:

а) зобов’язання на виконання певного замовлення;

б) встановлення факту належності до діяльності певної організації;

в) документ, що гарантує оплату чи надання чогось;

г) документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

2. В організаційних оголошеннях обов’язково вказується:

а) посада і прізвище особи, яка дає оголошення;

б) умови, переваги, пільги, оплата;

в) дата, час, місце та зміст події чи заходу;

г) адреса та способи проїзду.

3. Протоколом оформляється діяльність:

а) колегіальних органів;

б) посадових осіб;

в) громадян.

4. Витяг із протоколу повинен містити:

а) доказ та пояснення причин певних фактів, вчинків;

б) винесену ухвалу щодо питання, яке розглядалося;

в) звернення, дату і час заходу;

г) прохання або пропозицію автора.

5. До головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами належать:

а) службові записки;

б) телеграми, телефонограми, факси;

в) протоколи, витяги із протоколів;

г) службові листи.

6. До низки установ надсилають:

а) звичайні листи;

б) циркулярні;

в) колективні;

г) службові.

7. Гарантійний лист укладають з метою:

а) розв’язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки;

б) обміну інформацією між установами, підприємствами;

в) доведення до виконавців нормативних матеріалів;

г) підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.

8. Який документ встановлює точний і чіткий перелік намічених заходів для їхнього подальшого виконання:

а) наказ;

б) акт;

в) план роботи;

г) звіт?

9. Доповідна записка призначена для:

а) звернення адміністрації до колективу;

б) публічного прочитання та обговорення;

в) подання певного розпорядження;

г) подання інформації про ситуацію, що склалася.

10. Телефонограма – це документ, що...:

а) надходить до підприємства, організації, установи за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера;

б) передається за допомогою телеграфного зв’язку і характеризується граничною стислістю та недвозначністю;

в) становить оперативне повідомлення, передане телефоном.

Тема 5. Документація з кадрово-контрактових питань

МЕТА: розглянути особливості документації з кадрово-контрактових питань; визначити основні вимоги до укладання контрактів, трудових угод; ознайомитися з порядком оформлення особових листків, трудової книжки; схарактеризувати види заяв за ознаками класифікації документів; з’ясувати специфіку укладання автобіографії та резюме; розкрити структуру тексту характеристики.

ПЛАН

1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення.

2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка.

3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки.

4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання.

5. Характеристика: структура тексту, реквізити.

Література

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навч. посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – Вінниця: Нова Книга, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

5. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1993.

7. Потелло Н.Я., Скиртач Г.Є. Українське ділове мовлення і спілкування: Навч. посібник. – К.: МАУП, 2003.

8. Соколовська Ж.П., Власенко В.В., Щербачук Л.Ф. У ділове спілкування – державну мову. – К.: Грамота, 2004.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-е вид., доп. і випр. – К.: Довіра, 1999.

10. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Контракт, трудова угода. Особливості їх укладання й оформлення

Документація з кадрово-контрактових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, установи чи закладу, зафіксовану в автобіографіях, характеристиках, наказах про особовий склад, заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, контрактах, трудових угодах.

Кадрово-контрактова документація ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона виділена в окрему групу, що зумовлено її надзвичайною важливістю та особливостями документування.

До таких документів належать: контракти, трудові угоди, особові листки з обліку кадрів, особові картки, заяви (про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки тощо), трудові книжки, накази щодо особового складу, автобіографії, резюме та характеристики.

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між організацією, установою чи підприємством і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності.

Через контракти громадяни реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці згідно із Законами України „Про підприємство”, „Про власність”.

Положення про порядок укладання контрактів під час прийняття (наймання) на роботу працівників, затверджене Кабінетом Міністрів України від 19 березня 1994 р. №170, визначає порядок укладання контрактів із працівниками незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності підприємства чи установи.

Реквізити:

• назва виду документа (КОНТРАКТ) із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків…, на управління підприємством, на організацію і ведення бухгалтерського обліку в товаристві тощо);

• дата;

• місце підписання;

• орган, що наймає працівника (керівника);

• посада, прізвище, ім’я та по батькові того, кого наймають;

• текст;

• підписи сторін – укладачів контракту;

• печатка.

Структура тексту контракту

1. Загальні положення.

2. Функції та обов’язки працівника (керівника), де зазначаються:

• основні характеристики роботи, яку виконуватиме працівник, та вимоги до рівня й терміну її виконання, дотримання правил охорони праці;

• зобов’язання підприємства щодо організації виробничого процесу, обладнання робочого місця, організації підвищення рівня кваліфікації працівника. Окремим пунктом може бути передбачено додаткові пільги, компенсації, якщо умови роботи шкідливі.

3. Компетенція і права працівника (керівника).

4. Формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства.

5. Матеріальне та соціально-побутове забезпечення працівника (керівника), де зазначаються:

• посадовий оклад (тарифна ставка) за певний період;

• надбавка та інші виплати;

• компенсація у разі використання працівником власного автомобіля для службових поїздок;

• щорічна оплачувана відпустка (кількість робочих днів): основна та додаткова. Може вказуватися матеріальна допомога до щорічної відпустки;

• додаткові пільги, компенсації, гарантії.

6. Відповідальність сторін, вирішення суперечок, де зазначається:

• яку відповідальність несуть сторони у разі невиконання чи неналежного виконання обов’язків;

• порядок вирішення суперечок відповідно до чинного законодавства.

7. Зміни, припинення та розірвання контракту, де зазначається:

• як можуть вноситися зміни та доповнення до контракту;

• дострокове розірвання контракту;

• припинення дії контракту.

8. Термін дії та інші умови контракту. Відповідно до Рекомендацій Мінпраці України від 14.01.92 № 01 контракт може бути укладено на термін до 5 років (але не менше, ніж на 1 рік).

9. Адреси сторін та інші відомості.

Порядок укладання контракту

Ініціатором укладання контракту може бути як керівник підприємства, установи, так і особа, яка наймається на роботу.

Відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України контракт укладається у письмовій формі й підписується роботодавцем та працівником, якого наймають на роботу за контрактом. Слід пам’ятати, що згідно зі ст. 22 КЗпП України забороняється необґрунтована відмова у прийнятті на роботу. Обґрунтованою вважається відмова, яка спричинена:

• відсутністю вакантних місць;

• відсутністю у претендента на роботу належної кваліфікації;

• прямим обмеженням, установленим чинним законодавством.

Забороняється приймати на роботу: осіб, позбавлених вироком суду права обіймати певні посади й займатися певною діяльністю; близьких родичів службовців, коли їхня служба пов’язана з безпосередньою підлеглістю або підконтрольністю один одному; на посади з матеріальною відповідальністю осіб, які раніше були засуджені за злочини, скоєні з корисливих мотивів.

Усі умови контракту обов’язково мають погоджуватися сторонами.

Укладаючи контракт, сторони можуть передбачити:

а) додаткові пільги, гарантії та компенсації, не встановлені чинним законодавством (наприклад, за рахунок власних коштів підприємства виплату додаткової винагороди, надання матеріальної допомоги до щорічної відпустки, сплату банківської позики чи заборгованості, захист від інфляційних процесів, виплату компенсації за використання власного автомобіля у службових справах тощо);

б) випробування працівника для перевірки відповідності його посаді (за згодою сторін);

в) грошові компенсації понад установлену пенсію та виплати у зв’язку з виходом працівника на пенсію, покаліченням під час роботи. Відповідно до чинного законодавства ці питання вирішуються громадськими об’єднаннями (профспілками) або органами громадського самоврядування колективу (радою, правлінням). Можливість унесення до контракту подібних умов має бути попередньо узгоджена з відповідними об’єднаннями чи органами.

Контракт укладається у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу. Вони зберігаються у кожної зі сторін, про що і зазначається у тексті документа.

Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті. До моменту підписання контракту сторони мають визначити термін його дії – початок і кінець.

На основі контракту видають наказ про прийняття працівника на роботу. З посиланням на даний наказ робиться запис у трудовій книжці.

Підстави для зміни й розірвання контракту

Умови контракту можна змінювати в будь-який час (за згодою сторін). Ініціатором змін може бути одна зі сторін. Зміни оформляють у вигляді окремого доповнення до раніше укладеного контракту. В доповненні зазначається, що сторони дійшли згоди про внесення в контракт певних змін, після чого наводиться текст відповідних пунктів контракту в новій редакції та обумовлюється термін, від якого вони починають діяти.

Коли одна зі сторін виступає з ініціативою про дострокове розірвання контракту, порядок і підстави визначаються залежно від того, хто є ініціатором розірвання й які його причини.

З ініціативи керівника контракт може бути розірвано на підставах, передбачених ст. 40, 41 КЗпП України. Коли ініціатором розірвання є працівник, слід керуватися ст. 39 КЗпП України, а за взаємною домовленістю – згідно з пп.1,8 ст. 36 КЗпП України.

Контракти мають зберігатися 75 років, якщо немає наказів по особовому складу, і 5 років після звільнення працівника, якщо є відповідний наказ.

Трудова угода – це документ, яким оформляються взаємовідносини між установою (організацією, підприємством) і працівником, який не належить до складу цієї установи, для виконання певних видів робіт, якщо вони не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами та підприємствами.

Іноді трудова угода укладається зі штатними працівниками. У такому випадку їм належить виконувати функції, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити:

• назва виду документа (ТРУДОВА УГОДА);

• дата і місце складання;

• індекс (проставляють у день підписання);

• перелік сторін, що уклали угоду;

• зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця і замовника;

• підписи сторін;

• печатка підприємства або організації.

Структура тексту трудової угоди

1. Предмет угоди.

2. Розмір і порядок оплати.

3. Відповідальність сторін.

4. Термін дії.

5. Дострокове розірвання угоди.

6. Порядок вирішення суперечок.

7. Юридичні адреси сторін.

Трудова угода складається у кількох примірниках, один із яких передається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Трудова угода оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 або на загальному чи трафаретному бланку підприємства. Трафаретні бланки можна заповнювати машинописним способом або від руки.

2. Особовий листок з обліку кадрів. Трудова книжка

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, що заповнюється особою при зарахуванні на роботу (навчання) або для участі в певному конкурсі. Такий документ є узагальненням автобіографічних відомостей про особу шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити:

• назва виду документа (ОСОБОВИЙ ЛИСТОК);

• прізвище, ім’я та по батькові;

• дата і місце народження;

• фото особи, що заповнює документ (праворуч у верхньому куті);

• відомості про освіту;

• відомості про науковий ступінь, вчене звання;

• вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює документ;

• трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);

• державні нагороди;

• наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні й міжнародні);

• відомості про родину;

• паспортні дані;

• домашня адреса, телефон;

• особистий підпис;

• дата заповнення документа.

Зразок:

Особовий листок з обліку кадрів

1. Прізвище Брянцев ФОТО

ім’я Роман по батькові Геннадійович

2. Стать чоловіча

3. Дата народження 06 травня 1958 р.

4. Місце народження с-ще Медове

Дрогобицького району Львівської області

5. Освіта вища

6. Якими мовами володієте українською, російською, французькою володію вільно; англійською читаю і перекладаю зі словником

7. Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і спеціальних навчальних закладах, військову службу і роботу за сумісництвом)

8. Учений ступінь

9. Які маєте державні нагороди орден «За заслуги» ІІ ступеня

10. Відношення до військового обов’язку та військове звання старший лейтенант запасу

11. Родинний стан (перелічити членів сім’ї із зазначенням дат народження)

Дружина – Брянцева Любов Іванівна, 1961 року народження;

донька – Брянцева Оксана Романівна, 1983 року народження

11. Паспорт: серія СН № 126798 ким і коли виданий

Голосіївським РУГУ МВС України в м. Києві 10 липня 2003 р.

12. Домашня адреса і телефон 03050, вул. Прилуцька, буд. 25, кв. 45, м. Київ; тел. 760-54-66

“ 16 ” червня 2006 р. (підпис)

Трудова книжка – це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Вона служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу працівника. Точність її заповнення має велике значення.

Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, обліку їх та видачі в разі звільнення чи втрати визначений Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників (Назва в редакції наказу Мінпраці та соцполітики України № 259/34/5 від 08.06.01), яка затверджена спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України та Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58.

Порядок ведення трудових книжок

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі – підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємства, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подати власнику трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України та військовослужбовці, звільнені зі Збройних сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав – учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, установи, фірми, організації, де її власник працює, як документ суворої звітності. При звільненні працівника трудова книжка повертається йому під розписку в журналі обліку. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Порядок заповнення трудових книжок

Трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською мовою. Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником підприємства чи установи або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

До трудової книжки вносяться такі відомості:

• про працівника:

• прізвище, ім'я та по батькові;

• дата народження;

• про роботу:

• переведення на іншу постійну роботу;

• звільнення;

• про нагородження й заохочення:

• про нагородження державними нагородами України та відзнаками України;

• заохочення за успіхи в роботі;

• інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

• про відкриття:

• про відкриття, на які видані дипломи;

• про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції;

• про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Записи у трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства й з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення й повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряються печаткою записи про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними, рік – чотиризначними). Наприклад, якщо робітник або службовець прийнятий на роботу 14 травня 2008 року, у графі 2 трудової книжки записується:

14.05.2008.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення та звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, у якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Якщо виявлено неправильний або неточний запис відомостей про роботу, переведення, нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

У разі необхідності власник або уповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірену виписку з трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – вищою за належністю організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання осіб не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номера запису і дати його внесення у графі 3 пишуть: «Запис за №… недійсний. Прийнятий за професією… на посаду…» і у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визначається недійсним запис про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишуть: «Запис за №… є недійсним; поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишуть: «Запис за №… є недійсним. Звільнений…» і наводять правильне формулювання. У графі 4 в такому разі роблять посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаний недійсний, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Витяг із трудової книжки

Якщо працівник попередньо вирішує питання про перехід на інше місце роботи чи оформляється на роботу за сумісництвом, то йому на вимогу видають завірений витяг із його трудової книжки у вигляді ксерокопії чи оформлений на трафаретному бланку формату А4 машинописним способом або від руки.

У витягу з трудової книжки обов’язково є позначка про завірення копії; слово «Копія» у правому верхньому куті аркуша не зазначають.

3. Заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання відпустки

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Розрізняють два основних види заяв:

• особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи (пишеться власноруч в одному примірнику);

• службова заява, що укладається службовою особою від власного імені або від імені організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до службової особи іншої організації, структури тощо. Може бути відтворена механічним способом у декількох примірниках і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви поділяються на:

1. Зовнішні:

а) особисті, у яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, посвідчення та ін.). Укладаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (установи, організації) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

За складністю заяви поділяються на:

• прості;

• складні, де подаються відомості про додані до заяви документи на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання.

Особисті заяви, залежно від змісту, можуть бути таких видів:

а) заява про прийняття на роботу;

б) заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня);

в) заява про переведення на іншу посаду;

г) заява про звільнення;

ґ) заява про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової відпустки;

д) заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною;

е) заява про надання відпустки за свій рахунок;

є) заява про зміну прізвища;

ж) заява про достроковий початок роботи після виходу з відпустки тощо.

Реквізити особистих заяв:

• адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення –ові (–еві, –єві) з –у (–ю);

• адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва установи, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова);

• назва виду документа (ЗАЯВА);

• текст (з великої літери, з абзацу);

• для складних – додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації;

• дата написання (ліворуч);

• підпис заявника (праворуч).

Зразки:

Ректорові Полтавського національного технічного університету імені Юрія Кондратюка

проф. Онищенку В.О.

студента Харківського національного технічного університету радіоелектроніки

Долі Андрія Васильовича

Заява

У зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Полтави на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом ІІІ курсу будівельного факультету зі спеціальності „Будівництво”.

Додатки:

1) витяг із залікової книжки на 3 арк. в 1 пр.;

2) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.;

3) копія паспорта на 2 арк. в 1 пр.

02.08.2007 (підпис)

Генеральному директорові

ВАТ «Електромотор»

Іванову В.С.

Скляренко Олени Миколаївни,

що мешкає за адресою: вул. Миру,

буд. 17, кв. 214, м. Київ, 02921

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду бухгалтера-касира з 20.02.2008.

Додатки:

1. трудова книжка;

2. копія диплома про вищу освіту;

3. особовий листок з обліку кадрів;

4. автобіографія;

5. чотири фотокартки.

17 лютого 2008 р. (підпис)

4. Автобіографія та резюме: спільне й відмінне. Особливості укладання

Автобіографія (від грец. autos – сам, bios – життя і grapho – пишу) –це документ, у якому особа в хронологічному порядку подає стислий опис свого життя й діяльності.

Автобіографію складають у довільній формі від першої особи в хронологічній послідовності, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, освіту та громадську діяльність автора.

Головні вимоги при написанні автобіографії – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Розрізняють такі види автобіографії:

1) автобіографія-розповідь, що подається в описовій (довільній) формі;

2) автобіографія-документ, у якій лаконічно, але досить вичерпно викладаються факти життя та діяльності особи.

В автобіографіях обов’язково зазначаються такі відомості:

• назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ);

• прізвище, ім’я та по батькові теперішні й колишні, якщо були зміни (у називному відмінку однини);

• дата народження: число, місяць (літерами), рік;

• місце народження: село, селище, місто (в називному відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України (в називному відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

• відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей (за дипломом);

• відомості про перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі;

• відомості про трудову діяльність (повні найменування місць роботи та посад);

• нагороди, заохочення;

• участь у громадському житті;

• короткі відомості про склад сім’ї;

• повна домашня адреса, номер телефону;

• дата укладання (ліворуч);

• підпис укладача (праворуч).

При викладі коротких відомостей про склад сім’ї неодружені зазначають (без займенників) такі відомості:

• батько, мати (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, посада та місце роботи);

• сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце навчання чи роботи, посада).

Одружені вказують відомості про:

• дружину, чоловіка (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання);

• дітей (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Виклад тексту – довільний, з урахуванням зазначених реквізитів. Відомості про навчання, трудову діяльність, участь у громадській роботі відображаються за хронологією. Описуючи трудову діяльність, слід зазначити причини переходу з однієї роботи на іншу, перерви (за їх наявності) в ній. Кожне повідомлення слід починати з абзацу.

Зразок:

Автобіографія

Я, Подолинський Артем Сергійович, народився 28 березня 1973 року в м. Кременчук Полтавської обл.

1980 року пішов до першого класу середньої школи № 15 м. Кременчука.

Після закінчення 9 класів 1988 року вступив до Кременчуцького технічного ліцею, який закінчив із золотою медаллю.

З 1990 по 1993 рік працював техніком Кременчуцького АТП-01811.

1993 року вступив до Харківського політехнічного інституту за спеціальністю «Електромеханічні системи автоматизації», який закінчив 1988 року.

З липня 1998 по травень 2002 року – інженер-технолог Кременчуцького виробничого об’єднання «Прогрес».

З грудня 2005 року – начальник машиноскладального цеху Кременчуцького виробничого об’єднання «Прогрес».

Склад сім’ї:

дружина – Подолинська (Пугач) Галина Іванівна, 1977 року народження, економіст ПП «Промінь»;

син – Подолинський Юрій Артемович, 1999 року народження, учень 3-го класу гімназії № 12 м. Кременчука.

Домашня адреса: вул. Паркова, буд. 56, кв. 11, м. Кременчук.

04.10.2007 (підпис)

Резюме (фр. resume – короткий висновок з основними положеннями з доповіді, промови, наукової праці, дискусії) – це документ, у якому стисло викладаються відомості про особу, її освіту та трудову діяльність.

Резюме – професійна автобіографія, з якої можна зробити висновок про професійний досвід особи, її освіту, навички тощо. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила конкурс на заміщення вакантної посади.

У резюме викладаються такі основні відомості:

• назва виду документа (РЕЗЮМЕ);

• ім’я та по батькові, прізвище;

• мета складання резюме;

• дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті);

• домашня адреса, номер телефону;

• родинний стан;

• освіта (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо);

• науковий ступінь;

• досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо);

• відомості про трудову діяльність (яку обіймає посаду, стаж роботи, досвід роботи);

• додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо);

• дата;

• підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Резюме має бути детальним, точним, лаконічним. Кожне нове повідомлення зазначається з абзацу. Оформляють цей документ друкованим способом, найчастіше на персональному комп’ютері. Бажано увесь документ подати на одному аркуші паперу формату А4, максимум – на двох.

Після ознайомлення дирекції з документом претендентів запрошують на співбесіду. Чим краще оформлено резюме, тим більше шансів (за інших рівних умов) привернути увагу до своєї особи. Роботодавцю важлива не стільки точна назва посади, скільки колишні обов’язки й результати роботи. Цінність кандидата визначається його досвідом. Якщо претендент має кілька професій, то не обов’язково про це повідомляти в резюме. Як правило, роботодавець шукає працівника, який серйозно займається своєю справою. Окрім того, роботодавців цікавить знання іноземних мов, ПК, офісної техніки тощо. Наявність власного посвідчення водія також може відіграти важливу роль.

Зразок:

РЕЗЮМЕ

Іваненко Анатолій Петрович

Мета: заміщення вакантної посади старшого інженера-програміста.

Особисті дані: народився 25 жовтня 1968 р. в м. Артемівськ Донецької обл.

Одружений, маю доньку семи років.

Домашня адреса: вул. Маяковського, буд. 54, кв. 21, м. Луганськ.

Телефон – 343-62-71.

Освіта: 1983 – 1987 рр. – Луганський технічний коледж (молодший інженер).

1987 – 1992 рр. – факультет комп’ютерних інформаційних технологій Донецького національного технічного університету.

Досвід роботи: 1992 – 2001 рр. – інженер-математик Інституту підвищення кваліфікації керівників і спеціалістів АПК.

З грудня 2004 р. дотепер інженер-програміст Донецького відділення КБ «Надра-банк».

Додаткові відомості: у 2002 р. розробив і підготував до друку методичні рекомендації «Інформаційні системи у менеджменті».

Вільно володію польською та англійською мовами. Маю посвідчення водія категорії «В».

У разі потреби можу подати рекомендації.

26.04.2007 (підпис)

5. Характеристика: структура тексту, реквізити

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей особи (працівника, учня, студента, службовця) як члена колективу.

Характеристику пред’являють при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Відповідно до призначення характеристики поділяють на такі види:

1) виробничі;

2) атестаційні;

3) рекомендаційні;

4) нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

• назва виду документа (ХАРАКТЕРИСТИКА);

• прізвище, ім'я та по батькові особи, на яку укладається характеристика (в родовому відмінку);

• статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є);

• місце роботи, навчання;

• рік народження (за потреби – національність, домашня адреса, освіта);

• текст;

• висновки – призначення характеристики;

• посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (за потреби – інших відповідальних осіб);

• дата укладання документа (ліворуч);

• печатка установи, що видала характеристику.

Текст характеристики викладається від третьої особи. У тексті подають дані про трудову діяльність (навчання), з якого часу працює (навчається), просування по службі; ставлення до службових обов'язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення, стягнення. Зазначаються моральні якості – риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Зразок:

Атестаційна характеристика

Гаркавенко Валентини Семенівни, економіста фінансового відділу

ВАТ «Знамено»,

1975 року народження,

освіта вища

Гаркавенко В.С. працює на посаді економіста фінансового відділу з 1998 року. У 1997 році закінчила Київський інститут народного господарства імені Д.С. Коротченка за спеціальністю « Фінанси і кредит».

Працюючи на посаді економіста фінансового відділу, Гаркавенко В.С. зарекомендувала себе наполегливим, вимогливим і здібним працівником. Сумлінно ставиться до виконання службових обов’язків. Має високий професійний рівень із питань планування грошових витрат та кредитних ресурсів, бухгалтерського обліку.

Валентина Семенівна творчо застосовує в роботі свої знання та навички. Досконало володіє німецькою мовою. Постійно підвищує свій професійний рівень. Вільно володіє комп’ютером, застосовує його у своїй практиці.

Стосунки з колегами доброзичливі. Вимоглива до себе. Має авторитет і повагу в колективі. На громадських засадах виконує обов’язки відповідальної за випуск тижневика «Наш голос».

Гаркавенко В.С. рекомендується більше уваги приділяти розробці заходів щодо поліпшення фінансового становища товариства.

Характеристика видана для подання до конкурсної комісії.

18.01.2008

Директор ВАТ «Знамена» (підпис) І.Ф. Губенко

Начальник відділу (підпис) К.В. Охременко (печатка)

При укладанні документації з кадрово-контрактових питань уживають такі типові мовні звороти:

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Що таке контракт? Укажіть на особливості укладання контрактів.

2. З’ясуйте, на який термін укладаються контракти.

3. Між ким укладається трудова угода? Назвіть її реквізити.

4. Коли укладають особовий листок з обліку кадрів?

5. Які існують правила оформлення трудової книжки?

6. На підставі чого вноситься запис до трудової книжки?

7. На які групи поділяються заяви за походженням? Схарактеризуйте їх.

8. Що таке автобіографія? Які бувають автобіографії за змістом?

9. Які вимоги ставляться до укладання резюме?

10. Дайте визначення характеристиці. Які бувають характеристики за призначенням?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Який правовий документ засвідчує певну домовленість між партнерами про засади спільної виробничої і творчої діяльності:

а) договір;

б) трудова угода;

в) контракт;

г) доручення.

2. Обов’язковим документом особової справи працівників організацій, установ і підприємств, у якому фіксуються автобіографічні відомості, є:

а) автобіографія;

б) резюме;

в) характеристика;

г) особовий листок з обліку кадрів;

ґ) посвідчення;

д) трудова книжка.

3. У трудовій книжці не зазначають:

а) нагородження державними нагородами й відзнаками України;

б) стягнення;

в) заохочення за успіхи в роботі;

г) переведення на іншу постійну роботу.

4. З’ясуйте, зміст якого поняття розкриває подане нижче визначення: „Документ, що укладається між організацією і працівником, який не належить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, якщо ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах із відповідними установами і підприємствами”. Це:

а) договір;

б) трудова угода;

в) контракт;

г) доручення.

5. Письмове офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання або пропозиція однієї чи кількох осіб, адресоване установі або посадовій особі, називається:

а) наказом;

б) автобіографією;

в) дорученням;

г) заявою.

6. У зовнішніх особистих заявах обов’язково зазначається:

а) повна поштова та юридична адреса підприємства;

б) повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, посвідчення, військового білета тощо);

в) термін дії документа;

г) посилання на розпорядчий документ.

7. Який документ підтверджує трудову діяльність особи:

а) автобіографія;

б) наказ;

в) особовий листок з обліку кадрів;

г) трудова книжка?

8. Автобіографію пишуть:

а) у формі розповіді з елементами опису та характеристики людей і подій;

б) як документ з точною подачею фактів;

в) як поєднання елементів публіцистичного та розмовного стилю;

г) як довільну розповідь.

9. Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади укладають:

а) автобіографію;

б) особовий листок з обліку кадрів;

в) заяву;

г) резюме.

10. Що зазначають у заключній частині тексту характеристики:

а) термін дії документа;

б) гриф затвердження;

в) призначення;

г) резолюцію?

Тема 6. Особисті офіційні документи

МЕТА: з’ясувати особливості особистих офіційних документів, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів; розкрити основні вимоги до укладання доручення, розписки, заповіту, посвідчення, заяв; виховувати вміння послідовного оформлення документів згідно з сучасними вимогами.

ПЛАН

1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення.

2. Вимоги до написання доручення і розписки.

3. Специфіка укладання заповіту.

4. Посвідчення: групи, реквізити.

Література

1. Ботвина Н.В. Ділова українська мова (офіційно-діловий та науковий стилі): Навч. посібник. – 3-тє вид., доп. та перероб. – К.: „АртЕк”, 2001.

2. Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови : Навч. посіб. – К.: МАУП, 2002.

3. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

4. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

6. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

7. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

8. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

9. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник / За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.

10. Мацюк З., Станкевич Н. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. – К.: Каравела, 2005.

11. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

12. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2000.

13. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

14. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

15. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

16. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

17. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Заяви громадян, їх види, особливості оформлення

Особисті офіційні документи – це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами, іншими особами.

Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява про призначення пенсії

Реквізити:

• назва установи, структурного підрозділу, до якого звертається громадянин;

• назва виду документа;

• прізвище, ім’я, по батькові та адреса того, хто подає заяву;

• дата народження;

• відомості про паспорт (серія, номер);

• вид пенсії, яку просять призначити, а також відомості про те, чи отримує той, хто подає заяву, іншу пенсію;

• зобов’язання повідомляти відділ соціального забезпечення про вступ на роботу (тимчасову, постійну, сезонну), про зміни в складі сім’ї;

• дата;

• підпис того, хто складає заяву;

• відмітка про реєстрацію документа.

До цієї групи документів відносяться також заява про перерахування пенсії, заява про призначення допомоги багатодітним та одиноким матерям і дітям із малозабезпечених родин, заява про приймання до будинків-інтернатів інвалідів і людей похилого віку, заява до органів міліції тощо.

До особистих офіційних документів належать позовні заяви, які подаються до суду в письмовій формі. Наприклад, позовна заява про стягнення аліментів містить такі відомості:

• назва суду;

• прізвище, ім’я, по батькові позивача, відповідача та їхня домашня адреса або місце проживання;

• назва виду документа;

• зміст вимоги позивача висвітлює дату реєстрації шлюбу, наявність дітей, рік їх народження; від якого часу відповідач ухиляється виконувати свої батьківські обов’язки та вимоги позивача; аргументовані (документальні) докази, що підтверджують позов;

• дата;

• підпис позивача.

Зрозуміло, що зміст тексту позовної заяви зумовлюється причиною звернення до суду. Як правило, текст починається із датування факту, події, що є відправними при розгляді справи, наприклад: „17 лютого 2008 року я вступила до шлюбу з відповідачем... і прожила разом з ним до вересня 2008 року” — у заяві про розірвання шлюбу тощо.

У заяві позивач повинен якомога детальніше викласти факти, що стали причиною звернення до суду, представити місце і роль відповідача в картині подій, назвати прізвища свідків, запропонувати матеріальну оцінку шкоди тощо – залежно від змісту заяви з обов’язковим посиланням на відповідні статті кодексів України.

Текст заяви продовжує частина, де сформульоване прохання позивача. Вона виділяється словом „Прошу” посередині рядка. Із великої літери з нового рядка висловлюється прохання, яке починається дієсловом у неозначеній формі, типу: „Зобов’язати відповідача...”, „Визнати мене...”, „Стягнути з відповідача...”, „Розірвати шлюб...” тощо.

Позовна заява до суду має, як правило, додаток. Додатками до позовної заяви можуть бути висновки експертів, оригінали чи копії документів, квитанції про сплату витрат, рукописи творів, довідки про заробітну плату, свідоцтво про шлюб тощо.

Змістом інших заяв до суду є встановлення юридичних фактів, продовження терміну прийняття спадку, поновлення прав на загублені документи на пред’явника, відшкодування збитків, завданих внаслідок дорожньо-транспортної пригоди чи незаконного засудження, захист честі, гідності та ділової репутації громадянина, оскарження неправомірних дій органів і службових осіб тощо. Такі заяви подаються в письмовій формі. У них зазначаються ті чи інші факти, наводяться докази про необхідність розгляду справи, повідомляються свідчення, що підтверджують ті чи інші факти.

Заява до житлово-комунальних органів про обмін житла також належить до групи особистих офіційних документів.

Реквізити:

• прізвище, ім’я, по батькові, посада й місце роботи заявника, його домашня адреса;

• належність будинку (відомству, кооперативу тощо);

• особливості будівлі (матеріал, поверховість, перекриття);

• кількість кімнат, їх розташування (прохідні, суміжні, ізольовані);

• освітленість, комунальні зручності (опалення, наявність газу, гарячої води, телефону, сміттєпроводу тощо);

• термін проживання в цій квартирі;

• номер і дата видачі ордера;

• відомості про членів сім’ї.

До заяви додаються письмові згоди членів сім’ї на обмін. Відомості, викладені в заяві, засвідчуються підписами начальника ЖЕКу і головного бухгалтера, ставиться печатка.

2. Вимоги до написання доручення і розписки

Доручення (довіреність) – це документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право (повноваження) іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції з (перед) третіми особами й цим створювати для останнього правові наслідки.

Доручення поділяються на особисті (приватні) та офіційні (службові).

Офіційне доручення укладається на спеціальному чи загальному бланку формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з обов’язковим зазначенням повної назви організації та її юридичної адреси.

Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на три види:

• разові на виконання одноразової дії (найчастіше це отримання товарно-матеріальних цінностей чи одержання стипендії, заробітної плати, пенсії, поштового переказу, посилки тощо);

• спеціальні на здійснення приватною чи службовою особою однотипних учинків (представництво в органах суду, виконання господарських і банківських операцій у межах певного терміну тощо);

• генеральні (загальні) на виконання розширених повноважень (здійснення операцій, пов’язаних з управлінням та володінням нерухомим і рухомим майном, банківських операцій, одержання та надсилання кореспонденції, представницьких функцій у суді тощо із правом передоручення третій особі).

Термін дії доручення зазначається цифрами (разове, спеціальне) і літерами (генеральне, загальне). Максимальний термін дії доручення не може перевищувати трьох років. Якщо термін дії доручення не зазначений, воно зберігає юридичну силу протягом року з дня його укладання. Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка уклала доручення, може в будь-який час його скасувати, а особа, якій доручення видано, відмовитися від нього. Угода про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Текст особистого доручення пишеться в довільні формі, але обов’язково слід зазначити такі відомості:

• назва виду документа;

• місце укладання, число, місяць, рік – для генерального доручення (літерами й без скорочень);

• прізвище, ім’я та по батькові довірителя;

• домашня адреса довірителя (для генерального доручення);

• прізвище, ім’я та по батькові; дані документа, що посвідчують особу, якій видається доручення;

• зміст дій, обов’язків, прав, які має повноваження виконувати довірена особа;

• термін дії разового доручення вказується цифрами, а спеціального й генерального – літерами;

• підпис довірителя (праворуч);

• дата укладання документа для разового доручення пишеться цифрами (ліворуч);

• завірення (засвідчення) підпису довірителя може бути здійснено підприємством, де він працює, закладом, де навчається, ЖЕКом за місцем його проживання або будь-якою нотаріальною конторою;

• посада, назва установи, закладу, підпис, ініціали та прізвище особи, від імені якої виступає засвідчувач;

• запис про стягнення державного мита чи гербового збору (для генерального доручення);

• номер, під яким зареєстровано документ (для генерального доручення);

• печатка організації, закладу, де працює засвідчувач;

• дата засвідчення вказується цифрами, а для спеціального й генерального доручення – літерами (ліворуч).

Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна було нічого дописати.

Зразки:

Доручення

Я, Безсонов Ігор Миколайович, студент економічного факультету групи ЕФ-42 ХНУ, доручаю Петренку Олегові Олексійовичу, за його паспортом серії БА № 447019, виданим 10.03.2005 ЦВМ Індустріального РВХМУУ МВС України в Херсонській обл., отримати в касі університету належні мені гроші для відрядження згідно з наказом №146 від 15.04.2008.

17.04.2008 (підпис)

Підпис студ. Безсонова І.М. засвідчую:

Декан економічного факультету (підпис) А.І. Смолич

19.04.2008 (печатка)

Міністерство харчової промисловості України

Харківська кондитерська фабрика № 3

просп. Перемоги,4, м. Харків-67

тел. 380 – 045

21 травня 2008 р. № 47 - 6

Довіреність

Цією довіреністю ХКФ № 3 в особі директора Воїнова Олега Антоновича, який діє на підставі пункту 16 Статуту фабрики, уповноважує юридичного консультанта фабрики Максименка Леоніда Петровича за посвідченням № 425-в представляти інтереси фабрики в усіх установах, підприємствах та організаціях, виконувати всі необхідні дії в інтересах фабрики, бути представником у суді та арбітражі, користуватися всіма наданими позивачеві, відповідачеві й третій особі правами, у тому числі закінчувати справи мировою угодою.

Довіреність чинна до тридцять першого грудня дві тисячі восьмого року.

Директор (підпис) О.А. Воїнов

(гербова печатка фабрики)

Розписка – це документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначати такі відомості:

• назва виду документа;

• прізвище, ім’я та по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта), назва документа (із його вихідними даними), що посвідчує особу того, хто дає розписку й підтверджує отримання;

• прізвище, ім’я та по батькові (посада й повна назва установи – для службового варіанта) того, кому дається розписка;

• конкретне зазначення, у чому дано розписку:

• точне найменування матеріальних цінностей, документів тощо;

• стан (нові, були в користуванні, у робочому стані);

• кількість, вага, вартість, розмір, сума позначаються цифрами, а

в дужках – словами;

• у службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності;

• дата укладання (ліворуч);

• підпис укладача (праворуч);

• у приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою;

• дата засвідчення (ліворуч).

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

Зразок:

Розписка

Я, Філонов Юрій Анатолійович (паспорт серії МН № 522012, виданий ЦВМ Київського РВХМУУ МВС України в Харківській обл., прописаний за адресою: вул. Грушевського, 252, кв. 481, Харків-19), одержав від Сімейка Ярослава Артемовича 580 (п’ятсот вісімдесят) гривень. Зобов’язуюся повернути всю суму 16.07.2008.

16.01.2008 (підпис)

Підпис Філонова Ю.А. засвідчую:

Начальник ЖЕК – 10 (підпис) З.П. Кібець

2008. (печатка)

3. Специфіка укладання заповіту

Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Якщо цих умов не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший віддається заповідачеві.

Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт (через фізичні вади, хвороби або з інших причин), то за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба зазначити причини, за якими заповідач не підписався власноручно.

Реквізити:

• назва виду документа;

• місце складання, дата, час;

• текст;

• кількість примірників;

• підпис заповідача;

• засвідчення підпису;

• печатка.

4. Посвідчення: групи, реквізити

Посвідчення – документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.

Групи:

1. Посвідчення особи.

2. Посвідчення про надання громадянам певних повноважень.

3. Посвідчення про відрядження.

Посвідчення особи – документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

• назва установи, що видала посвідчення;

• назва виду документа, його номер;

• прізвище, ім’я, по батькові того, кому видано посвідчення, посада;

• термін дії;

• підпис керівника;

• печатка установи;

• дата видання.

Обов’язковою є наявність фотографії.

Посвідчення про відрядження – типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

• кутовий штамп;

• печатка й підпис керівника установи;

• позначки про прибуття та вибуття службової особи.

Службова особа не пізніше ніж через три дні після повернення з відрядження зобов’язана подати письмовий звіт (доповідну записку) про результати відрядження й авансовий звіт про витрачені кошти.

питання для самоконтролю

1. Які документи відносяться до групи особистих офіційних?

2. Що таке доручення? Які бувають доручення за походженням?

3. Які складові містить заява про призначення пенсії?

4. Які факти можуть виступати змістом позовних заяв?

5. Які відомості подаються в позовній заяві про стягнення аліментів?

6. Які документи можуть бути додатками до позовних заяв?

7. Які дані зазначаються в заявах до ЖЕКу про обмін житла?

8. Які реквізити входять до складу розписки?

9. У чому полягають особливості укладання заповіту?

10. Які існують групи посвідчень?

Тестові завдання

1. Документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів, називаються:

а) організаційно-розпорядчі;

б) особисті офіційні;

в) довідково-інформаційні;

г) кадрово-контрактові.

2. Документ, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації надані їм права чи захищають свої інтереси, називається:

а) заявою;

б) заповітом;

в) дорученням;

г) посвідченням.

3. Документ, за яким приватна, офіційна особа чи організація надає право іншій приватній, офіційній особі чи організації на законних підставах здійснювати від її імені певні юридично значущі дії або представницькі функції, називається:

а) заявою;

б) заповітом;

в) дорученням;

г) розпискою.

4. Документ, що підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою, називається:

а) дорученням;

б) розпискою;

в) заповітом;

г) посвідченням.

5. Документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи щодо розпорядження майном, яке йому належить, на випадок смерті, називається:

а) дорученням;

б) заповітом;

в) розпискою;

г) заявою.

6. Документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян, називається:

а) розпискою;

б) заявою;

в) дорученням;

г) посвідченням.

7. На які групи поділяються розписки:

а) приватні;

б) службові;

в) спеціальні;

г) генеральні?

8. Типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення, називається:

а) посвідченням особи;

б) посвідченням про надання громадянам певних повноважень;

в) посвідченням про відрядження.

9. Залежно від обсягу та змісту повноважень, що надаються представникові, доручення поділяються на:

а) особисті, офіційні;

б) разові, спеціальні, генеральні.

10. Які з перерахованих заяв не належать до групи особистих офіційних:

а) заява про вступ до університету;

б) заява про стягнення аліментів;

в) заява про призначення пенсії;

г) заява до ЖЕКу про обмін житла?

Тема 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої документації. Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів

МЕТА: з’ясувати особливості приймання й реєстрації документів у державних установах; визначити основні ознаки спеціалізованих ділових паперів, розвивати навички укладати їх; виховувати в студентів володіння правописними, лексичними, граматичними й етичними нормами діловодства.

ПЛАН

1. Документація з питань оформлення трудової зайнятості:

а) реєстрація в службі зайнятості;

б) реєстрація підприємницької діяльності.

2. Документи з господарсько-договірної діяльності.

3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до

підприємства.

4. Мета попереднього розгляду ділових паперів.

5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів.

6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення.

Література

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2000.

7. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

8. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

9. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

10. Хоменко М.В., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. – Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

11. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. – К.: Літера ЛТД, 2003.

1. Документація з питань оформлення трудової зайнятості:

а) реєстрація в службі зайнятості

Служба зайнятості – це установа, що здійснює реєстрацію громадян України з метою пошуку роботи, професійної перепідготовки, обліку безробітних.

Реєстрація громадян, які шукають роботу, проводиться при пред’явленні ними:

• паспорта або документа, що його замінює;

• трудової книжки або документа, що його замінює;

• документа про освіту.

Загалом для реєстрації у службі зайнятості, оформлення допомоги по безробіттю, для вироблення напрямку в пошукові роботи можуть вимагати такі документи:

1. Паспорт.

2. Свідоцтво про народження (громадяни до 16 років).

3. Військовий квиток.

4. Трудова книжка.

5. Диплом чи посвідчення про закінчення навчального закладу.

6. Довідка з ЖЕКу (органів місцевого самоврядування) про склад сім’ї.

7. Довідка про середньомісячну заробітну плату за два останні місяці роботи.

8. Довідка про сукупний дохід сім’ї.

9. Пенсійне посвідчення.

10. Посвідчення про інвалідність.

11. Довідка про звільнення з місць позбавлення волі або з лікувально-трудового профілакторію.

12. Листок непрацездатності (довідка).

13. Довідка з ЖЕКу із зазначенням місця постійного проживання.

14. Довідка про самостійне працевлаштування.

15. Довідка про відселення або самостійне переселення з території радіоактивного забруднення.

16. Довідки, що підтверджують належність до категорії ,,діти-інваліди”, ,,діти, які залишилися без піклування батьків”.

Якщо особа зареєстрована в службі зайнятості, то вона повинна:

• відвідувати центр зайнятості в призначені строки;

• сприяти своєму працевлаштуванню – виконувати всі рекомендації працівників центру;

• у випадку самостійного працевлаштування негайно повідомити службу зайнятості;

• при відмові керівника підприємства, організації прийняти вас на роботу за направленням центру зайнятості повідомити про це службу зайнятості.

Якщо в семиденний строк після реєстрації громадянина він не буде працевлаштований, на восьмий день йому надається статус безробітного з призначенням допомоги по безробіттю. Для цього додатково потрібно представити:

а) довідку про середній заробіток за останні два місяці роботи;

б) довідку з податкової інспекції про те , що громадянин не займається підприємницькою діяльністю;

в) довідку із районного відділу соціального забезпечення про те, що громадянин не отримує пенсії.

б) реєстрація підприємницької діяльності

Підприємницька діяльність може бути пов’язана/не пов’язана зі створенням юридичної особи.

Юридична особа – організація, підприємство, установа, що має відокремлене майно, може від свого імені набувати майнових та особистих немайнових прав і виконувати обов’язки, бути позивачем і відповідачем у суді, арбітражі або в третейському суді.

Підприємець — особа, наділена правом займатися індивідуальною трудовою діяльністю в матеріальних інтересах із дотриманням юридичних прав та обов’язків у трудовому праві.

Для того, щоб стати суб’єктом підприємницької діяльності зі створенням юридичної особи, треба підготувати такі документи:

1. Рішення власника (власників) майна або уповноваженого ним (ними) органу про створення юридичної особи (окрім приватного підприємства). Якщо власників або уповноважених ними органів два і більше, таким рішенням є установчий договір, а також протокол установчих зборів (конференцій) у випадках, передбачених законом.

2. Статут, якщо відповідно до законодавства, це необхідно.

3. Реєстраційну картку встановленого зразка, що є одночасно заявою про державну реєстрацію.

4. Довідку банківської установи, що свідчить про внесення статутного фонду суб’єкта частки, передбаченої законодавством.

5. Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію.

6. Заяву на ім’я заступника голови держадміністрації міста (району) з проханням про реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності.

7. Якщо засновником (одним із засновників) є іноземна юридична особа, то нею подається документ, що свідчить про її реєстрацію (витяг із торговельного, банківського або судового реєстру). Цей документ повинен бути засвідчений відповідно до законодавства країни його видання, перекладений українською мовою та легалізований у консульській установі Україні; зазначений документ може бути також засвідчений у посольстві відповідної держави в Україні та легалізований у Міністерстві закордонних справ.

8. Якщо власником (або одним із власників) суб’єкта підприємницької діяльності є юридична особа, додатково подається нотаріально посвідчена копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи.

9. Два швидкозшивачі.

Громадяни, які мають намір здійснювати підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, подають такі документи:

1. Реєстраційну картку (яка водночас є заявою про державну реєстрацію).

2. Копію довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи — платника податків та інших обов’язкових платежів.

3. Документ, що засвідчує внесення сплати за державну реєстрацію (квитанцію або платіжне доручення).

4. Дві фотокартки.

Реєстрація проводиться протягом п’яти робочих днів з дня надходження документів.

Після реєстрації підприємницької діяльності слід:

1. Стати на облік в міському управлінні статистики.

2. Нотаріально засвідчити статут та установчий договір із відміткою держадміністрації району (міста).

3. Стати на облік у пенсійному фонді.

4. Стати на облік у центрі зайнятості.

5. Стати на облік у податковій інспекції району (міста).

6. Відкрити розрахунковий рахунок у банківській установі.

7. Одержати дозвіл на виготовлення печатки в районному (міському) відділі внутрішніх справ.

8. Повідомити орган державної реєстрації суб’єктів підприємницької діяльності про присвоєння міськстатом ідентифікаційного коду.

У разі скасування державної реєстрації до відділу реєстрації суб’єкта підприємницької діяльності подають:

1. Заяву на ім’я заступника голови держадміністрації району (міста) з проханням скасування державної реєстрації шляхом виключення його суб’єкта з Реєстру суб’єктів підприємницької діяльності.

2. Акт ліквідаційної комісії.

3. Довідку аудитора, якщо це необхідно відповідно до вимог законодавства для перевірки достовірності ліквідаційного балансу.

4. Довідку з установи банку про закриття рахунку.

5. Довідку з податкової установи про зняття з обліку.

6. Довідку з органу внутрішніх справ про здавання печаток і штампів.

7. Публікацію в пресі про ліквідацію суб’єкта підприємницької діяльності.

8. Довідку з архіву про прийняття документів, що підлягають довгостроковому зберіганню.

9. Свідоцтво про державну реєстрацію (оригінал).

10. Свідоцтво міськстату про державну реєстрацію (оригінал).

11. Статут (оригінал).

12. Установчий договір (оригінал).

2. Документи з господарсько-договірної діяльності

В основі нових умов господарювання і розвитку ринкових відносин лежить економічна самостійність підприємств, і договір між ними є одним із важливих засобів міжвиробничих зв’язків. Цивільний кодекс передбачає такі види договорів: поставки, купівлі-продажу, закупівлі сільськогосподарської продукції, позики, оренди приміщень, підряду, спільної діяльності тощо.

Договір — це документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини; має відповідати закону за змістом і за формою. Договір вважають укладеним тоді, коли сторони досягли згоди з усіх пунктів і оформили відповідну документацію.

Договір може бути укладеним між державними, кооперативними або громадськими організаціями, підприємствами чи установами, а також громадянами. Якщо в договірні відносини вступають організація (підприємство) та громадянин, то договір називають трудовою угодою. Укладаються договори у декількох (2-4) примірниках і засвідчуються печатками установ чи організацій — сторін договору.

Текст договору можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, підпункти.

Нумерацію здійснюють арабськими цифрами.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• дата;

• індекс;

• місце складання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• юридичні адреси сторін;

• підписи;

• печатки.

У вступній частині тексту договору зазначають найменування сторін, що його укладають, посади, прізвища та ініціали осіб, які його підписують, вказують відповідні повноваження. Далі подають опис предмета договору, виклад порядку розгляду суперечок, проставляють загальну суму договору, термін його дії.

Договір оренди обладнання. У пункті 1 цього договору повинно бути детально описано обладнання, що передається в оренду. Тут треба також зазначити: чи передається обладнання фізично, чи орендар допускається до користування ним. В останньому випадку обумовлюються додаткові умови: час використання, ліміт споживання електроенергії тощо.

Орендна плата встановлюється за згодою сторін при відсутності централізовано встановлених розцінок. Термін дії договору оренди встановлюється сторонами на термін, як правило, не менше 5 років.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• місце укладання (ліворуч);

• дата (праворуч);

• сторони договору (орендар, орендодавець);

• текст;

• юридичні адреси сторін;

• підписи;

• печатки.

Структура тексту

договору оренди обладнання

1. Предмет договору.

2. Обов’язки сторін.

3. Розрахунки.

4. Відповідальність сторін.

5. Термін дії договору.

Протоколи розбіжностей оформляються на основі договорів поставки.

Договір поставки — це договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати в певні терміни організації-покупцеві (замовнику) у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-покупець зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами.

Сторонами договору поставки можуть бути державні, кооперативні, громадські, орендні й інші організації та підприємства.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• місце і дата укладання договору;

• вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена й по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);

• предмет договору (точна назва, кількість і в разі необхідності асортимент продукції, що підлягає постачанню);

• характеристика якості й комплектність продукції;

• вимоги, що ставляться до тари й упакування;

• зазначення цін на продукцію;

• термін і порядок відвантаження продукції;

• порядок розрахунків;

• порядок кількісного й якісного приймання продукції;

• додаткові умови договору;

• вказівки на майнову відповідальність за невиконання зобов’язань постачальником або споживачем;

• виклад порядку розгляду суперечок;

• загальна сума договору;

• загальний термін дії договору;

• юридичні адреси сторін, що укладають договір;

• підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Договір про матеріальну відповідальність — це договір, за яким одна сторона (матеріально відповідальна особа) бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов’язується дотримуватися встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона (підприємство або організація, якій належать матеріальні цінності) зобов’язується створити матеріально відповідальним особам нормальні умови праці й виробництва, що забезпечує схоронність зданих ним на зберігання матеріальних цінностей.

Укладений договір про матеріальну відповідальність забезпечує беззаперечне стягнення з матеріально відповідальних осіб вартості матеріальних цінностей, нестача яких виявляється. Такі договори підписують при призначенні матеріально відповідальних осіб на роботу.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• місце і дата укладання договору;

• назви сторін (адміністрація, працівник) – посади, прізвища, імена й по батькові тих, хто укладає та підписує договір;

• зобов’язання матеріально відповідальної особи;

• зобов’язання підприємства (організації);

• термін дії договору;

• адреси сторін;

• підписи осіб, що укладають договір;

• печатка підприємства (організації).

Такий документ укладається у двох примірниках: 1-й примірник зберігається у відділі кадрів підприємства (організації) в особовій справі матеріально відповідальної особи, а 2-й примірник передається працівникові, що підписав договір.

Договори візуються юрисконсультом і головним (старшим) бухгалтером підприємства (організації).

Договір підряду — це договір, за яким підприємство (організація)-підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт підприємству (організації)-замовнику.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• місце і дата укладання договору;

• вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, що підписують договір, із зазначенням їх повноважень);

• предмет договору (точне зазначення виду виконуваних робіт);

• термін виконання робіт;

• вимоги до виконуваних робіт;

• загальна сума договору;

• вартість робіт;

• виклад порядку розгляду суперечок;

• юридичні адреси сторін;

• підписи й печатки сторін, що уклали договір.

Додатками до договору, як правило, є особливі умови договору, графіки здавання робіт, передавання Замовником устаткування, матеріалів. Ними можуть бути внутрішньобудівельний титульний список, довідка про забезпечення та фінансування робіт тощо.

Договір про спільну діяльність є універсальним і може укладатися між двома й більше організаціями (підприємствами, кооперативами) на проведення різних робіт (дослідів) для досягнення спільної господарської або наукової мети, як-от: спільне дослідження, будівництво, експлуатація підприємств, будівель, споруд, доріг тощо.

Для цього сторони визначають розмір і характер внесків: грошові, майнові (сировина, обладнання), трудова участь.

Одна зі сторін за договором може виступати ініціатором його укладання, брати на себе виконання організаційних, координаційних, посередницьких та інших функцій (п. 1.3 договору). Слід зазначити, яка з організацій використовує результати спільної діяльності, права інших учасників договору, порядок розподілу прибутку (п. 1.6).

У розділі 2 договору треба визначити обов’язки кожної зі сторін залежно від характеру спільної діяльності. Тут можна зазначити порядок здавання й приймання робіт (етапів).

Порядок розрахунків при укладанні договору між кількома учасниками визначається в кожному конкретному випадку залежно від його характеру, джерел фінансування та інших умов. При визначенні відповідальності сторін повинно бути, як правило, передбачене сплачування штрафу (тверда грошова сума) або недотримки (% від суми невиконаного зобов’язання) за несвоєчасне виконання робіт, оплати.

Реквізити:

• назва виду документа (ДОГОВІР);

• місце укладання (ліворуч);

• дата (праворуч);

• сторони;

• текст;

• юридичні адреси сторін;

• підписи;

• печатки.

Структура тексту

договору про спільну діяльність

1. Предмет договору.

2. Обов’язки сторін.

3. Розмір і порядок оплати.

4. Відповідальність сторін.

5. Термін дії договору.

3. Загальне поняття про приймання документів, які надходять до

підприємства

Уся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. Якщо документи надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби діловодства.

У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис ,,особисто” чи адресованих громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номерові документа, складається акт у двох примірниках, один із яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта, необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти й додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, дату відправлення й одержання документа або коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв, касаційних скарг та листів, заяв і скарг громадян.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові чи пересилаються за належністю.

4. Мета попереднього розгляду ділових паперів

Усі документи, що надійшли до підприємства (установи), підлягають обов’язковому попередньому розглядові завідувачем канцелярії або спеціально призначеною для цього особою (секретарем чи офіс-менеджером).

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або в перший робочий день (у разі їх надходження у неробочий час). Доручення вищих органів правління, телеграми й телефонограми необхідно розглядати негайно.

Здійснюючи попередній розгляд документів, варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових та інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

5. ,,Інструкція з діловодства” про реєстрацію службових документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом поставлення на ньому умовних позначень (реєстраційних індексів) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються ділові папери з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання й оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрації підлягають усі документи, які потребують обліку, виконання та використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і приватних осіб. Місце реєстрації документів визначається ,,Інструкцією з діловодства” установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. До цього переліку можуть входити:

• листи, що надійшли, і копії до відома;

• телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

• графіки, наряди, заявки;

• зведення та інформації до відома;

• рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

• листи-вітання та запрошення;

• форми статистичної звітності;

• друковані видання (книги, журнали, бюлетені) тощо.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні документи реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня (якщо документ надійшов у неробочий час), вихідні та внутрішні – у день підписання чи затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого, повторно він не реєструється. Реєстрація ділових паперів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора й змісту.

6. Автоматизована та журнальна форми для реєстрації ділових паперів та порядок їх заповнення

Для реєстрації усіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500 – 600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або сторонами виконання.

За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:

• урядових документів;

• наказів керівника установи з основного складу;

• наказів щодо особового складу;

• відряджень;

• рішень колегії установи;

• актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, укладеної на базі обов`язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації.

Обов’язкові реквізити реєстрації:

• назва виду документа;

• автор (кореспондент);

• дата документа;

• індекс документа;

• заголовок до тексту документа або його короткий зміст;

• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

• відповідальний виконавець;

• термін виконання;

• позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді).

Склад обов`язкових реквізитів у разі необхідності може буде доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних.

Завдяки автоматизованим банкам реєстраційних даних працівники служби діловодства мають змогу одержати інформацію про всі документи й місце їх зберігання.

Питання для самоконтролю

1. Що таке служба зайнятості?

2. За якої умови громадянину надається статус безробітного?

3. Які документи треба додатково представити для призначення допомоги по безробіттю?

4. Які документи треба підготувати для того, щоб стати суб’єктом підприємницької діяльності зі створенням юридичної особи?

5. Які документи слід подавати громадянам, що мають намір здійснювати підприємницьку діяльність без створення юридичної особи?

6. Назвіть реквізити договору оренди обладнання.

7. Перерахуйте реквізити договору про матеріальну відповідальність.

8. Назвіть реквізити договору про спільну діяльність.

9. Розкрийте особливості роботи канцелярії із документами та конвертами, що надходять до установи.

10. Охарактеризуйте процес реєстрації документів в установі.

Тестові завдання

1. Установа, що має відокремлене майно, може від свого імені набувати майнових та особистих немайнових прав і виконувати обов’язки, бути позивачем і відповідачем у суді, арбітражі або в третейському суді, називається:

а) фізичною особою;

б) юридичною особою.

2. Документ, що фіксує домовленість між двома чи кількома сторонами про встановлення яких-небудь відносин і регулює ці відносини, має відповідати закону за змістом і за формою, називається:

а) заявою;

б) наказом;

в) договором.

3. Реєстрація громадян, які шукають роботу, проводиться при обов’язковому пред’явленні ними:

а) заяви, паспорта, автобіографії;

б) паспорта, трудової книжки, документа про освіту;

в) свідоцтва про народження, трудової книжки, характеристики.

4. Договір, за яким організація-постачальник зобов’язується передати в певні терміни організації-замовнику у власність або оперативне управління певну продукцію, а організація-замовник зобов’язується прийняти продукцію до оплати за встановленими цінами, називається:

а) договором поставки;

б) договором підряду;

в) договором про спільну діяльність.

5. Для реєстрації усіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується:

а) особова картка;

б) реєстраційно-контрольна картка.

6. Договір, за яким одна сторона (особа) бере на себе повну матеріальну відповідальність за прийняті матеріальні цінності й зобов’язується дотримуватись встановлених правил їх приймання, зберігання, відпускання й обліку, а інша сторона (установа) зобов’язується створити нормальні умови праці, називається:

а) договором про спільну діяльність;

б) договором про матеріальну відповідальність;

в) договором підряду.

7. Договір, за яким організація-підрядник зобов’язується виконати певний обсяг робіт організації-замовнику, називається:

а) договором поставки;

б) договором підряду;

в) договором про спільну діяльність.

8. Документ, у якому повинно бути детально описано обладнання, що передається в оренду, називається:

а) договором про матеріальну відповідальність;

б) договором про спільну діяльність;

в) договором оренди обладнання.

9. Договір, який укладається між двома й більше організаціями на проведення різних робіт для досягнення спільної господарської або наукової мети, називається:

а) договором поставки;

б) договором підряду;

в) договором про матеріальну відповідальність;

г) договором про спільну діяльність.

10. В установах з обсягом документообігу до 500 – 600 ділових паперів на рік допускається застосовувати:

а) журнальну реєстрацію документів;

б) автоматизовану реєстрацію документів.

Тема 8. Обліково-фінансові документи

МЕТА: розкрити особливості обліково-фінансової документації, її високий рівень стандартизації; подати відомості про відмову від акцепту, гарантійний лист, заяву-зобов’язання; виховувати в студентів уміння документального оформлення своєї професійної діяльності.

ПЛАН

1. Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист.

2. Відмова від акцепту, його форми, реквізити.

3. Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання.

4. Особливості оформлення заявки.

5. Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи.

6. Оформлення відкриття рахунка в банку.

7. Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх

використання.

Література

1. Глущик С.В. та інші. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. – 3-тє вид., перероб. та доп. – К.: А.С.К., 2005.

2. Гриценко Т.Б. Українська мова та культура мовлення: Навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів. – К.: Центр навчальної літератури, 2003.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.

4. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула. – 5-те вид., стер. – К.: Товариство „Знання”, КОО, 2006.

5. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. – Донецьк: ТОВ ВКФ „БАО”, 2006.

6. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2004.

7. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник/ За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці: Книги – ХХІ, 2005.

8. Мозговий В.І. Українська мова у професійному спілкуванні. Модульний курс. Навч. посібник. – К.: Центр навчальної літератури, 2006.

9. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – 4-те вид. – К.: Либідь, 2000.

10. Плотницька І.М. Ділова українська мова. Навчальний посібник. – 2-ге вид., перероб. та доп. – К.: Центр навчальної літератури, 2004.

11. Погиба Л.Г., Грибіниченко Т.О., Баган М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. – К.: Либідь, 2002.

12. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення: Навч. посіб. – 5-те вид., стереотип. – К.: МАУП, 2002.

13. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ „Рідне слово”, 1999.

14. Хоменко М.Ф., Грабарь О.В. Посібник з діловодства. – Вид-ня друге, випр. і доп. – К.: Ґенеза, 2003.

1. Специфіка обліково-фінансової документації. Гарантійний лист

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Це робиться, щоб забезпечити:

• повну схоронність грошей та інших цінностей;

• точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

• своєчасне відображення виробничих операцій;

• запобігання фінансових порушень і зловживань;

• можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

• складання бухгалтерської та іншої звітності;

• право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Фінансово-розрахункова документація відзначається високим рівнем стандартизації.

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту тощо. Готовність до дій висловлюють у ввічливій, тактовній формі.

Реквізити:

• назва підприємства (організації), що виступає гарантом (якщо лист оформляється не на бланку);

• назва банку, до якого спрямований лист;

• назва виду документа;

• назва підприємства-гаранта;

• текст, у якому формулюється гарантія щодо фінансово-розрахункових зобов’язань, із зазначенням терміну, суми;

• умови дії гарантії;

• підписи керівника та головного бухгалтера організації-гаранта, скріплені печаткою.

2. Відмова від акцепту, його форми, реквізити Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.

Ця форма застосовується при розрахунках за товари, послуги і виконані роботи. При акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів постачальника може виконуватися лише за згодою (акцептом) платника.

Акцепт платіжних вимог може бути позитивним або негативним, попереднім або наступним, повним або частковим.

При позитивній формі акцепту покупець надає письмову заяву банкові в разі повної або часткової відмови від акцепту. Якщо такої заяви не подано покупцем до банку протягом установленого терміну, то ,,мовчання” розглядається як згода.

При попередньому акцепті платіжні вимоги вважаються акцептованими, якщо платник протягом трьох робочих днів за іноміськими розрахунками і двох робочих днів за одноміськими розрахунками не подасть банкові вмотивованої відмови від акцепту. Якщо протягом зазначеного терміну до банку не надійде вмотивована відмова від акцепту, то платіжна вимога оплачується наступного дня.

При розрахунках із наступним акцептом платіжні вимоги оплачуються в день їх надходження без попереднього акцепту. Однак за платником зберігається право в зазначений термін відмовитися від акцепту платіжних вимог, і в разі вмотивованої відмови установа банку відновлює списану суму на його рахунку. Перевага наступного акцепту полягає в тому, що він сприяє прискоренню обігу грошових коштів.

Платник має право відмовитися від акцепту повністю або частково у випадках, передбачених чинним законодавством, особливими умовами постачання або договором.

Установа банку може приймати якісні обґрунтовані відмови від акцепту. Якщо відмова від акцепту не обґрунтована або мотив суперечить нормативним актам, банк повертає такі відмови платникові.

Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє листом або телеграмою.

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник знаходяться в одному населеному пункті й обслуговуються однією банківською установою, а також коли поштовий пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.

Реквізити:

• назва банку, що обслуговує покупця (платника);

• назва банку, що обслуговує постачальника (якщо покупця й постачальника обслуговує один банк, то ці два реквізити об’єднуються);

• назва постачальника (одноміського або іноміського);

• текст листа;

• підпис від імені банку, що обслуговує покупця;

• дата відправлення листа, індекс та інші реквізити, відображені в бланку;

• підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

Телеграма (найпоширеніший варіант відмови від акцепту) має такі реквізити:

• назва виду документа;

• назва й адреса банку постачальника;

• назва й адреса постачальника;

• текст телеграми, де зазначається шифр телеграми за кодом банку, назва платника, номер і дата та сума платіжної вимоги, причина відмови платника від акцепту;

• назва установи банку, що обслуговує платника (покупця);

• розпорядження платника банкові про списання із його розрахункового рахунка видатків на відправлення телеграми;

• підписи осіб, що мають право першого та другого підписів;

• печатка й рахунок платника.

Телеграма складається від імені установи банку, що обслуговує платника, у 4-х примірниках, три з яких передаються до банку покупця. Другий примірник підписують особи, що мають право першого й другого підпису, що скріплюється печаткою. Четвертий примірник залишається в організації.

Якщо відмова приймається банком від покупця (платника), то останній за своїм підписом надсилає перший примірник до відділення зв’язку для відправлення до банку постачальника телеграфом.

3. Структура тексту та реквізити заяви-зобов’язання

Заява-зобов’язання – документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Такі позики (кредити) банку підприємствам, організаціям використовуються для оплати вартості товарів, відвантажених на адресу споживачів, сезонні витрати, за надані послуги тощо.

Реквізити:

• назва установи банку, до якої звертаються із метою кредитування певних операцій (у правому куті);

• назва підприємства, що дає зобов’язання перед банком (у правому куті);

• назва виду документа;

• текст;

• підписи керівника й головного бухгалтера підприємства, скріплені гербовою печаткою;

• дата складання заяви-зобов’язання.

Текст заяви-зобов’язання складається від першої особи множини із формулюваннями типу ,,просимо надати”, ,,просимо прийняти” тощо. Він складається з 4-х частин. У першій висловлюється прохання щодо кредитування, зазначається спрямування позичених коштів. У другій – прохання щодо приймання фінансово-розрахункових документів. У третій банкові надається право вести перерахунки із розрахункового рахунка підприємства на підставі платіжних документів. Четверта частина — зобов’язання про дотримання фінансової дисципліни.

Працівники установ (підприємств, організацій) часто складають заяву-зобов’язання, що містить прохання окремих осіб про надання позики.

Реквізити особистої заяви-зобов’язання:

• назва установи, до якої звертається заявник;

• прізвище, ім’я та по батькові, посада, табельний номер, місячний заробіток, домашня адреса, паспортні дані заявника;

• назва виду документа;

• текст, що містить:

• прохання заявника із зазначенням розміру позики, терміну її повернення;

• мету позики;

• доручення про стягнення суми в разі несвоєчасного повернення позики;

• дата, підпис заявника;

• резолюція установи в разі задоволення заяви.

Особиста заява-зобов’язання пишеться від першої особи однини із формулюваннями типу ,,прошу надати”, ,,зобов’язуюсь повідомити” тощо.

4. Особливості оформлення заявки

Заявка – документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу.

Зокрема заявка використовується при купівлі валюти на Міжбанківській валютній біржі.

Такий документ має реквізити:

• назва відділення банку, до якого подається заявка;

• назва виду документа;

• дата складання заявки;

• назва підприємства (організації), що подає заявку;

• поштова адреса підприємства-заявника;

• телеграфна адреса підприємства-заявника;

• телефон, факс, телекс підприємства-заявника;

• прізвище, ім’я, по батькові співробітника, уповноваженого на вирішення питання за угодою;

• номер телефону, розрахунковий рахунок, номер валютного рахунка підприємства-заявника;

• мета використання замовлених коштів;

• доручення банку на укладання угоди щодо купівлі-продажу із зазначенням умов проведення операції;

• термін дії документа;

• зобов’язання підприємства-заявника на проведення фінансових розрахунків за укладеною угодою;

• підписи керівника та головного бухгалтера підприємства-заявника, гербова печатка.

5. Квитанція і накладна як обліково-фінансові документи

Квитанція – документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів. Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У тексті вказують:

• від кого прийнято (назва установи або приватної особи);

• за що прийнято;

• яка сума;

• на підставі якого документа (назва, дата видання, номер);

• коли прийнято (дата, місяць, рік);

• штамп касира про одержання грошей;

• підпис касира.

Накладна – обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видавання матеріальних цінностей.

Накладна є трафаретизованим документом, що містить такі реквізити:

• назва підприємства (організації), що видає накладну (угорі ліворуч);

• гриф затвердження керівником підприємства чи організації (угорі праворуч) – підпис, печатка;

• назва виду документа, номер;

• мета приймання, відправлення, видавання матеріальних цінностей;

• дата;

• кому й від кого передані матеріальні цінності;

• трафаретизований текст (таблиця з даними);

• підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу матеріальних цінностей (відправника);

• підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності (одержувача).

6. Оформлення відкриття рахунка в банку

Підприємство (установа, організація) для зберігання грошей та здійснення розрахунків відкриває в банку рахунки залежно від виду діяльності – розрахункові, поточні та інші.

Підприємство має право відкрити лише один розрахунковий рахунок в установах Національного банку або в акціонерних комерційних банках, із яким здійснює розрахункові операції, пов’язані з поточною господарською діяльністю.

Власник рахунка самостійно розпоряджається коштами на розрахунковому рахунку згідно з правилами розрахунків, а установи банку відповідно до чинних правил виконують розпорядження власників рахунків. Без згоди підприємства (установи, організації) виконуються лише безперечні платежі: стягнення прострочених платежів до державного бюджету, судові виконавчі листи, накази арбітражу тощо.

Переважна кількість платежів виконується шляхом безготівкових розрахунків, що дає змогу вивільняти з обігу значні суми готівки.

Для певних видів платежів (видання зарплати, виплати пенсій і допомог, господарські видатки тощо) банк видає готівку, а платежі виконує підприємство.

Операції з розрахункового (поточного) рахунка виконуються установами банку за документами спеціально затвердженої форми, які виписують працівники фінансового відділу, бухгалтерії підприємства. Це платіжне доручення, платіжна вимога, рахунок-фактура, об’ява на внесок готівкою, грошові й розрахункові чеки, витяги з розрахункових (поточних) рахунків, заяви про відмови від акцептів, на акредитив, про надання позики тощо.

Для оформлення відкриття розрахункових, поточних і бюджетних рахунків надаються такі документи:

1. Заява про відкриття рахунка.

2. Копія документа про створення підприємства.

3. Копія затвердженого статуту (положення).

4. Картка зі зразками підписів та відбитком печатки.

7. Порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок і їх

використання

1. Чеки заповнюються та підписуються від руки чорнилом, кульковою ручкою або з використанням технічних засобів.

2. Отримувача вказують після слів ,,Кому”. При розрахунках за товари та послуги в рядку ,,Сплатіть за цим чеком” зазначається загальна назва товарів, послуг, а також номер і дата рахунка, за оплату якого виписаний чек.

3. Чеки підписує власник книжки або за його дорученням уповноважена особа, яка має право підпису. Чеки скріплюються відбитком печатки чекодавця.

4. Будь-які виправлення та перекреслення в чеку не допускаються.

5. Забороняється передавання чекової книжки її власником будь-якій іншій юридичній або фізичній особі, а також підписання незаповнених бланків чеків.

6. Розрахункові чеки використовуються тільки для безготівкових перерахувань із рахунка чекодавця на рахунок отримувача коштів і не підлягають сплаті готівкою.

7. Виписуючи чек, на його корінці вказують отримувача коштів, номери документів, що оплачуються, суму і залишок ліміту (крім тих випадків, коли за чинними правилами розрахунків чеками ці реквізити заповнюються касиром транспортної організації або підприємством зв’язку).

8. Головні бухгалтери підприємств, які ведуть розрахунки чеками, зобов’язані періодично перевіряти:

а) правильність використання чеків особою, уповноваженою на їх підписання;

б) правильність виведення залишків ліміту на корінцях чеків, а на звороті останнього перевіреного корінця чека має бути відмітка за підписом головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) чекодавця;

в) звіряти суми на корінцях чеків із записами у виписках з особового рахунка в банку.

питання для самоконтролю

1. У чому полягає специфіка обліково-фінансової документації?

2. Які реквізити має гарантійний лист?

3. Розкрийте особливості видів акцепту платіжних вимог.

4. Які реквізити містить лист-відмова як форма відмови від акцепту?

5. Назвіть реквізити заяви-зобов’язання.

6. Які особливості укладання має заявка?

7. Що вказують у тексті квитанції?

8. Схарактеризуйте процедуру оформлення відкриття рахунка в банку.

9. Перерахуйте обов’язкові реквізити накладної.

10. Укажіть на порядок заповнення чеків із розрахункових чекових книжок.

Тестові завдання

1. Лист, що укладається з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань, називається:

а) супровідним;

б) гарантійним;

в) рекламаційним;

г) інформаційним.

2. Діловий папір, який містить згоду платника на оплату грошових і товарних документів, називається:

а) актом;

б) акцептом;

в) заявкою.

3. Яка з перерахованих нижче характеристик не є істинною щодо акцепту платіжних вимог:

а) повний або частковий;

б) об’єктивний або необ’єктивний;

в) позитивний або негативний;

г) попередній або наступний?

4. Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє:

а) листом або факсом;

б) листом або телеграмою;

в) телеграмою або телефонограмою.

5. Документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними рахунками, називається:

а) платіжним дорученням;

б) заявкою;

в) заявою-зобов’язанням.

6. Документ, що видається установам на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів, називається:

а) платіжним дорученням;

б) накладною;

в) квитанцією.

7. Підприємство має право відкрити в установах Національного банку або в акціонерних комерційних банках:

а) один розрахунковий рахунок;

б) багато розрахункових рахунків.

8. Документ, що використовується для організації операцій купівлі-продажу, називається:

а) акцептом;

б) заявою;

в) заявкою.

9. Для оформлення відкриття розрахункових, поточних і бюджетних рахунків підприємством надаються:

а) заява про відкриття рахунка, копія документа про створення підприємства і затвердженого статуту, картка зі зразками підписів та відбитком печатки;

б) реєстраційна картка, копія довідки про присвоєння ідентифікаційного номера фізичної особи, квитанція, дві фотокартки.

10. Обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видавання матеріальних цінностей, називається:

а) накладною;

б) квитанцією;

в) платіжним дорученням.

Тема 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація прийому закордонних делегацій

МЕТА: розкрити особливості ділового спілкування під час прийому закордонних делегацій; з’ясувати, як будується програма перебування іноземної делегації; розглянути види неофіційних прийомів, основні протокольні вимоги до зустрічі закордонної делегації; ознайомитися з порядком проведення переговорів.

План

1. Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації.

2. Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок.

3. Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості.

4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі.

Література

1. Афанасьєв І. Діловий етикет. – К., 1998.

2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч.посібник. – Вінниця, 2002.

3. Вуд Д., Сере Ж. Дипломатическая церемония и протокол: Пер. с англ. – 2-е изд. – М., 2003.

4. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. – М.: Имидж,1991.

5. Никифоров Д., Борунков А. Дипломатический протокол в СССР: Принципы. Нормы. Практика. – М.: Междунар.отношения, 1988.

6. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів./С.П.Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. — 2-е вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ "Рідна мова", 1999.

1. Програма перебування іноземної делегації (загальна, детальна). Неофіційні зустрічі, призначення, способи організації

Багатовіковий досвід розвитку міжнародних відносин дозволив виробити найважливіші правила спілкування між представниками різних країн. Ці правила охоплені в діловому протоколі та етикеті, в основі яких лежать принципи дипломатичного протоколу та етикету.

Дипломатичний протокол – це сукупність загальновизнаних правил, традицій та умовностей, яких дотримуються уряд, відомства закордонних справ, дипломатичні представництва, дипломатичні працівники та інші офіційні особи в міжнародному спілкуванні. Саме дипломатичний протокол передбачає способи демонстрації поваги однією державою іншій у ході ділового спілкування.

Організація прийому закордонної делегації

Мета візиту може бути наступною: з'ясування можливостей встановлення контактів; проведення переговорів; підписання документів; організація семінару, ярмарку, виставки і т. ін.

До приїзду гостей готують дві програми перебування іноземної делегації в країні (якщо глава делегації перебуває із дружиною, то має бути передбачена спеціальна програма чи окремі заходи у спільній програмі для дружини глави та дружин осіб, що його супроводжують):

1. Загальна програма, призначена для гостей.

2. Детальна програма, що охоплює деталі, необхідні для сторони, що приймає, а також для зацікавлених осіб та організацій.

Загальна програма включає такі питання:

• зустріч делегації;

• ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди);

• прийоми (сніданки, обіди тощо);

• культурна програма;

• поїздки по країні;

• проводи делегації.

Детальна програма передбачає опрацювання таких питань:

• персональний склад тих, хто зустрічає;

• участь (у разі необхідності) представників преси, радіо, телебачення;

• вручення квітів;

• вітальні промови;

• забезпечення транспортом;

• розміщення в готелі і т. ін.

Кожен пункт детальної програми вимагає того, щоб були визначені відповідальні виконавці.

Під час перебування делегації з офіційним візитом організовують також неофіційні зустрічі.

Такі прийоми стали надзвичайно популярними і вимагають розрізнення їх призначення та способів організації. Отже:

Бокал шампанського – прийом, який влаштовують із 12 до 13 години та проводять стоячи. Подаються шампанське, соки, легкі закуски. Форма одягу – повсякденна.

Сніданок проходить між 12 та 15 годинами. Триває близько півтори години. Спочатку подають аперитив, потім за столом гостей частують закусками. Десерт і кава подаються у вітальні. Форма одягу – повсякденна.

Коктейль починається з 17 – 18 години, триває, як правило, дві години, при цьому запрошені не сідають. У запрошенні обов'язково зазначають, коли починається і закінчується прийом. Протягом цього часу гості можуть піти та прийти, господарі зустрічають і проводжають їх біля входу. На столі немає ні тарілок, ні виделок — канапе та шматочки фруктів беруть маленькими паличками. Коктейлі в бокалах подають офіціанти.

А ля фуршет влаштовують у той самий час, що й коктейль, але він відрізняється різноманітністю закусок. Прийшовши на такий прийом, гість обов'язково вітає господаря, а йде по-англійськи. Після холодних закусок подають запечену страву, потім десерт (сир, фрукти, морозиво) і, нарешті, каву. Форма одягу — повсякденна.

Обід починається зазвичай із 19 до 21 години й триває за столом. Страви подаються «за повною програмою»: холодні закуски, перше, друге, десерт, чай або кава. Обід вимагає святкового одягу (у запрошенні це обумовлюють).

Обід-буфет (або «шведський стіл») починається у той самий час. Стіл сервірується у вигляді буфетної стійки. Гості, узявши в ліву руку серветку, ставлять на неї тарілку з ножем і виделкою, накладають страви; у праву руку беруть бокал та відходять до маленьких столиків, диванів, крісел. Форма одягу — святкова.

Вечеря починається з 21 години. Частують так само, як і під час обіду, за винятком перших страв. Форма одягу обумовлюється в запрошенні. Примітка «undressed» в запрошенні вказує на повсякденний одяг. «Black tie» вимагає від чоловіків смокінга, «white tie» або «evening dress» — фрака. Жінці в обох випадках слід надіти вечірній одяг.

Ще кілька деталей. До 18 години жінки не повинні надівати прикраси (крім обручки, годинника). До вечірньої сукні одягають шовкові або мережані рукавички (чим коротший рукав сукні, тим довші рукавички). На прийомах, що починаються до 20 години, рукавички знімають.

До фрака надівають білу краватку-«метелик», накрохмалену манішку, застібнутий на усі ґудзики білий пікейний жилет, чорні лакові черевики. У нагрудній кишені — біла хустка, у руках — білі рукавички. Годинник дозволяється лише кишеньковий. Смокінг вимагає накрохмаленої манішки, чорної краватки-«метелика», чорного жилета та лакованих черевиків.

Якщо така зустріч організовується у ресторані, то стіл повинен бути розташований подалі від оркестру, вхідних дверей, службового приміщення. Не слід влаштовувати такі зустрічі в ресторані, де звичайно харчуються гості.

Для відповідної зустрічі делегації гостей слід запланувати в програмі один вільний вечір.

У програмі кожного дня бажано залишати вільний час для другого сніданку та особистих справ.

Делегації, що перебувають із короткочасним (2—3-денним) візитом, краще приймати протягом робочого тижня, не забираючи суботу й неділю. Інакше слід передбачати програму й на вихідні дні.

2. Зустріч закордонної делегації, протокольні вимоги. Привітання й представлення. Урочистий прийом керівником фірми, вимоги етикету до чоловіків, жінок

Основними протокольними правилами є такі.

По-перше, ранг і посада глави делегації, що зустрічає, повинні відповідати рангові й посаді керівника делегації, що приїжджає.

По-друге, якщо гість приїжджає разом із дружиною, то його зустрічає глава нашої делегації також із дружиною. Глава делегації, що приймає, звичайно прибуває у супроводі 2—3-х осіб.

Привітання і представлення. Першим представляється глава делегації, що приймає (якщо разом із ним є дружина, то глава представляє і дружину). Далі представляється гість (він представляє свою дружину).

Потім глава делегації, що приймає, представляє своїх співробітників – членів делегації – відповідно до рангів. Жінок представляють у першу чергу, а якщо їх кілька — за рангами, а далі представляють чоловіків також за рангами.

Під час зустрічі делегації керівник сторони, що приймає, вручає жінкам, що є у складі делегації, квіти.

Один із важливих елементів виникнення взаєморозуміння між членами делегації, дружньої атмосфери в процесі роботи є урочистий прийом керівником фірми.

Міжнародний етикет привітань ґрунтується на таких правилах:

• чоловік вітає жінку першим, хоча в Англії цей привілей належить жінкам (жінка першою вітає чоловіка, якщо вона його обганяє, проходить повз групу людей чи коли приєднується до цієї групи);

• молодший за віком першим вітає старшого. Молодша за віком жінка — старшу, а також чоловіка, що набагато старший за неї;

• молодший за посадою співробітник — старшого. Член делегації – керівника делегації своєї і закордонної.

Церемонія представлення також має свої правила. Представляють раніше невідомого або новоприбулого тим, хто зібрався, чоловіка — жінці, нижчого за рангом — вищому за службовим становищем і т. ін.

Під час представлення людей старшого віку звичайно називають їх титули та звання. Це правило діє й на офіційних заходах при представленні присутніх.

Під час представлення не дякують, а лише вітають один одного рукостисканням. Чоловікам це рекомендується робити завжди, а жінкам — за обопільною згодою.

Коли чоловіка представляють жінці, то руку першою подає жінка. Такий самий пріоритет мають і люди похилого віку. Старша за віком жінка подає руку молодшій, керівник — підлеглому і т. ін.

Якщо зустрічаються подружні пари, то спочатку вітаються одна з одною жінки, а потім чоловіки вітають жінок, і лише після цього чоловіки вітають один одного. Жінка представляється подружжю першою.

Якщо привітання супроводжується рукостисканням, то чоловік, вітаючись, у всіх випадках повинен зняти рукавичку з правої руки, а жінка це робить, тільки якщо на руці плетена рукавиця або товста хутряна рукавичка. Якщо при зустрічі одна із двох жінок оголила руку для рукостискання, то інша повинна наслідувати її приклад.

Звичай цілувати руку жінці нині практично не вживається. Зберігся він у поляків як знак особливої поваги та урочистості зустрічі. В Австрії жінці цілують руку в особливо урочистих випадках.

У нашій країні, як і в більшості країн світу, цілують руку лише заміжнім жінкам (це доречно робити у закритих приміщеннях): злегка нахиляються вперед, підносять руку до своїх губ і відзначають на її тильному боці швидкий поцілунок, часом не торкаючись до неї губами. У момент поцілунку ви повинні дивитися на жінку.

Звертання. Згідно з дипломатичним протоколом ім'я та прізвище високих осіб при цьому не згадуються: Ваша Величносте (Your Majesty), Ваша Королівська Високосте або Ваша Високосте (Your Highness).

До Надзвичайного і Повноважного посла звертаються Ваша ясновельможносте (Your Excellency), до католицького кардинала чи папського нунція — Ваша святосте (Your Holiness). До президента та його дружини звертаються: Пане Президенте і Пані + прізвище.

У західноєвропейських країнах, звертаючись один до одного, прийнято приєднувати до імені звання чи посаду: професоре Моріарті, докторе Ватсон тощо. Причому, звання «доктор» чи «професор» можуть означати лише належність цієї особи до творчої професії. В Австрії стосовно докторів наук, медиків, письменників, музикантів вживається звертання «пане докторе». У США та Англії будь-якого викладача можуть назвати професором. У більшості країн можна звертатися до людей без згадування їх прізвища: пане мер, пане докторе. Винятком є Німеччина, де навіть у такому випадку все-таки приєднується прізвище: гер доктор Шульц. Жінок можуть називати за званням чоловіка. В Австрії вираз фрау професор може означати, що чоловік цієї жінки — викладач університету.

3. Розміщення в автомобілях та проїзд делегацій. Візит увічливості

Місця в автомобілях поділяються на почесні та менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа за рухом автомобіля.

Машина подається правими дверцятами до тротуару. Першим сідає і виходить пасажир, що займає найпочесніше місце.

В автомобілях, що прямують на будь-які церемонії, як правило, займається лише заднє сидіння.

Якщо умови не дозволяють подавати автомашину правим боком до тротуару, пасажир, що займає найпочесніше місце, сідає через ліві дверцята, інші — так само. Після прибуття автомобіль паркується так, щоб вихід був справа.

Якщо використовується таксі, то почесному гостю переднє місце поруч з водієм не пропонують. Якщо ж це особистий автомобіль і водій — член делегації, що зустрічає, то найпочеснішим місцем для гостя є місце поруч з ним.

Перед тим, як гості сідають у автомобіль чи виходять із нього, треба відкрити їм дверцята, а потім закрити їх за ними. Це доручення виконують водій або перекладач чи супровідник.

Гості прямують до готелю. Організатори зустрічі перед тим, як замовляти місця в готелі, повинні знати, скільки чоловіків, жінок, подружніх пар серед гостей. Після розселення членів делегації увічливі господарі повинні переконатися, що розселення гостей відбулось належним чином.

Належить попрощатися з гостями у вестибюлі готелю, домовившись із ними про візит увічливості (протокольний візит).

Візит увічливості. Відповідно до загальновизнаної практики, перш ніж почати ділову частину свого візиту, почесний гість (глава прибулої делегації) наносить візити ввічливості стороні, що приймає. Цей візит є відповіддю на зустріч гостя під час його приїзду. Саме у цей час уточнюється програма перебування.

Остаточне право вибору часу та місця зустрічі залишається за гостями. Звичайно такі зустрічі проводяться у приміщенні організації, що приймає.

У призначений час гостя у вестибюлі зустрічає секретар (або по­мічник), який супроводить його до керівництва організації. Керівник організації, що приймає, може зустрічати гостей лише у виняткових випадках.

У кабінеті відводять спеціальне місце для прийому гостей. Наявність дивану (почесне місце для гостя) і м'яких крісел (для того, хто приймає) навколо журнального столика дозволяє посадити гостя згідно з протокольними вимогами.

Гість повинен знаходитися по праву руку господаря. Гість сідає після того, як сів господар кабінету. Якщо гість прибув із дамою, то на почесному місці на дивані справа від господаря сидітиме дама, а на другому почесному місці зліва головний гість. Перекладач займає будь-яке місце. Не слід садовити гостей за письмовий стіл, біля вікна, що виходить на сонячний бік вулиці.

Протокольний візит триває 20—30 хвилин. Через 5—7 хвилин можна подати чай, каву, фрукти, печиво, цукерки тощо. Спиртні напої не подаються.

Ініціатива ведення бесіди належить господареві. Ініціатива відходу – за гостями. Знаком закінчення аудієнції може бути й тривала пауза в бесіді.

Після закінчення бесіди хазяїн проводжає гостей до коридора, ліфта чи сходів. Наступна зустріч відбудеться за столом переговорів.

4. Проведення переговорів, їх методи. Підготовка до бесіди під час ділової зустрічі

Основними стадіями переговорів є:

1. Підготовка до переговорів (організаційна та змістовна).

2. Хід переговорів.

3. Аналіз результатів переговорів та виконання досягнутих домовленостей.

На першій стадії формують склад делегації, визначають місце і час проведення переговорів, готують приміщення тощо.

Формування делегації передбачає визначення її кількісного та персонального складу, призначення керівника делегації. Керівництво організації складає список співробітників установи, що допускаються до участі в переговорах. Із цих осіб формується делегація. При двосторонніх переговорах ураховують приблизно однакову кількість делегатів.

Кількісний і якісний склад делегації зумовлюється кількістю питань, що підлягають обговоренню, необхідністю залучення експертів, паралельним обговоренням деяких питань, рівнем представництва. При формуванні делегації визначаються основні функції кожного учасника переговорів.

Мову переговорів вибирають за домовленістю сторін.

Визначення місця й часу проведення переговорів. Місце й час проведення переговорів визначається за взаємною домовленістю. Ініціатор зустрічі не нав'язує своїх пропозицій.

У разі зміни часу переговорів про його перенесення треба довести до відома всіх учасників.

Місцем зустрічі може бути службове приміщення одного із учасників або нейтральна територія.

Предмет зустрічі обумовлюється заздалегідь.

Підготовка приміщення. На столах не повинно бути зайвих документів, а лише блокноти, олівці, сірники, сигарети, мають стояти попільнички (якщо вважається, що в цьому приміщенні дозволено курити), пляшки з мінеральною водою і фужери (перевернуті — ознака їх невикористання). Окрім того, на столах можуть стояти квіти у низьких вазах. Залежно від форми столу вони розташовуються або в центрі столу, або по його краях.

Той, хто зустрічає делегацію у вестибюлі, не повинен бути членом делегації, що приймає гостей. Це може бути працівник протокольного відділу, секретар закладу і т. ін. Він проводжає делегацію до приміщення, де відбудуться переговори.

Якщо переговори тривають довго, то в перерві можна подати чай, каву, бутерброди, фрукти тощо. Бажано пригощання організовувати в окремому приміщенні. У разі його відсутності — там, де ведуться переговори. Частування ставиться персонально лише перед главами делегацій. Інші члени делегації обслуговуються самі.

Розсаджування за столом переговорів. Розмістити членів делегації за столом треба згідно з правилами, з урахуванням рангів і службового становища.

При проведенні багатосторонніх зустрічей краще використовувати круглий стіл або стіл у вигляді бублика. Головують по черзі за алфавітом або на першому засіданні головує господар, а далі — за алфавітом.

Одним із інформаційних джерел переговорів є запис бесіди.

Для розв'язання ділових питань у ряді випадків офіційні особи відомств, організацій, фірм тощо можуть досягти домовленостей під час телефонної розмови. Потім з ділових питань складають запис бесіди, а співрозмовнику надсилають лист, у якому підтверджують досягнуту домовленість.

В організаціях, що мають справу з іноземними партнерами, як правило, ведуть журнали обліку телефонних розмов із представниками інофірм, представництвами. У них фіксується: із чиєї ініціативи відбулась телефонна розмова, її тривалість, зміст розмови.

Змістовна підготовка переговорів охоплює розв'язання таких питань:

• аналіз проблеми та оцінка ситуації;

• формування загального підходу, основних цілей та завдань;

• визначення переговорної позиції, можливість варіантів вирішення проблеми й узгодження інтересів;

• формування пропозицій та їх аргументація.

Одним із методів змістовної підготовки переговорів є нарада, спрямована на визначення завдань і мети майбутніх переговорів. Мета наради може бути змістовна та операційна.

Операційні цілі охоплюють:

• інформацію про майбутні переговори та її обговорення;

• аналіз проблем, які виносяться на переговори;

• формування позиції та загального підходу до майбутніх переговорів;

• складання прогнозу-сценарію майбутніх переговорів.

Використовуються ділові й імітаційні ігри, що дозволяють відтворити ситуації, котрі виникають на переговорах.

У процесі опрацювання варіантів взаємоприйнятних рішень використовують метод складання балансових листів. Для цього у дві колонки виписують відомості про позитивні й негативні наслідки прийняття тих чи інших рішень. Балансові листи дозволяють отримати комплексну оцінку.

На другій стадії ведення переговорів можуть виявитися три типи поведінки учасників переговорного процесу.

Перший підхід відповідає ідеї протистояння сторін. Стіл переговорів – поле битви, де утверджуються позиції під девізом «хто-кого» або «перетягування канату». Внаслідок такого підходу подальше співробітництво може опинитися під загрозою.

Другий підхід полягає в тому, що сторони займають дружні позиції. Слабша сторона очікує «дружнього» до себе ставлення і поводиться запопадливо. Такий підхід трапляється нечасто.

Третій підхід ґрунтується на розумінні сторонами необхідності пошуку взаємоприйнятного рішення. Учасники переговорів спільно аналізують ситуацію та зайняті пошуком таких рішень, які максимально відповідали б інтересам обох сторін. Такий підхід є партнерським. Довірливість має поєднуватися з необхідністю зберігання комерційної таємниці. Варто пам'ятати, що власні інтереси реалі­зуються повніше, якщо партнер задовольняє свої інтереси.

Підготовка до бесіди. Бесіда під час ділової зустрічі передбачає лише обмін поглядами, думками. Наприклад, у ході бесіди сторони можуть домовитися про співробітництво й намітити наступні кроки.

Бесіду можна планувати заздалегідь.

Основна мета бесіди полягає в обміні інформацією, що полегшує процес підготовки. Тема майбутніх бесід попередньо узгоджується. У процесі підготовки треба:

• визначити коло питань, які ви бажаєте обговорити;

• підготувати документи, які ви збираєтеся подати партнерові в ході бесід (наприклад, матеріали про роботу вашого підприємства), аргументи на користь співробітництва з вашою організацією. Частина інформації може бути повідомлена усно, інша – письмово (пам'ятні записки, рекламні проспекти тощо);

• сформулювати питання, які треба поставити партнеру.

Готуючись до бесіди, треба виділити час для підготовки питань партнерові та його повідомлень.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Назвіть можливу мету візиту закордонної делегації.

2. Які питання включає в себе загальна програма перебування іноземної делегації в країні?

3. Що передбачає детальна програма, призначена для гостей?

4. Коротко охарактеризуйте види неофіційних зустрічей делегацій.

5. Схарактеризуйте церемонію представлення.

6. Як звертаються:

а) до Надзвичайного і Повноважного посла;

б) до католицького кардинала чи папського нунція;

в) до президента та його дружини?

7. Яким є перше почесне місце при розміщенні в автомобілях та проїзді делегації?

8. Назвіть основні стадії переговорів.

9. Як треба розсаджувати членів делегації за столом переговорів?

10. Розкрийте особливості ведення телефонної розмови офіційних осіб з іноземними представниками.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Укажіть можливі варіанти мети офіційного візиту іноземної делегації:

а) з'ясування можливостей встановлення контактів;

б) проведення переговорів;

в) підписання документів;

г) ознайомлення виключно з історичними місцями країни.

2. Під час перебування іноземної делегації з офіційним візитом господарі організовують:

а) концерти;

б) неофіційні зустрічі;

в) танцювальні вечори.

3. Сніданок – це прийом, який влаштовують:

a) з 12-ї до 13-ї години;

б) з 12-ї до 15-ї години;

в) з 17-ї до 18-ї години;

г) з 19-ї до 21-ї години.

4. Коктейль – це прийом, який влаштовують:

a) з 12-ї до 13-ї години;

б) з 12-ї до 15-ї години;

в) з 17-ї до 18-ї години;

г) з 19-ї до 21-ї години.

5. Обід – це прийом, який влаштовують:

a) з 12-ї до 13-ї години;

б) з 12-ї до 15-ї години;

в) з 17-ї до 18-ї години;

г) з 19-ї до 21-ї години.

6. Бокал шампанського – це прийом, який влаштовують:

a) з 12-ї до 13-ї години;

б) з 12-ї до 15-ї години;

в) з 17-ї до 18-ї години;

г) з 19-ї до 21-ї години.

7. Основними протокольними правилами зустрічі закордонної делегації є такі:

a) ранг і посада глави делегації, що зустрічає, повинні відповідати рангові й посаді керівника делегації, що приїжджає;

б) ранг і посада глави делегації, що зустрічає, можуть не відповідати рангові й посаді керівника делегації, що приїжджає;

г) якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава нашої делегації також із дружиною;

д) якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава нашої делегації у супроводі посадових осіб.

8. Під час зустрічі іноземної делегації першими представляються:

a) глава делегації гостей;

б) глава делегації, що приймає гостей;

в) члени делегації, котра приймає гостей, відповідно до рангів.

9. Які з перелічених тверджень відповідають правилам міжнародного етикету привітань:

a) чоловік вітає жінку першим;

б) молодший за віком першим вітає старшого;

в) старший за віком першим вітає молодшого;

г) старший за посадою співробітник першим вітає молодшого?

10. До Надзвичайного і Повноважного посла держави звертаються:

a) Ваша святосте;

б) Ваша ясновельможносте;

в) Ваша Високосте.

Тема 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги до тексту та мови

МЕТА: розглянути особливості структури дипломатичних документів; ознайомитися з основними видами дипломатичного листування; охарактеризувати інші форми дипломатичної діяльності.

ПЛАН

1. Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів.

2. Дипломатичне листування:

а) вербальна нота;

б) особиста нота;

в) меморандум;

г) особисте послання.

3. Інші форми дипломатичної діяльності:

а) заява;

б) виступ;

в) комюніке;

г) спільна заява;

д) декларація.

Література

1. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч.посібник. – Вінниця, 2002.

2. Вуд Д., Сере Ж. Дипломатическая церемония и протокол: Пер. с англ. – 2-е изд. – М., 2003.

3. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практическое пособие. – М.: Имидж,1991.

4. Никифоров Д., Борунков А. Дипломатический протокол в СССР: Принципы. Нормы. Практика. – М.: Междунар.отношения, 1988.

5. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів./С.П.Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. — 2-е вид., доп. і випр. – К.: Довіра: УНВЦ "Рідна мова", 1999.

1. Дипломатичні документи. Структура текстів: протокольна формула, смислове ядро, аргументаційна частина, викладення фактів

Дипломатичні документи — одна із форм дипломатичної діяльності держави, спрямована на здійснення цілей і завдань зовнішньої політики.

Дипломатична документація держав досить різноманітна. Значну її частину становлять документи, що мають виключно внутрішньовідомчий характер. Інша категорія дипломатичних документів — це ті документи, за допомогою яких здійснюються письмові офіційні зносини між державами і які висловлюють позицію держави з того чи іншого питання міжнародного життя. Частина таких документів через певні конкретні обставини носить конфіденційний характер (у практиці зустрічаються навіть «усні послання» та «усні заяви», текст яких зачитується, але не передається адресатові офіційно).

Більшість дипломатичних документів не публікується внаслідок малого значення питань, що в них розглядаються (наприклад, ноти з проханням про видачу віз).

Але значна частка дипломатичних документів, особливо якщо вони стосуються важливих питань міжнародного життя, оприлюднюється.

Дипломатичні документи є свого роду продукцією, що випускається у світ органами зовнішніх зносин.

Одна із найважливіших особливостей дипломатичних документів полягає в тому, що вони призначені для сприймання не лише вітчизняним читачем, а й зарубіжним, який може дотримуватися інших поглядів на міжнародні справи, звик до інших понять, іншої політичної мови й термінології.

Якщо не враховувати цього під час формулювання кожного виразу, логічної побудови доказів, документ буде малоефективний.

Зрозуміло, що кожний дипломатичний документ, адресований уряду іншої країни, має певну практичну мету: вплинути на уряд-отримувач таким чином, щоб він або пішов назустріч пропозиції, яка перед ним висувається, або з'ясував свою позицію, або утримався від певних дій тощо. Разом із тим дипломатичні документи (особливо ті, що оприлюднюються) відображають погляди на міжнародні відносини між державами, є виразниками світогляду країни-відправника.

Дипломатичний документ — органічне ціле, що має дві адреси — уряд і народи. Якщо перший прямо називається в документі, то другий розуміється.

Більшість текстів документів має таку структуру:

а) протокольна формула;

б) смислове ядро;

в) аргументаційна частина;

г) викладення факту (фактів).

Протокольними формулами є звертання до особи, якій адресований документ; висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа.

Застосовуються протокольні формули в особистих посланнях глав урядів і держав, в особистих нотах, у вербальних нотах, а також у пам'ятних записках, переданих із кур'єром. Інші види дипломатичних документів протокольних формул не містять.

Хоча протокольні формули не мають, як правило, конкретного політичного змісту, вони є невід'ємною частиною дипломатичного документа і начебто задають йому певну тональність.

Смислове ядро містить суть документа і є концентрованим вираженням позиції держави з того чи іншого питання.

Смислове ядро — основна частина дипломатичного документа. За обсягом ця частина може бути дуже малою порівняно з іншими складовими дипломатичного документа.

Щодо змісту виділяють такі типи дипломатичних документів:

а) такі, що містять пропозиції;

б) такі, що заявляють протест;

в) такі, що попереджають про можливі відповідні кроки;

г) такі, що фіксують політичну чи міжнародно-правову позицію до тієї чи іншої акції іншої держави чи держав або до міжнародної події;

ґ) такі, що інформують про заходи, які намічаються чи проводяться і мають міжнародне значення;

д) такі, що оформляють домовленість чи досягнутий ступінь згоди.

Такий поділ умовний, оскільки дипломатичний документ може об'єднувати певні смислові категорії, наведені вище.

Аргументаційна частина визначає обсяг дипломатичного документа. Вона починається найчастіше з викладу причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом, звернутися до цього адресата чи адресатів.

Максимальна кількість аргументів для обґрунтування позиції, пропозиції створює сприятливі умови для правильного розуміння дипломатичного документа читачем. Такі аргументи повинні підтримувати смислове ядро документа.

Певні аргументи виконують попереджувальну функцію: не лише служать захистові власної позиції, а й для того, щоб заздалегідь парирувати можливі контраргументи.

Частина, де викладені факти, повинна містити точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.

Фактичний матеріал може бути розосередженим по всьому документу, зливатися з аргументаційною частиною. Тому не всі дипломатичні документи мають викладені факти як самостійний блок.

Точність, конкретність, достовірність — визначальні характеристики частини, що містить викладені факти.

2. Дипломатичне листування

Дипломатичні документи — це офіційні документи, «державні папери». Для мови дипломатичних документів особливо важливим є (і саме в цьому її специфіка) не стилістична довершеність, не музикальність вислову, а абсолютна відповідність змісту, що вкладається в нього, точне висловлення позиції, смислу політики держави з цього питання.

Дипломатичний документ набуває більшої рельєфності, коли в ньому є фрази чи абзаци, побудовані на прийомі протиставлення, чіткого контрасту.

Дипломатичний документ досить наближений до політичної публіцистики, що виявляється через широке використання образів, порівнянь, асоціацій, котрі надають текстові яскравості, впливовості. Нерідко використовуються поняття, ідіоматичні вирази, що поширені в країні, куди адресується документ. Посилання на аргументи, поняття, вислови, відомі населенню цієї країни, прискорюють процес усвідомлення дипломатичного документа, напр.: «політика упущених можливостей», «політика з позиції сили», «балансування на грані війни» тощо.

Дипломатичний документ стає більш доступним, якщо він написаний живою мовою. А виклад матеріалу не в розповідній формі, а в логічних та діалектичних взаємозв'язках посилює інтерес до дипломатичного документа.

При викладі слід варіювати формулюваннями, виразами, словами, передаючи смисл то максимально предметно, то виразно, яскраво, образно, свіжо. Але треба бути обережними із вживанням епітетів, особливо з негативною оцінкою.

У мові дипломатичних документів поширені безособові речення.

Не варто необачно вживати підмет із політичною характеристикою типу «мілітарист», «реваншист» тощо. Таке вживання потребує додаткових обґрунтувань.

Поширений у дипломатичних документах присудок «є». Не виключене вживання емоційних дієслів.

Вимагає такту застосування граматичної категорії обов'язковості (такий-то уряд повинен, такий-то народ повинен і т. ін.)

Ультимативність припустима лише за надзвичайних обставин, інакше – це шкідлива річ.

Окрім того, дипломатичні документи треба писати просто, зрозуміло, доступно.

Повноцінний дипломатичний документ будується так, щоб у ньому відчувалась довіра до читача, до його здатності зробити правильні висновки.

Види дипломатичного листування

ВЕРБАЛЬНА НОТА — найпоширеніший нині документ. Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні ноти використовуються для розгляду й вирішення широкого кола питань. У них викладаються політичні, економічні, науково-технічні та ін. проблеми як двостороннього, так і багатостороннього плану. Нотами подають запити на візи, доводиться до посольства інформація представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу по країні, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства та в наукові заклади тощо).

Вербальна нота складається від третьої особи, її текст не підписується.

Обов'язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота починається з висловлення поваги. Для того, щоб краще уявити вживання протокольних формул у вербальній ноті, треба розрізняти ноти, що посилаються на рівні уряду, ноти міністерства закордонних справ і ноти посольства.

У вербальній ноті уряду висловлення поваги урядові-адресату, як правило, відсутнє.

Протокольна формула ноти уряду найчастіше починається так: «Уряд України вважає за необхідне заявити урядові (повна назва країни) наступне».

Іноді ця початкова протокольна формула може містити вказівку про те, що є предметом розгляду в цій ноті.

Якщо нота є відповіддю на ноту іншого уряду, то початкова формула найчастіше обмежується підтвердженням факту отримання ноти, на яку дається відповідь.

Сказане вище про відсутність у ноті уряду висловлення поваги не виключає того, що така формула може бути в неї введена, якщо цього вимагає зміст ноти. Однак, як правило, слова «засвідчує свою повагу» в нотах уряду відсутні. Відсутній у ноті уряду й заключний комплімент.

Ноти Міністерства закордонних справ України та українських посольств за кордоном містять ширші протокольні формули.

Найчастіше зустрічаються такі протокольні формули на початку ноти Міністерства закордонних справ: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та має честь заявити наступне...»; «Міністерство закордонних справ України за дорученням Уряду України заявляє наступне...».

Остання формула може використовуватись у нотах, що містять протест проти неправомірних дій, наприклад, у зв’язку із порушенням повітряного простору або іншими інцидентами провокаційного характеру. У нотах із візових питань склались такі протокольні формули: «Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (назва країни) і має честь просити не відмовити в люб'язності видати в'їзні — виїзні візи (далі перелік осіб, на яких запитуються візи)».

Заключний комплімент у нотах із візових питань набуває такої форми: «Міністерство заздалегідь висловлює подяку Посольству за задоволення цього прохання».

Ноти посольства в більшості випадків закінчуються заключним компліментом на зразок: «Посольство України користується цією нагодою, щоб знову засвідчити свою повагу Міністерству закордонних справ...».

Оформлення. Вербальна нота друкується на бланку. На ноті ставиться печатка Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербом ставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти.

Зразок:

Міністерство закордонних справ України

№3/1 Пр

Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству Республіки Польщі й у відповідь на його ноту № 0107 від 2 березня 1996 року має честь повідомити, що українські компетентні органи не мають заперечень проти призначення генерал-майора авіації... військовим та військово-повітряним аташе при Посольстві Республіки Польщі в Україні.

Міністерство користується нагодою, аби ще раз засвідчити Посольству свою високу повагу.

Київ, 2 березня 1996 року

Посольству

Республіки Польщі

м. Київ

ОСОБИСТА НОТА направляється з питань важливого та принципового значення або містить інформацію про будь-яку значну подію.

Особиста нота має форму листа, складеного від першої особи, та адресується певній особі (державному діячеві чи офіційній особі іншої держави), протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається із своїм партнером, із своїм співбесідником. Далі йде виклад суті питання. Після завершення ділової частини відправник знову вживає протокольну формулу (заключний комплімент) з тим, щоб попрощатися зі своїм партнером.

Отже, особиста нота починається із звертання. Вживання звертання залежить від того, кому адресується нота, та від місцевої практики. Якщо особиста нота направляється міністрові, то звертання пишеться так: «Пане (пані, добродію, добродійко) Міністре» або «Шановний п. Міністре».

Форма звертання залежить також від конкретного випадку та місцевої практики. Зокрема міністрові – пане Міністре, Ваша Високість; послові – пане Посол, Ваша Високість; посланникові – пане Посланнику або пане Міністре; тимчасовому повіреному у справах – пане Повірений у справах (прикметник «тимчасовий» у звертанні звичайно не пишеться). Якщо тимчасовий повірений у справах – радник у ранзі посланника, то до нього звертаються: «Пане Міністре».

Залежно від місцевої практики слово «пан» можна писати повністю чи скорочено «п.».

Особиста нота закінчується звичайно компліментом, найбільш поширеною формулою якого є «з повагою» або «із щирою повагою».

Зрозуміло, що і звертання, і заключний комплімент повинні відповідати змістові особистої ноти, її тону.

Оформлення. Особиста нота друкується на нотному бланку, тобто на спеціальному папері з витисненим державним Гербом України та витисненим написом під гербом: «Міністерство закордонних справ України» або «Посольство України в... (назва країни)» і т. ін.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища та повної офіційної посади особи, якій направляється особиста нота.

Таке особисте послання підписується відправником. Друкувати прізвище й посаду того, хто підписує документ, ставити печатку не обов'язково.

Зразок:

Міністерство закордонних справ України

Київ, 28 квітня 2006 р.

Шановний п....

Прошу Вас прийняти мою щиру подяку за Ваше дружнє привітання з нагоди 15-ї річниці незалежності України.

Повністю поділяю Вашу думку про те, що цей ювілей є незаперечним доказом правильності обраного українським народом шляху до самостійного утвердження у світі.

З глибокою повагою

(особистий підпис)

Панові...

Надзвичайному і Повноважному Послу

Китайської Народної Республіки.

ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА — документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці зустрічаються два види пам'ятних записок:

а) передані особисто;

б) надіслані із кур'єром.

Мета передавання пам'ятної записки — полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.

Пам'ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний номер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великими літерами друкується заголовок «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА». Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості із вживанням виразів: «повідомляється», «доводиться констатувати», «порушується прохання (клопотання)».

Пам'ятна записка, передана з кур’єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам'ятна записка друкується на нотному бланку, має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис «ПАМ'ЯТНА ЗАПИСКА».

МЕМОРАНДУМ може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.

В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.

Відмінна риса меморандуму — детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою.

Оформлення. Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається.

Меморандум, вручений особисто або переданий із кур'єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.

ОСОБИСТЕ ПОСЛАННЯ — це дипломатичний документ із найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставиться особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище й посаду того, хто підписує послання, не обов'язково.

На практиці нерідко буває, що спочатку передається копія особистого послання, а оригінал (із підписом) вручається пізніше. Це зумовлене тим, що, як правило, в посланнях розглядаються не лише значні, а й термінові міжнародні питання, на доставку ж оригінала адресатові потрібен певний час.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.

Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) – своєрідним прощанням зі своїм партнером.

3. Інші форми дипломатичної діяльності

Оскільки поняття «дипломатичне листування» охоплює лише ті дипломатичні документи, що надсилаються певному адресату (адресатам) і на які отримувачі повинні у свою чергу давати відповідь в аналогічному дипломатичному документі, то слід представити й інші форми спілкування між державами, здійснення їх дипломатичної діяльності. Такими формами є декларація, виступ, заява, тост, телеграма, комюніке, звернення та ін.

Серед них можна виділити односторонні дипломатичні документи.

ЗАЯВА (уряду, міністерства закордонних справ) на відміну від документів власне дипломатичного листування не є прямим зверненням до певної держави чи держав і тому не обов'язково вимагає офіційної відповіді. У той же час відсутність відповіді чи будь-якої форми реагування на заяву теж є політичним актом із певним значенням.

Заява уряду може бути не лише опублікована, а й офіційно направлена спеціальною (супровідною) нотою відповідним державам.

Існують також різні форми заяв для преси, наприклад, заява представника. Заяви для преси певним чином випереджають можливість офіційно займати позицію, яка в них викладається. Мета подібної заяви – орієнтувати суспільну думку і народ власної країни.

Важливим дипломатичним документом є ВИСТУП. У виступі уряд, окрім викладу своєї позиції з актуальних міжнародних питань, своїх конкретних пропозицій (якщо такі є в цієї держави), пояснює також основні принципи й головні напрями своєї зовнішньої політики.

КОМЮНІКЕ — це офіційне повідомлення про хід міжнародних переговорів, про міжнародну угоду, що відбулася. Комюніке може бути коротким, містити повідомлення про будь-який факт у загальних рисах. Деколи воно буває поширеним, включає детальний виклад ходу переговорів, декларацію прийнятих їх учасниками рішень, умови досягнутих угод і т. ін.

Комюніке – документ більш звичайний, трафаретний, його мета – повідомити пресі, громадськості про результати переговорів, їх атмосферу.

СПІЛЬНА ЗАЯВА – документ, що більше зобов'язує сторони. Цей документ інформує про те суттєве, що з’явилося у ході переговорів, чи то в галузі спільних міжнародних проблем, чи то в галузі двосторонніх відносин.

ДЕКЛАРАЦІЯ — одно-, дво- чи багатосторонній акт, у якому держави, міжурядові або міжнародні громадські організації визначають принципи в галузі політики, міжнародних зносин чи міжнародного права.

Декларація – документ дуже вагомий, такий, що зобов'язує. У деклараціях проголошуються погляди, що збігаються, спільні наміри.

Якщо мова комюніке ділова, суха, то для спільної заяви й особливо декларації властива піднесеність стилю, урочистість.

Складання дипломатичних документів на сучасному етапі є однією з важливих і такою, що набуває дедалі більшої ваги, галузей дипломатичної роботи.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

1. Розкрийте зміст поняття “дипломатичні документи”. Дайте коротку характеристику цих документів.

2. У чому полягає одна з найважливіших особливостей дипломатичної документації?

3. Яку практичну мету переслідує кожний дипломатичний документ, адресований уряду іншої країни?

4. Яку структуру має більшість текстів дипломатичних документів?

5. Коротко охарактеризуйте особливості тексту дипломатичних документів.

6. Які основні вимоги до лексики та синтаксису ділової документації?

7. Що таке дипломатичне листування?

8. Від імені кого здійснюється спілкування між державами в письмовій формі?

9. Які ви знаєте види дипломатичного листування?

10. Назвіть інші форми дипломатичної діяльності, крім дипломатичного листування.

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. Дипломатичні документи – це:

а) одна із форм дипломатичної діяльності, спрямована на здійснення цілей і завдань зовнішньої політики;

б) участь у міжнародних конгресах, конференціях чи нарадах;

в) повсякденне представництво держави за кордоном, здійснюване її посольствами та місіями, і ведення ними політичних та інших переговорів з дипломатичним відомством країни перебування;

г) висвітлення в пресі позицій уряду з тих чи інших зовнішньополітичних питань.

2. Дипломатичні документи випускаються у світ:

а) органами виконавчої влади;

б) органами самоврядування;

в) органами зовнішніх зносин;

г) засобами масової інформації.

3. До структурних частин текстів дипломатичних документів належать:

а) протокольна формула;

б) пролог;

в) смислове ядро;

г) аргументаційна частина;

ґ) викладення фактів.

4. Протокольна формула – це:

а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа;

б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;

в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом;

г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.

5. Смислове ядро – це:

а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа;

б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;

в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом;

г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.

6. Аргументаційна частина – це:

а) звертання до особи, якій адресований документ, висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа;

б) суть документа, відображення позиції держави з того чи іншого питання;

в) виклад причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом;

г) точні формулювання, їх відповідність, пропорційність переліченим фактам.

7. Протокольні формули застосовують у таких документах:

а) особистих посланнях глав урядів і держав;

б) особистих і вербальних нотах;

в) пам’ятних записках, переданих кур’єром;

г) посланнях.

8. Обсяг дипломатичного документа визначає:

а) протокольна формула;

б) смислове ядро;

в) аргументаційна частина;

г) викладення фактів.

9. Дипломатичне листування – це:

а) кореспонденція керівників держави;

б) сукупність різного роду офіційної кореспонденції та документації дипломатичного характеру, за допомогою якої здійснюються зносини між державами, одна з основних форм зовнішньополітичної та дипломатичної діяльності держави;

в) листування зовнішньополітичних відомств.

10. Видами дипломатичного листування є:

а) послання;

б) декларація;

в) довідка;

г) відозва;

ґ) телеграма.

ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………………………..3

ТЕМА 1. Діловодство в управлінській діяльності……………………....4

ТЕМА 2. Організаційні документи……………………………………….27

ТЕМА 3. Розпорядчі документи…………………………………………..36

ТЕМА 4. Довідково-інформаційні документи та вимоги

до їх документування……………………………………………50

ТЕМА 5. Документація з кадрово-контрактових питань……………..82

ТЕМА 6. Особисті офіційні документи…………………………………102

ТЕМА 7. Основні вимоги до оформлення спеціалізованої

документації. Приймання, попередній розгляд

і реєстрація службових документів…………………………..112

ТЕМА 8. Обліково-фінансові документи……………………………….126

ТЕМА 9. Ділове спілкування: протокол, етикет, організація

прийому закордонних делегацій……………………………...136

ТЕМА 10. Дипломатичні документи: загальні вимоги

до тексту та мови……………………………………………...147

160